Management-Assistent/in des VP, Unternehmenskommunikation & Public Affairs [Teilzeit]

Über den Job

Management-Assistent/in des VP, Unternehmenskommunikation & Public Affairs [Teilzeit]

Zürich, CH, 8005

Über die Rolle

Wir suchen eine/n Teilzeit-Management-Assistent/in (60 %), die/der wertvolle Unterstützung für den VP der Unternehmenskommunikation & Public Affairs am Hauptsitz in Zürich bietet. Zusätzlich ist diese Rolle Teil des umfassenderen Zurich Assistant Network, dessen Ziel es ist, Best Practices auszutauschen, das Wissen zu Geschäftsthemen zu vertiefen, Fähigkeiten zu entwickeln und gegenseitige Unterstützung zu bieten, um unseren Führungskräften zu helfen, ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Hauptverantwortlichkeiten umfassen

• Proaktive Verwaltung der Agenda des VP, um Struktur und optimale Zeitausnutzung sicherzustellen, Koordination und Terminplanung über globale Zeitzonen hinweg, Vorbereitung von Agenden, Sicherstellung von Nachverfolgung bei Bedarf.
• Komplexe internationale Reiseorganisation (Buchung von Flügen, Hotels, Transport, Visaanträge etc.)
• Priorisierung widersprüchlicher Anforderungen, proaktive Problemlösung, Management konkurrierender Prioritäten und zuverlässige Nachverfolgung bis zur Lösung
• Unterstützung bei der Erstellung, Formatierung und Pflege von PowerPoint-, Word- und Excel-Dokumenten nach Bedarf
• Lieferantenmanagement (Lieferanteneinrichtung, Erstellung und Genehmigung von Bestellungen, Codierung und Freigabe von Rechnungen)
• Spesenmanagement (Einreichung von Spesenabrechnungen, Genehmigung von Ausgaben) und Urlaubsfreigaben für das Team
• Unterstützung beim Onboarding neuer Teammitglieder (Koordination des Onboarding-Programms, Unterstützung bei Materialien, Trainingsplan etc.)
• Aufbau effizienter und professioneller Arbeitsbeziehungen mit internen und externen Stakeholdern, fungiert als erste Anlaufstelle
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (Team-Events, Aktivitäten & Abendessen) und Geschenken (Geburtstag, Weihnachten, Jubiläen etc.)
• Unterstützung bei der jährlichen Hauptversammlung der Aktionäre

Über Sie

• Idealerweise 5+ Jahre Erfahrung als Management- oder Executive Assistant in einer ähnlichen Rolle in einem internationalen Umfeld
• Vertrautheit mit Themen der Unternehmenskommunikation, Erfahrung in diesen Abteilungen ist von Vorteil
• Angemessene berufliche oder universitäre Ausbildung (entweder in Wirtschaft/Ökonomie, als Management-/Executive Assistant oder verwandtem Bereich)
• Fließend in Englisch, Deutschkenntnisse sind ein großer Vorteil, weitere Sprachen von Vorteil
• Starke Computerkenntnisse mit Erfahrung in der vollständigen Microsoft Suite, Success Factors, SAP, Concur und ServiceNow bevorzugt
• Fähigkeit zur Organisation, Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Leidenschaftlich, schnell denkend, kreativ und effektive Problemlösungskompetenz
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zwischen Aufgaben zu wechseln, um Fristen einzuhalten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, serviceorientierte Einstellung, proaktiv mit einer "Can-do"-Mentalität
• Hoch organisiert mit einer selbständigen und effizienten Arbeitsweise
• Starkes Stakeholder-Management – Erfahrung im Umgang mit Personen aller Ebenen innerhalb der Organisation

Job Segment: Unternehmenskommunikation, Kommunikation, Manager, Marketing, Teilzeit, Management