KI- und Arbeitsplatztechnologie-Spezialist

Kontext und warum wir rekrutieren

Das Forum baut einen intelligenten Arbeitsplatz auf, an dem Mitarbeitende Fragen stellen, Antworten erhalten und über ihre Werkzeuge hinweg handeln können, ohne Systeme wechseln oder Komplexität navigieren zu müssen. Die Erfahrung basiert auf natürlicher Sprache, sodass Mitarbeitende in ihrem Alltag über mehrere Plattformen hinweg arbeiten können.

Um dies zu erreichen, muss jedes Standardwerkzeug verbunden, konfiguriert und als Teil eines kohärenten Ganzen weiterentwickelt werden. Dafür ist diese Rolle vorgesehen.

Der KI- und Arbeitsplatztechnologie-Spezialist wird die Lücke zwischen den Werkzeugen, die Mitarbeitende täglich nutzen, und dem intelligenten Arbeitsplatz, den wir aufbauen, überbrücken. Er wird sicherstellen, dass die Plattformen in seinem Portfolio aktiv verwaltet, zweckmäßig und mit dem intelligenten Arbeitsplatz des Forums verbunden sind, anstatt isoliert zu arbeiten.

Diese Rolle wird mitgestalten, wie Arbeitsplatztechnologie im Forum ausgewählt, konfiguriert, eingeführt, gesteuert und weiterentwickelt wird. Sie unterstützt die praktische Umsetzung der Workplace Technology-Strategie und des Betriebsmodells, bei dem TDI (Technologie und Digitale Innovation) die institutionelle Plattformebene verantwortet und die Geschäftsverantwortlichen den Service, Prozess, das operative Ergebnis, die tägliche Nutzung, die operative Konfiguration und den 1st-Level-Support, der durch das Werkzeug ermöglicht wird.

Die Rolle ist erforderlich, weil das Forum seine Nutzung von mitarbeitendenorientierten Werkzeugen ausweitet, darunter KI- und LLM-Plattformen, Zoom, das Buchungstool für Besprechungsräume und Schreibtische sowie andere Arbeitsplatzsysteme. Das Team benötigt zusätzliche Kapazitäten zur Unterstützung von Anwendungsfällen, Koordination, Steuerung, Einführung und Lebenszyklusaktivitäten über Werkzeuge hinweg, auf die Mitarbeitende täglich angewiesen sind.

Berichtslinie und Einbindung in das weitere Team

Die Rolle berichtet an das Workplace Technology Team innerhalb von TDI. Sie arbeitet eng mit Kolleginnen und Kollegen aus TDI, Geschäftsverantwortlichen, Power-Usern, allgemeinen Mitarbeitenden, Einkauf, Recht & Compliance, Finanzen und externen Lieferanten zusammen.

Die Rolle unterstützt verschiedene Aktivitäten über mehrere Werkzeuge hinweg, in Absprache mit den jeweiligen Geschäftsverantwortlichen und TDI. Das bedeutet, dass die Rolle sowohl mit institutionellen als auch mit werkzeugspezifischen Anforderungen vertraut sein muss.

Wofür sind Sie verantwortlich?

• Unterstützung der Betreuung von mitarbeitendenorientierten Werkzeugen als Teil des institutionellen Portfoliokonzepts von TDI.
• Mitwirkung bei der Definition von Mitarbeiterbedürfnissen, Geschäftsanforderungen, prioritären Anwendungsfällen und funktionalen Anforderungen für Arbeitsplatztechnologie und KI-Werkzeuge.
• Unterstützung bei Plattformstrategie- und Roadmap-Aktivitäten, einschließlich der Bewertung, ob Werkzeuge in die breitere Forum-Landschaft passen und wie sie sich im Laufe der Zeit entwickeln sollten.
• Mitwirkung bei der Auswahl von Anbietern, Lieferantenengagement und Diskussionen zur Unternehmenskompatibilität, während TDI die Beziehung zum Anbieter und die institutionelle Entscheidungsfindung behält.
• Unterstützung bei der Definition und Anwendung von Daten-, Integrations-, Sicherheits-, Zugangs- und Governance-Anforderungen.
• Koordination der Plattformkonfiguration, des operativen Setups, der Tests und der geschäftlichen Validierung mit dem jeweiligen Geschäftsverantwortlichen.
• Entwicklung von Mitarbeitendenanleitungen, Nutzerkommunikation und Einführungsmaterialien, damit Mitarbeitende verstehen, wie und wann sie jedes Werkzeug nutzen sollen.
• Unterstützung von Change-Management- und Einführungsaktivitäten, einschließlich Markteinführungen, Updates und fortlaufender Nutzerbindung.
• Zusammenarbeit mit dem Slack-Team, um sicherzustellen, dass die Werkzeuge im Portfolio so konfiguriert sind, dass sie Daten teilen, relevante Informationen in Slack anzeigen und Nutzern ermöglichen, alltägliche Aufgaben direkt aus Slack heraus zu erledigen.
• Überwachung von Nutzung, Einführung und Nutzen, damit das Forum bewerten kann, ob die Werkzeuge die beabsichtigten Ergebnisse liefern.
• Unterstützung bei der Verwaltung von KI-bezogenen Anwendungsfällen, einschließlich Werkzeuganfragen, mitarbeitendengestützten Assistenten, kundenspezifischen Lösungen und damit verbundenen Governance- oder Kreditnutzungsaspekten.
• Mitwirkung bei der Bewertung der breiteren Arbeitsplatztechnologielandschaft, Identifizierung von Möglichkeiten zur Vereinfachung, Verbesserung der Passgenauigkeit und Stärkung der Abstimmung über Werkzeuge wie Workday, Zoom, Box, Outlook und andere.

Welche Kernkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen möchten wir unserem Team hinzufügen?

Fachwissen und Erfahrung

• Erfahrung in der Unterstützung digitaler Werkzeuge, Arbeitsplatzplattformen oder KI-gestützter Dienste.
• Verständnis dafür, wie Geschäftsanforderungen in praktische Anforderungen und Nutzerreisen übersetzt werden.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern aus Geschäfts-, technischen und operativen Teams.
• Vertrautheit mit Plattform-Governance, Zugang, Daten- und Integrationsaspekten.
• Erfahrung in der Unterstützung von Einführung, Nutzeranleitung, Schulung oder Veränderungsaktivitäten.
• Interesse an Arbeitsplatztechnologie, Mitarbeitererfahrung und der Verbesserung der Arbeitsweise von Menschen.
• Vertrautheit mit agentischen Werkzeugen, LLMs oder natürlichen Sprachschnittstellen ist von Vorteil.

Kernkompetenzen

• Starkes analytisches Denken und strukturiertes Problemlösen.
• Klare Kommunikation mit der Fähigkeit, technische oder prozessbezogene Themen einfach zu erklären.
• Ausgeprägte Fähigkeiten im Stakeholder-Management und in der Zusammenarbeit.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Werkzeuge gleichzeitig zu managen.
• Detailgenauigkeit und Sicherheit im Umgang mit Prozessen, Governance und Koordinationsaufgaben.
• Fähigkeit, praktische Umsetzung zu unterstützen und gleichzeitig das breitere institutionelle Gesamtbild im Blick zu behalten.

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