Verwaltungsangestellte oder Verwaltungsangestellter - 80%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken.

Der Fachbereich Akutmedizin (D-MA) mit fast 1200 Mitarbeitenden umfasst die Abteilungen Anästhesiologie, klinische Pharmakologie und Toxikologie, die Erwachsenenintensivpflege sowie die Erwachsenen-Notaufnahme. Er erfüllt eine vierfache Mission durch seine Dienste, die ihre Expertise in häufigem Austausch mit den gesamten Universitätsspitälern Genf einbringen, dank einer interdisziplinären Plattform, mit dem Ziel, die bestmögliche Patientenversorgung sicherzustellen.

Der Notfalldienst ist ein bereichsübergreifender Dienst der HUG im Zentrum der technischen Plattform. Mit seinen verschiedenen Sektoren zielt seine Mission darauf ab, den Komfort und die Sicherheit der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten. Der Dienst stellt auch die Aus- und Weiterbildung von Pflegefachpersonen und Ärztinnen und Ärzten in der Facharztausbildung sicher.

Stellenbeschreibung

Innerhalb Ihres Dienstes verwalten Sie täglich die Anfragen zur Änderung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden unter Einhaltung der geltenden Zeitmanagementregeln. In diesem Rahmen ändern Sie die Dienstpläne in Excel, erfassen die Pläne in Vision RH und beantworten die Anfragen des Personals per E-Mail, die Sie anschließend ablegen.

Sie kontrollieren und erfassen ärztliche Atteste (Krankheit und Unfall), aktualisieren die Dienstpläne in Excel und Vision RH. Sie scannen diese und fügen sie in die VRH-Software ein.

Für jeden neuen Dienstplan bereiten Sie die neue Planvorlage in Excel für jedes Team vor, kontrollieren die Teambewegungen: Wechsel, Mutterschaftsurlaub, Abgänge/Ankünfte, Beschäftigungsgrad, Formatierung und Formeln, erfassen in E-Pop die Dienstplanwünsche der Mitarbeitenden, kontrollieren die Zuordnungen in Vision RH sowie Ferien, Schulungen und Zeitcodes.

Nach der Veröffentlichung des neuen Dienstplans erfassen Sie manuell in Vision RH die Stunden in Mandaten sowie die nicht über E-Pop übertragenen Dienstpläne.

Sie übernehmen verschiedene Sekretariatsaufgaben (Protokollführung, Vorbereitung der Vorlagen für Jahresferienpläne und Wünsche für die Weihnachtszeit, Erfassung der Ferienwünsche, Überprüfung und Korrektur der Feiertagsguthaben, Kontrolle der wöchentlichen Stundennachweise der Aushilfen, Anforderung von Zugriffsrechten, Aktualisierung der Mailinggruppen sowie diverse gelegentliche Aufgaben) für die Pflegeleitenden (RES). Zudem sind Sie für die Erstellung der täglichen Mitarbeitereinteilungen verantwortlich.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten bauen Sie eine enge Beziehung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen auf und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes durch Vertretung bei Abwesenheiten. Allgemein macht Sie Ihr Dienstleistungsbewusstsein zu einer flexiblen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit je nach Bedarf in verschiedenen Diensten der Institution einzusetzen.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ) und haben mindestens ein Jahr erfolgreiche Berufserfahrung in einer ähnlichen Position in einem Krankenhaus.

Sie beherrschen die französische Sprache ausgezeichnet in Wort und Schrift. Für Nicht-Muttersprachler ist das Niveau C1 erforderlich.

Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in den IT-Tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web – ECDL-Zertifikat auf Basisebene erforderlich) sowie in den bei den HUG verwendeten Programmen (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH).

Sie zeichnen sich durch hervorragende Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten aus und arbeiten selbstständig, organisiert und effizient.

Sie sind dynamisch, zeigen Genauigkeit und Sorgfalt bei den Ihnen übertragenen Aufgaben.

Mit guten Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten arbeiten Sie gerne im Team.

Sie können gleichzeitig mit mehreren RES arbeiten (Prioritätenmanagement, Anfragenhierarchisierung, Flexibilität), sind vielseitig und diskret.

Sie verfügen über die Fähigkeiten, unvorhergesehene Situationen zu bewältigen und Stresssituationen souverän zu managen. Schließlich zeigen Sie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: ab 01.11.2026
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80% auf 5 Tage
• Funktionsklasse: 09
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 01.10.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau L. Brunhoso Morgado, Sekretariatsleitung, Tel. 079 553 25 76

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüssen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.