Programmmitarbeiter

Über den Job

ZIELE DES PROGRAMMS

Das WHO-Landesbüro in Papua-Neuguinea arbeitet eng mit dem Nationalen Gesundheitsministerium und anderen Entwicklungspartnern und Interessengruppen zusammen, um die globalen und regionalen Gesundheitsziele zu fördern und eine gute Gesundheit für die Bürger Papua-Neuguineas zu erreichen. Die strategischen Prioritäten umfassen: 1) Erreichung nachhaltiger Gesundheitsergebnisse; 2) Stärkung der Gesundheitssysteme; und 3) Notfallvorsorge, Überwachung und Gesundheitssicherheit.

AUFGABENBESCHREIBUNG

Der Stelleninhaber wird alle oder einen Teil der folgenden und anderer damit zusammenhängender Aufgaben entsprechend den Bedürfnissen des Büros ausführen.

Finanziell

1. Überprüfung von Verpflichtungsdokumenten, Durchführung von Abstimmungen und Erstellung von Berichten nach Bedarf.

2. Überprüfung und Bearbeitung von Transaktionen im Enterprise-Resource-Planning-System und Nachverfolgung bei den zuständigen Parteien bezüglich des Erhalts von Lieferungen und der Abwicklung von Zahlungen.

3. Überwachung von Aspekten der Umsetzung von Länderaktivitäten (wie Fristen, Mittel für Projekt-/Programmbudget und finanzielle Ausgaben) gemäß dem genehmigten Länderarbeitsplan, wobei der Vorgesetzte auf Probleme, Unstimmigkeiten und Verzögerungen aufmerksam gemacht wird.

4. Ermöglichung des End-to-End-Managements von DFC, einschließlich der Durchführung finanzieller Überprüfungen technischer und finanzieller Berichte, Sicherstellung der Einhaltung der WHO-Finanzvorschriften und der fristgerechten Abrechnung offener DFCs.

5. Durchführung von DFC-Sicherungsmaßnahmen, wie Schreibtischprüfungen und Stichprobenkontrollen, um die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel zu überprüfen und eine Qualitätskontrolle der Lieferungen vor der endgültigen Zahlung sicherzustellen.

6. Überwachung und Verwaltung von Verpflichtungen im ERP-System, Sicherstellung, dass alle offenen Verpflichtungen (Pos, Tas und DFCs) regelmäßig abgestimmt, bereinigt oder im Einklang mit dem Budgetzyklus vorgetragen werden.

Administrativ

7. Unterstützung bei der Vorbereitung und Überwachung von Teamarbeitsplänen im Enterprise-Resource-Planning-System.

8. Prüfung und Überprüfung verschiedener Vertragsunterlagen, Ausstellung von PTAEO-Nummern, Mittelreservierung sowie Überprüfung und Freigabe von Zahlungsanträgen. Unterstützung bei der Überwachung des Personalbestands des Büros, Nachverfolgung aller Vertragsverlängerungen und -erneuerungen, Überprüfung und Sicherstellung der Verfügbarkeit von Mitteln für den vorgeschlagenen Vertrag sowie Sicherstellung, dass die Vertragsverlängerungen für das Personal rechtzeitig durchgeführt werden, und entsprechende Pflege und Aktualisierung des Personalplans des Büros.

9. Prüfung, Verpflichtung und Freigabe von Kaufanträgen für Dienstleistungen und Ausrüstung in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Kollegen, um sicherzustellen, dass die bestellten Dienstleistungen angemessen sind.

10. Nachverfolgung/Verwaltung des Kunden-Support-/Antwortsystems des Teams und des Informationsflusses, Überwachung und Sicherstellung der Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz.

11. Administrative Unterstützung bei der Organisation interner und externer Meetings, einschließlich der Vorbereitung von Einladungsschreiben, Zusammenstellung von Unterlagen, Kostenschätzungen und Reiseanträgen, Verteilung von Materialien sowie Koordination mit Teilnehmern und anderen Interessengruppen.

