Administrative/r Assistent/in 1

Administrative/r Assistent/in 1

Stellenbeschreibung

Die Abteilung für wissenschaftliche Information (DIS) der Universität Genf (UNIGE) leitet die Aktivitäten der UNIGE-Bibliothek. Sie ist auch für die Angelegenheiten im Zusammenhang mit wissenschaftlicher Information zuständig.

Die Bibliothek der UNIGE ist als Netzwerk organisiert, das seine Aktivitäten an vier Standorten (Uni Arve, Uni Bastions, Uni CMU, Uni Mail) und einem Koordinationsdienst ausübt. Sie stellt bedeutende Sammlungen sowie Dienstleistungen für die Universitätsgemeinschaft und die Stadt in den Bereichen Forschung und Lehre zur Verfügung.

Der Standort Uni Mail der Bibliothek möchte die Kompetenzen einer/eines

Administrative/r Assistent/in (50%) befristet für 12 Monate

Stellenbeschreibung

Sie sind die Ansprechperson für administrative Fragen am Standort.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Erfahrung einzubringen, um folgende Tätigkeiten sicherzustellen und weiterzuentwickeln:

Sie unterstützen die Standortleitung und die Bereichsverantwortlichen, indem Sie die mit der Organisation, Verwaltung und Mission des Standorts verbundenen administrativen Aufgaben übernehmen, insbesondere: Nachverfolgung der Akten und Abwesenheiten der Mitarbeitenden und Hilfskräfte am Standort, operative Verwaltung der Hilfskräfte, Verwaltung von Materialbestellungen, Korrespondenz usw. Sie sorgen auch für die Aktualisierung der Standort-Datenbanken, der Zugänge sowie die Verbreitung von Informationen und verschiedenen Daten innerhalb des Standorts oder nach außen. Finanzseitig übernehmen Sie insbesondere die Verwaltung, Validierung und Nachverfolgung von Rechnungen in Zusammenarbeit mit dem DIS-Team sowie die Überwachung der Zahlungen. Zudem leisten Sie logistische Unterstützung durch Materialbestellungen und die Reservierung von Besprechungsräumen.

Im Kontext einer Reorganisation der administrativen Tätigkeiten der Abteilung können sich Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie der Einsatzort schrittweise ändern.

Gebotene Bedingungen

• Ein anregendes Arbeitsumfeld: Sie arbeiten eng mit der Standortleitung zusammen und nehmen an internen Arbeitssitzungen sowie an Sitzungen innerhalb der UNIGE-Bibliothek teil. Sie werden auch bereichsübergreifende Kontakte mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, die für administrative Aufgaben an den anderen Standorten der UNIGE-Bibliothek zuständig sind, einschließlich der Administratorin der DIS, pflegen.
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten: Die UNIGE-Bibliothek fördert die kontinuierliche Weiterbildung während der gesamten Karriere; Sie können von Massnahmen zur Förderung beruflicher Kompetenzen profitieren.

Erforderliche Titel und Kompetenzen

Ausbildung und Erfahrung

Kaufmännische Maturität oder gleichwertig, mit mindestens 5 Jahren Erfahrung in den Bereichen Personalwesen und Finanzen.

Kenntnisse der Universität sind von Vorteil.

Kompetenzen

Sie verfügen über ausgeprägten Servicegedanken, erworben in einem bereichsübergreifenden Arbeitsumfeld mit vielfältigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.

Zuverlässig, genau und sorgfältig führen Sie Ihre Aufgaben konsequent aus, auch unter Zeitdruck oder bei wechselnden Prioritäten.

Vielseitig sind Sie in der Lage, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln und unterschiedliche Tätigkeiten innerhalb eines Tages zu übernehmen.

Sie besitzen gute Anpassungs- und Lernfähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, sich rasch in neue Prozesse, Werkzeuge oder Ansprechpartner einzuarbeiten.

Organisiert wissen Sie, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren und gleichzeitig für spontane Anfragen in einem dynamischen administrativen Umfeld verfügbar bleiben.

Sie schätzen Teamarbeit und tragen aktiv zu einem guten Informationsfluss innerhalb des Standorts und der Abteilung bei.

Arbeitsbeginn

01.01.2027 oder nach Vereinbarung

Kontakt

Ihre Bewerbungsunterlagen sind ausschliesslich online einzureichen, indem Sie auf die Schaltfläche „Postuler/Apply now“ unten klicken. Weitere Auskünfte erhalten Sie bei Frau Joëlle Muster per E-Mail Joelle.Muster@unige.ch

Zusätzliche Informationen

Befristeter Vertrag für 1 Jahr

Die Universität Genf bietet motivierende Anstellungsbedingungen in einem anregenden Arbeitsumfeld. Wenn Sie zu uns kommen, haben Sie die Gelegenheit, Ihre Kompetenzen und Ihre Persönlichkeit einzubringen und aktiv zum Renommee einer Institution beizutragen, die 1559 gegründet wurde.

Im Sinne der Gleichstellung ermutigt die Universität Bewerbungen des unterrepräsentierten Geschlechts.