Veranstaltungsmanager

VERPFLICHTENDE ANFORDERUNGEN

NUR DEUTSCHSPRECHENDE

Nur CH/EU-Pass

STELLENBESCHREIBUNG

Verantwortlich für die Vorbereitung aller Veranstaltungsdokumentationen und koordiniert mit Vertrieb, Abteilungen der Liegenschaft und Kunden, um einen konsistenten, hochwertigen Service während der Vorveranstaltungs-, Veranstaltungs- und Nachveranstaltungsphasen von Liegenschaftsveranstaltungen sicherzustellen. Diese Position bearbeitet hauptsächlich Veranstaltungen mittlerer Komplexität. Sorgt für einen nahtlosen Übergang der Liegenschaftsveranstaltungen vom Vertrieb zum Service und zurück zum Vertrieb. Erkennt Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung durch Upselling und das Anbieten von Erweiterungen, um herausragende Veranstaltungen zu schaffen.

KANDIDATENPROFIL 

Ausbildung und Erfahrung

• Realschulabschluss oder gleichwertig; erfahren (1–2 Jahre Erfahrung) im Veranstaltungsmanagement oder einem verwandten Fachgebiet.

ODER

• 2-jähriger Abschluss einer anerkannten Universität in Hotel- und Restaurantmanagement, Gastgewerbe, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fach; mindestens 1 Jahr Erfahrung im Veranstaltungsmanagement oder einem verwandten Fachgebiet erforderlich.

KERNARBEITSBEREICHE

Veranstaltungslogistik und -betrieb managen

• Stellt sicher, dass Veranstaltungen reibungslos ablaufen, indem etablierte Verfahren befolgt, mit anderen Mitarbeitenden zusammengearbeitet und Genauigkeit gewährleistet wird.

• Begrüsst den Kunden während der Veranstaltungsphase und übergibt an das Event Operations Team zur Ausführung der Details.

• Hält alle Standards, Richtlinien und Verfahren ein.

• Gewährleistet die Rechnungsgenauigkeit und führt Rechnungsprüfungen mit den Kunden vor der Verarbeitung der Schlussrechnung durch.

• Verwaltet Gruppen-Zimmerkontingente und Tagungsräume für durchschnittlich bis gross zugewiesene Gruppen.

• Erkennt betriebliche Herausforderungen im Zusammenhang mit seiner/ihrer Gruppe und bestimmt, wie am besten mit dem Liegenschaftspersonal und dem Kunden zusammengearbeitet wird, um diese Herausforderungen zu lösen und/oder alternative Lösungen zu entwickeln.

• Nutzt sein/ihr Urteilsvermögen, um aktuelle Trends im Veranstaltungsmanagement und -design zu integrieren.

• Agiert als Bindeglied zwischen dem Aussendienstmitarbeiter und dem Kunden während des gesamten Veranstaltungsprozesses (Vorveranstaltung, Veranstaltung, Nachveranstaltung).

• Nimmt an Kundenbesichtigungen teil und unterstützt bei Bedarf den Vertriebsprozess.

• Erfüllt weitere Aufgaben, die zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen zugewiesen werden.

• Holt Feedback von den Abteilungen der Liegenschaft ein, um Verbesserungsmöglichkeiten zur Optimierung der Erfahrung des Veranstaltungsplaners zu identifizieren.

Gewährleistung und Bereitstellung aussergewöhnlichen Kundenservice 

• Bietet während der gesamten Kundenerfahrung exzellenten Kundenservice und fördert dies auch bei anderen Mitarbeitenden.

• Ermöglicht Mitarbeitenden, exzellenten Kundenservice zu bieten.

• Gibt ein positives Beispiel für Gästebetreuung.

• Koordiniert und kommuniziert Veranstaltungsdetails sowohl mündlich als auch schriftlich an den Kunden und den Liegenschaftsbetrieb.

• Zeigt dem Kunden während des gesamten Prozesses Präsenz.

• Überwacht seine/ihre Kundenerfahrungen vom Aktenübergang bis zur Nachveranstaltungsphase bis zur Rückgabe an den Vertrieb.

• Nimmt nach der Veranstaltung Kontakt mit dem Kunden auf.

• Reagiert auf und bearbeitet Gästeprobleme und Beschwerden.

• Nutzt persönliches Urteilsvermögen und Fachwissen, um die Kundenerfahrung zu verbessern.

• Bleibt verfügbar, um Probleme zu lösen und/oder Alternativen zu vorherigen Vereinbarungen vorzuschlagen.

• Arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung des Kundenservice, indem erhaltenes Feedback und persönliches Urteilsvermögen in Aktionspläne integriert werden.

• Betont die Gästebefriedigung in allen Abteilungsbesprechungen und konzentriert sich auf kontinuierliche Verbesserung.

• Interagiert mit Gästen, um Feedback zur Produktqualität und zum Serviceniveau zu erhalten.

• Stellt sicher, dass stundenweise Mitarbeitende Erwartungen und Rahmenbedingungen für Veranstaltungsaktivitäten verstehen.

Führung von Veranstaltungsteams

• Führt formelle Vor- und Nachveranstaltungsbesprechungen durch, um Gruppenbedürfnisse und Feedback zu überprüfen/kommunizieren.

• Leitet formelle Vor- und Nachveranstaltungsbesprechungen für durchschnittlich bis gross zugewiesene Gruppen.

• Moderiert verschiedene Besprechungen nach eigenem Ermessen (Banquet Event Order Meeting, Blocküberprüfung etc.).

Unterstützung und Koordination mit Vertrieb und Marketing

• Unterstützt den Vertriebsprozess und die Umsatzprognose für Kundengruppen.

• Verkauft Produkte und Dienstleistungen während des gesamten Veranstaltungsprozesses zusätzlich.

• Prognostiziert Gruppenübernachtungen und Veranstaltungseinnahmen (Catering und audiovisuelle Technik) für seine/ihre Gruppen.

Durchführung von Personalaktivitäten

• Überprüft Feedbackkarten und Ergebnisse zur Gästebefriedigung mit Mitarbeitenden.

• Beobachtet Serviceverhalten der Mitarbeitenden und gibt Rückmeldungen an Einzelpersonen und/oder Führungskräfte.

• Unterstützt bei der Entwicklung und Umsetzung von Korrekturmassnahmen.

• Ergreift die Initiative, seine/ihre Erfahrung zu nutzen, um die Serviceleistung entsprechend seiner/ihrer Bewertung des Problems und der Lösung zu verbessern.

• Arbeitet mit dem Liegenschaftspersonal und Kunden zusammen, um betriebliche Herausforderungen im Zusammenhang mit seiner/ihrer Gruppe zu bewältigen.

• Erfüllt weitere Aufgaben, die zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen zugewiesen werden.