12. Einrichtung und/oder Pflege des elektronischen Ablagesystems des Teams für technische Dokumente und Korrespondenz.

ERFORDERLICHE QUALIFIKATIONEN

Ausbildung

Wesentlich: Abschluss der Sekundarschule oder gleichwertig

Wünschenswert: Schulung im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) ist wünschenswert. Zusätzliche Schulungen im Finanzmanagement, Rechnungswesen und Verwaltung wären von Vorteil. Zusätzliche Schulungen/Fähigkeiten in Tabellenkalkulationen, Power BI und Berichtserstellung sind bevorzugt.

Erfahrung

Wesentlich: Mindestens acht Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung bei der Programmumsetzung und -verwaltung.

Wünschenswert: Erfahrung in einer UN-Organisation ist wünschenswert.

Fähigkeiten

Kenntnis der WHO-Büroverfahren und Fähigkeit, WHO-Richtlinien, Regeln und Vorschriften zu erlernen, zu verstehen und anzuwenden.

Gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, Takt, Diplomatie und gutes Urteilsvermögen.

Fähigkeit zur Analyse und Interpretation von Quelldokumenten und Daten.

Fähigkeit, Korrespondenz, Sitzungszusammenfassungen und Protokolle zu verfassen.

Gute Schreibfähigkeiten und Fähigkeit, Diktate mit der erforderlichen Geschwindigkeit aufzunehmen.

Fähigkeit, Routine von Nicht-Routine zu unterscheiden.

Fähigkeit, harmonisch als Teammitglied zu arbeiten, sich an unterschiedliche Bildungs- und kulturelle Hintergründe anzupassen und einen hohen Standard persönlicher Integrität zu wahren.

WHO-Kompetenzen

Erweitertes WHO Global Competency Model:

Teamarbeit

Respektieren und Fördern individueller und kultureller Unterschiede

Kommunikation

Erzielung von Ergebnissen

Fortschritt in einem sich verändernden Umfeld

Sprachkenntnisse

Wesentlich: Ausgezeichnete Kenntnisse in Englisch und der Landessprache.

Weitere Fähigkeiten

Versiert im Umgang mit Standard-MS-Office-Softwareanwendungen.

VERGÜTUNG

Die WHO bietet Mitarbeitern in der Kategorie Allgemeine Dienste ein attraktives Vergütungspaket, das für die oben genannte Position ein jährliches Nettogrundgehalt ab PGK 67.907 (vorbehaltlich obligatorischer Abzüge für Rentenbeiträge und Krankenversicherung, sofern zutreffend) und 30 Tage Jahresurlaub umfasst.

