Mitarbeiter·in im Empfang | PMG

Über den Job

Ihre Hauptaufgaben sind folgende:

• Empfang und Orientierung der Nutzer·innen gemäß den geltenden institutionellen Richtlinien;
• Verwaltung der administrativen Abläufe der Konsultationen in Ihrem Bereich;
• Anwendung der geltenden Qualitätsrichtlinien und -verfahren;
• Aktive Mitwirkung an den Aktivitäten des Empfangs- und Aufnahmebereichs;
• Schulung neuer Mitarbeiter·innen, Praktikant·innen und Auszubildenden unter Einhaltung der institutionellen Verfahren in Zusammenarbeit mit der Hierarchie;
• Sicherstellung eines guten Informationsaustauschs mit den Teammitgliedern zur Gewährleistung der Kontinuität der Aktivitäten;
• Aktive Teilnahme an administrativen Team- und interdisziplinären Kolloquien;
• Auf Anforderung der Hierarchie aktive Mitarbeit in Arbeitsgruppen im Zusammenhang mit organisatorischen Entwicklungen und/oder Projekten im Bereich Infrastruktur;
• Erledigung administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit den institutionellen Verwaltungstools und entsprechend den Bedürfnissen des Standorts;
• Verwaltung der Patient·innenadministration gemäß den von der Institution definierten Verfahren und Richtlinien;
• Ausführung verschiedener Sekretariatsarbeiten, die zum Tätigkeitsbereich gehören und für dessen reibungslosen Ablauf notwendig sind;
• Bearbeitung der eingehenden Post, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Verteilung und eventueller Nachverfolgung;
• Sicherstellung der Bearbeitung und Nachverfolgung der mit den Aktivitäten des Bereichs verbundenen Dokumentation;
• Filterung und Priorisierung von Informationen (E-Mails, Fax, Telefonate, Post);
• Beschaffung/Bestellung: Verwaltung von Bestellungen für Büromaterial, institutionelle Dokumente und/oder IT;
• Mitwirkung an der Verbesserung und/oder Anpassung von Verwaltungswerkzeugen und -methoden in Zusammenarbeit mit der Hierarchie.

Ihre Stärken:

• Inhaber·in eines EFZ als Kaufmann/-frau oder einer als gleichwertig erachteten Ausbildung. Erfahrung in einer Arztpraxis und/oder im Krankenhausumfeld ist von Vorteil;
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position;
• Sehr gute Kenntnisse der Office-Programme;
• Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind von Vorteil;
• Fähigkeit, die eigenen Grenzen zu erkennen und auszudrücken;
• Fähigkeit, Beziehungen zu anderen aufzubauen und ein Vertrauensklima zu schaffen;
• Teamfähigkeit und interprofessionelle Zusammenarbeit;
• Prioritätensinn und Offenheit für Veränderungen.

Wir bieten:

• Ein dynamisches, modernes und zutiefst menschliches Arbeitsumfeld;
• Eine abwechslungsreiche, anregende und wirklich bereichernde Tätigkeit;
• Ein aussergewöhnliches Arbeitsumfeld mit sehr guten Arbeitsbedingungen, darunter ein prioritärer Zugang zur Betreuungseinrichtung Ma Crèche Sous Les Etoiles, ideal gelegen im Biopôle, nur wenige Schritte von den Büros von Unisanté entfernt.