Asisstentin / Frontoffice Allrounderin

Über den Job

Funktion: Assistentin / Front Office Allrounderin / Gute Seele mit Herz

Vorgesetzter: Andreas Hardegger

Stellvertretung von: Back Office

Stellvertreten durch: Back Office / GL

Stellenziel: - Administrative und operative Erleichterung der Gesch2ftsleitung und Projektleitung
- Front Office / People Management / Marketing

Hauptaufgaben: - Verantwortlich f56r Empfang und Telefonzentrale
- Herzliche Begr5c59ung im GARTEHAG und Betreuung unsere Kunden, G5cste und Mitarbeiter
- People Management 5c2 93 Gute Seele / Anlaufstelle / #-Klima
- Entgegennahme von Telefonanrufen
- Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Korrespondenz, Administration)
- Post Ein- und Ausgang
- Pflege der Kunden- und Lieferantendatenbank
- Pflege M-Soft Stammdaten (z.B. Artikelstamm und Preislisten)
- Beschaffung von Lieferantenunterlagen, Preislisten, pdf527s, etc.
- Versand von Katalogen und anderen Verkaufsunterlagen
- Referenzverwaltung
- Auswertung Kundenzufriedenheit
- Beschaffung von B5cromaterial
- Getr2nkebeschaffung
- Umsetzung der Marketingmassnahmen, inkl. Sozial Medien Aktivit2ten (FB, Insta, Linkedin), inkl. Controlling und Timing
- Unterst5ctzung der Marketingplanung
- Umsetzung CI inkl. Beschaffungswesen z.B. Personalkleider usw.
- Organisation von Firmenevents
- Beschaffung von B5cromaterial, Personalkantine usw.
- Handling von Sponsorings (z.B. Inseratvorlagen koordinieren, Material bereit stellen, Koordination, Bannerwerbung usw.)
- Pflege SCALA Fotoprogramm inkl. Referenzfotoverwaltung
- Pflege der Webseite
- Administrative und operative Unterst5ctzung der Gesch2ftsleitung und Back Office in allen Bereichen
- Repr2sentation der Firma
- Pr2senz bei Firmenevents
- Aktive Teilnahme an Teamsitzungen und Teamevents
- Protokollf5chrung
- Sauberhalten des Office, Kundenbereiche, K5cche und Personalraum (ohne Grundreinigung)
- F5chrung der Kasse

Neben- und Sonderaufgaben - Mithilfe Kreditorenbuchhaltung (Kontieren, Ablage usw.) => Ausbaubar nach Wunsch, Ressourcen und Berufung!
- Mithilfe Debitorenbuchhaltung inkl. Mahnwesen
- Mithilfe Personalwesen
- Schl5csselverwaltung KABA elo + compasX-User Alarmanlage
- Kurse/ Schulungen organisieren
- Aktualisierung von IPad/IPhone, etc.

Administrative Unterst5ctzung der Projektleiter / Zaunmarktleiter, insbesondere bei:
- Projektbezogene Ablage
- Vorbereitungs- und Endarbeiten beim Ausf5cllen von Ausschreibungen / Auftr2gen / Angeboten
- Projekt-Akquisation (Durchsicht von Tageszeitung, Amtsblatt und Online; Versand von Unterlagen an interessante Projektverfasser)
- Mithilfe Beschaffungswesen allgemein
- Werkleitungsabkl2rungen
- Projektunterlagen besorgen (Pl2ne, Submissionen usw.)
- Rechnungen erstellen, inkl. Druck und Versand
- Abfrage Kundenzufriedenheit mit Erfassung Kundenfragebogen
- Mithilfe FL-Meldungen
- Terminplanung ausdrucken und aufh2ngen
- Versand von Katalogen und anderen Verkaufsunterlagen

Kompetenzen und Befugnisse
- Finanzielle Kompetenz im Rahmen B5cromaterial-, Material- und Eventbeschaffung bis zum Betrag von Fr. 2012500.-
- Ausstellen von Angeboten, Rapporten, Lieferscheinen, Rechnungen und Quittungen
- Unterschreiben von Papieren f5cr kontrollierte Wareneing2nge

Bewertungsmassstab: - Feedback Gesch2ftsleitung, Projektleiter, Zaunmarktleiter, Zaunmonteur, Back Office/Treuh2nder
- Optimiertes, termingerechtes Zahlungsmanagement
- Feedback von Kunden, G2sten, Besuchern und Mitarbeitern

Stellenanforderung:
- Ausbildung und Erfahrung im kaufm2nnischen Bereich (Dienstleistungsgewerbe/Tourismus, Buchhaltung/Personal/Marketing)
- Begeisterte Gastgeberin und Gute Seele mit Herz
- Hohe Dienstleistungs- und Servicementalit2t f5cr alle Mit-Menschen in und um GARTEHAG
- Hohe kommunikative F2higkeiten (adressatengerecht, verst2ndnis- und vertrauensvoll)
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
- Schnelle Auffassungsgabe
- 2berblick behalten, auch in hektischen Situationen
- N2he und Affinit2t zu Handwerk, Tierhaltung und Landwirtschaft
- selbstst2ndig, vielseitig, kommunikationsstark, emphatisch, selbstbewusst, sympathisch, zuverl2ssig, verschwiegen, f5chrsorglich und hingebungsvoll
- Kenntnisse Englisch und Italienisch erw5cnscht