Leiterin oder Leiter des Sekretariats – 80% bis 100%

Über den Job

Leiterin oder Leiter des Sekretariats – 80% bis 100%

• Vollzeit
• Vertragsart HUG: unbefristeter Vertrag
• Abteilung: Medizinische Abteilung

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Um mehr über unsere Einrichtung zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Highlights des Jahres 2025 hier anzusehen.

Die Stelle ist der Medizinischen Abteilung zugeordnet. Die Innere Medizin ist eine Fachrichtung, die sich, wie der Name schon sagt, auf den Körper und die Organe konzentriert. Diese Mutterdisziplin hat in den letzten drei Jahrzehnten zahlreiche eigenständige Fachgebiete hervorgebracht, die seit mehreren Jahren den gleichen Status wie die Innere Medizin selbst besitzen. Der Spezialist oder die Spezialistin, der oder die die neuesten Erkenntnisse seines oder ihres Fachgebiets bei Patientinnen und Patienten sowie in den universitären Zentren einbringt, ist in der Lage, anspruchsvolle Forschungsprogramme zu entwickeln, sei es klinisch oder im Labor, die diese Erkenntnisse durch translationale Medizin in die Praxis integrieren.

Stellenbeschreibung

Im Rahmen der Neuorganisation der Sekretariatsverwaltung der Medizinischen Abteilung (DMED) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Koordination und Steuerung der medizinischen Sekretariate. Hierarchisch der Koordinatorin oder dem Koordinator des Sekretariats des DMED unterstellt, sind Sie verantwortlich für die Organisation, Überwachung und den reibungslosen Ablauf der Sekretariate von zwei Diensten unter Einhaltung der abteilungs- und institutionellen Richtlinien.

Sie planen, koordinieren und leiten sämtliche Aktivitäten des medizinischen Sekretariats und der Patientenaufnahme. Sie implementieren Prozesse, die die Qualität der Dienstleistungen, die Harmonisierung der beruflichen Praktiken und die administrative Kohärenz innerhalb der Abteilung gewährleisten. Zudem setzen Sie Prozesse um, die die Planung und Überwachung der Untersuchungen der Endoskopie-Abteilungen sicherstellen und sorgen für deren reibungslosen Betrieb.

In enger Zusammenarbeit mit den ärztlichen Leitungen tragen Sie zu einer reibungslosen Kommunikation zwischen den medizinischen und administrativen Teams bei und informieren diese regelmässig über Verfahren und Entwicklungen, die die Sekretariate betreffen. Sie gewährleisten die ordnungsgemässe Verwaltung der medizinischen Patientenakten von deren Erstellung bis zur Aktualisierung und Ablage, inklusive externer Dokumentation. Sie überwachen die Kontrolle und Fertigstellung der klinischen Dokumentation sowie die Einhaltung der institutionellen Anforderungen und Fristen.

Sie führen, motivieren und begleiten die Ihnen unterstellten Mitarbeitenden. Sie sorgen für die Angemessenheit der Ressourcen in Bezug auf die Arbeitsbelastung, verwalten die Dienstpläne und Vertretungen. Sie leiten Teamsitzungen, führen Beurteilungsgespräche und fördern die Kompetenzentwicklung des Teams, während Sie bei Bedarf operative Unterstützung leisten.

Sie überwachen die Kodierung, Abrechnung und den Kontakt mit den Versicherungen in Koordination mit den verantwortlichen Ärzten. Als administrative Ansprechperson sind Sie die Kontaktstelle für den Kodierungsdienst bei allen Fragen zur klinischen Dokumentation. Sie beteiligen sich aktiv an Projekten der Abteilung oder Institution und tragen zur Schulung und Begleitung neuer Mitarbeitender sowie von Praktikanten und Auszubildenden bei. Zusätzlich übernehmen Sie die sekretariatsbezogenen Aufgaben Ihres Dienstes.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine kaufmännische Matura oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär ist von Vorteil.

Sie haben eine Managementausbildung (CAS oder gleichwertiger Titel) absolviert.

Sie können auf mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Sekretariatsfunktion, vorzugsweise im medizinischen Bereich, zurückgreifen.

Sie verfügen über 3 Jahre Erfahrung in der Teamleitung.

Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL Advanced Niveau für Word, Standard für Excel und Web). Kenntnisse in Software wie DPI, DPA, Opale, Winscribe und GRECO sind ein wichtiger Vorteil.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift ausgezeichnet. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Sie verfügen ebenfalls über sehr gute Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich).

Sie besitzen ausgezeichnete Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, in Notfallsituationen mit gutem Stressmanagement zu agieren.

Sie verfügen über eine gute Analysefähigkeit und Synthesefähigkeit. Sie sind eine durchsetzungsfähige, flexible und aufmerksame Persönlichkeit. Sie sind dynamisch und zeigen Anpassungsfähigkeit sowie Eigeninitiative, um den Sekretariaten des Dienstes Kohärenz zu verleihen.

Zusätzliche Informationen

• Eintritt: nach Vereinbarung
• Anzahl der Stellen: 2
• Beschäftigungsgrad: 80% bis 100%
• Funktionsklasse: 14 (13 ohne ECDL)
• Vertrag: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 30.06.2026
• Auskunft: Frau M. Matteo, Koordinatorin der Sekretariate D-MED, Tel. 079 553 58 60

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, die Arbeitslosigkeit zu bekämpfen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.