WEITERE INFORMATIONEN

• Diese Ausschreibung kann zur Besetzung anderer ähnlicher Positionen auf derselben Gehaltsstufe verwendet werden.
• Nur ernsthaft in Betracht gezogene Kandidaten werden kontaktiert.
• Ein schriftlicher Test und/oder eine asynchrone Video-Bewertung kann als Screening-Methode verwendet werden.
• Falls Ihre Bewerbung für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wird, müssen Sie im Voraus eine gescannte Kopie der für diese Position erforderlichen Abschlüsse/Diplome/Zertifikate vorlegen. Die WHO berücksichtigt nur höhere Bildungsabschlüsse von einer Institution, die in der World Higher Education Database (WHED) akkreditiert/anerkannt ist, einer Liste, die von der International Association of Universities (IAU)/UNESCO aktualisiert wird. Die Liste ist unter folgendem Link zugänglich: http://www.whed.net/. Einige Berufsqualifikationen sind möglicherweise nicht in der WHED aufgeführt und erfordern eine individuelle Prüfung.
• Gemäß Artikel 101, Absatz 3, der Charta der Vereinten Nationen ist bei der Einstellung von Personal die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität zu gewährleisten, vorrangig. Dabei wird auch auf die Bedeutung einer möglichst breiten geografischen Rekrutierung geachtet.
• Jede Ernennung/Verlängerung unterliegt den WHO-Personalvorschriften, Personalregeln und dem Handbuch.
• Der Generaldirektor behält sich das Recht vor, keine Ernennung für diese Stelle vorzunehmen, eine Ernennung auf einer niedrigeren Stufe vorzunehmen oder eine Ernennung mit einer geänderten Stellenbeschreibung, einschließlich Verkürzung der Dauer der Ernennung, vorzunehmen.
• Die WHO verpflichtet sich, ein vielfältiges und inklusives Umfeld gegenseitigen Respekts zu schaffen. Die WHO stellt Personal unabhängig von Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Sprache, Rasse, Familienstand, religiösem, kulturellem, ethnischem und sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen ein.
• Personen mit Behinderungen können angemessene Vorkehrungen (Änderungen oder Anpassungen des Bewerbungs- oder Einstellungsverfahrens) beantragen, um ihre Teilnahme am Bewerbungs- und Einstellungsverfahren zu unterstützen. Bitte senden Sie eine E-Mail an reasonableaccommodation@who.int mit Ihrem vollständigen Namen, der Stellenanzeige, auf die Sie sich bewerben, und spezifischen Details der benötigten Vorkehrungen.
• Ein tadelloses Verhalten in Bezug auf Integrität und berufsethische Standards ist unerlässlich. Die WHO ist stolz auf eine Belegschaft, die sich an die höchsten ethischen und beruflichen Standards hält und sich verpflichtet, die WHO-Wertecharta in die Praxis umzusetzen.
• Die WHO toleriert keine sexuelle Ausbeutung und Missbrauch (SEA), sexuelle Belästigung und andere Arten von missbräuchlichem Verhalten (z. B. Diskriminierung, Machtmissbrauch und Belästigung). Alle Mitglieder der WHO-Belegschaft haben die Aufgabe, einen sicheren und respektvollen Arbeitsplatz zu fördern und der WHO alle tatsächlichen oder vermuteten Fälle von SEA, sexueller Belästigung und anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten zu melden. Um sicherzustellen, dass Personen mit einer belegten Vorgeschichte von SEA, sexueller Belästigung oder anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten nicht von der Organisation eingestellt werden, führt die WHO eine Hintergrundüberprüfung der Endkandidaten durch.
• Die WHO hat eine rauchfreie Umgebung und stellt keine Raucher oder Nutzer jeglicher Tabakform ein.
• Die WHO bietet auch eine breite Palette von Vorteilen für Mitarbeiter, einschließlich Elternzeit und attraktiven flexiblen Arbeitsregelungen, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern und allen Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Talente voll auszudrücken und zu entwickeln.
• Das gesetzliche Rentenalter für Personalstellen beträgt 65 Jahre. Für externe Bewerber werden in der Regel nur diejenigen berücksichtigt, die voraussichtlich die Vertragsdauer erfüllen.
• Bitte beachten Sie, dass die Verträge der WHO davon abhängig sind, dass die Mitglieder der Belegschaft bestätigen, dass sie gemäß den WHO-Anforderungen vor Aufnahme einer WHO-Tätigkeit geimpft sind, außer wenn eine medizinische Bedingung eine solche Impfung nicht zulässt, wie vom WHO-Personalgesundheits- und Wohlfühldienst (SHW) bescheinigt. Der erfolgreiche Kandidat wird gebeten, relevante Nachweise zu dieser Bedingung vorzulegen. Eine Kopie des aktualisierten Impfpasses muss im medizinischen Freigabeprozess dem WHO-Medizinservice vorgelegt werden. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Länder den Nachweis spezifischer Impfungen für die Ein- oder Ausreise verlangen. Beispielsweise ist ein offizieller Nachweis/Zertifikat der Gelbfieberimpfung für die Einreise in viele Länder erforderlich. Länderspezifische Impfempfehlungen finden Sie auf der WHO-Website für internationale Reisen und Personalgesundheit und Wohlbefinden. Für impfungsbezogene Anfragen wenden Sie sich bitte direkt an SHW unter shws@who.int.
• Diese Stelle unterliegt der lokalen Rekrutierung und wird mit Personen besetzt, die im lokalen Pendelbereich des Dienstortes rekrutiert werden.
• Falls die Website nicht richtig angezeigt wird, versuchen Sie es erneut, indem Sie: (i) überprüfen, ob Sie die neueste Version des Browsers installiert haben (Chrome, Edge oder Firefox); (ii) Ihren Browserverlauf löschen und die Seite in einem neuen Browserfenster (nicht in einem neuen Tab desselben Browsers) öffnen; oder (iii) die Website mit dem Mozilla Firefox-Browser oder einem anderen Gerät aufrufen. Klicken Sie auf diesen Link für detaillierte Anweisungen zum Ausfüllen von Bewerbungen: Anweisungen für Bewerber