Assistent:in des Generalsekretärs (m/w/d)

Über den Job

Das Generalsekretariat ist die zentrale Stabsstelle des Rektorats und unterstützt die Universitätsleitung in rechtlichen, organisatorischen und koordinativen Belangen. Es ist für die Geschäftsführung zentraler Gremien verantwortlich und trägt mit seiner Expertise zu einer effizienten und verantwortungsvollen Führung bei. Zum Generalsekretariat gehören die Einheiten Gremien, Rechtsdienst, Datenschutz & Compliance sowie Records Management und Archivierung.

• Administrative und organisatorische Assistenz des Generalsekretärs
• Terminplanung und -koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen interner Gremien
• Koordination und Unterstützung bei Projekten, Sonderaufgaben und der Geschäftsplanung der Gremien
• Eigenständige Bearbeitung von Anfragen in Deutsch und Englisch
• Verantwortung für die strukturierte Aufbereitung und Verwaltung von vertraulichen Informationen und Dokumenten

• Spezifische Weiterbildungen im Bereich Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikationen
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Leitungs- oder Verwaltungsebene
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit anspruchsvollen administrativen Aufgaben und Dokumentenmanagement
• Erfahrung in der Organisation von Gremien, Meetings und Sitzungen 
• IT-affine Persönlichkeit mit sehr guten M365-Kenntnissen, insbesondere in der strukturierten Dokumentenerstellung mit Word-Formatvorlagen
• Interesse und Bereitschaft, bei internen Digitalisierungs- und IT-Projekten mitzuwirken
• Selbstständige, zuverlässige und teamorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft in einem dynamischen, leitungsnahen Umfeld

"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung."