Koordinator für Schweizer Public Affairs – Deutschsprachig

Koordinator für Schweizer Public Affairs

Das Weltwirtschaftsforum, das sich der Verbesserung des Zustands der Welt verschrieben hat, ist die internationale Organisation für öffentlich-private Zusammenarbeit.

Das Forum bringt die führenden politischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Führungspersönlichkeiten zusammen, um globale, regionale und branchenspezifische Agenden zu gestalten.

Warum wir rekrutieren

Das Schweizer Public Affairs Team des Weltwirtschaftsforums steuert die Interaktion des Forums mit der Schweiz und ist verantwortlich für den Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung mit dem Gastland durch Regierungsengagement (Integration seiner Projekte und Aktivitäten auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene) sowie mit der Öffentlichkeit. Das Team sucht nun einen Koordinator für Schweizer Public Affairs, der seine Arbeit im Rahmen von (aber nicht beschränkt auf) den Beziehungen zur Schweizer Regierung unterstützt und als Schnittstelle zu anderen Bereichen des Hauses fungiert. Zu den Aufgaben gehören (1) Unterstützung des Teams bei ganzjährigen Projekten/Veranstaltungen (2) Unterstützung des Teams zur Sicherstellung effektiver Interaktionen mit internen und externen Stakeholdern und (3) Verwaltung von Prozessen & Logistik des Teams.

Berichtslinien & Interaktionen

Der Koordinator für Schweizer Public Affairs berichtet an den Leiter der Schweizer Public Affairs und arbeitet mit dem Leiter Schweizer Public Affairs, dem Spezialisten für Schweizer Public Affairs sowie dem Präsidenten & CEO zusammen.

Aufschlüsselung der Hauptverantwortlichkeiten
[Prozentuale Verteilung der Aufgabenbereiche]

• 50 % Koordination und administrative Unterstützung
• 30 % Projektmanagement
• 20 % Veranstaltungsplanung und Logistik

Der erfolgreiche Kandidat wird bewertet anhand von

• Bereitstellung von Projektmanagement- und Koordinationsunterstützung basierend auf den Anforderungen des Teams – einschließlich Organisation von Telefonkonferenzen und internen/externen Meetings, Protokollführung, Verfassen von Briefen und als Schnittstelle zu anderen Teams innerhalb des Forums sowie externen Beratern, Lieferanten und/oder Interessengruppen.
• Verwaltung der Veranstaltungsplanung und Logistik für das Team, z. B. das Jahrestreffen.
• Basierend auf dem mit der Schweiz zu erneuernden Abkommen aktive Suche und Unterstützung von Verknüpfungen zwischen den Aktivitäten des Schweizer Public Affairs Teams, anderen relevanten Forum-Teams/Projekten und externen Stakeholdern.
• Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung der neuen Strategie des Teams, intern und extern, zur Vertiefung des Engagements mit der Schweiz und der Kommunikation darüber, insbesondere mit Schweizer Parlamentariern und Davos.
• Arbeit an der Entwicklung effizienter teambezogener Prozesse, Unterstützung bei der Vorbereitung von Briefings/PPTs nach Bedarf und Pflege wichtiger Teamdokumente und interner Plattformen.
• Unterstützung bei der Beobachtung der Schweizer Politik und Medien sowie der Redaktionseinheit des Forums.

Die Rolle des erfolgreichen Kandidaten umfasst folgende Aufgaben:

• Koordination und Unterstützung von Treffen oder Besuchen mit Schweizer Regierungsvertretern, Schweizer Parlamentariern, Partnern innerhalb der Schweizer Bundesverwaltung, Global Shapers, Aktivisten sowie Universitäts- und Schulstudenten unter anderem.
• Logistische Unterstützung für das Jahrestreffen und andere Forum-Veranstaltungen im Jahresverlauf.
• Verwaltung der Logistik für das Team (z. B. Reiseorganisation, Rechnungen und Spesen etc.) und Förderung der Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
• Organisation von öffentlichen Veranstaltungen
• Beobachtung der Schweizer Politik
• Erfassung bestehender Initiativen und zukünftiger Kooperationsmöglichkeiten
• Interne Koordination und Nachverfolgung mit thematischen Forum-Teams
• Erstellung von Kommunikationsmaterialien
• Vorbereitung von Treffen für Schweizer Delegationen in der Schweiz und weltweit

Bevorzugte Anforderungen und Erfahrungen

• Universitäre Ausbildung
• Ein bis zwei Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement/-koordination, Veranstaltungsmanagement oder Verwaltung
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, fließend in gesprochenem und geschriebenem Englisch; Muttersprache Schweizerdeutsch und/oder Deutsch; jede weitere Schweizer Landessprache von Vorteil.
• Fähigkeit, mit hochrangigen Regierungs- und Wirtschaftsführern, führenden Fachexperten aus Wissenschaft, internationalen Organisationen, Nichtregierungsorganisationen sowie Vertretern von Basisorganisationen zusammenzuarbeiten
• Versiert im Umgang mit MS Office; Erfahrung mit digitalen Plattformen und Tools
• Detailorientiert, starke organisatorische, zwischenmenschliche und Zeitmanagementfähigkeiten
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten, Verständnis für die Bedürfnisse der Stakeholder zu haben und ein engagierter, kooperativer, optimistischer und lösungsorientierter Teamplayer zu sein
• Analytische Fähigkeiten; datenaffin

Warum bei uns mitmachen?

Schliessen Sie sich einer unabhängigen und unparteiischen Organisation an, die seit über 55 Jahren Führungspersönlichkeiten verbindet, um globale Herausforderungen zu verstehen und die Welt gemeinsam voranzubringen.