Programm-Assistenten (Sicherheit und Technologie, 2 Stellen)

Über den Job

Hintergrund

Das United Nations Institute for Disarmament Research (UNIDIR) ist ein freiwillig finanziertes, autonomes Institut innerhalb der Vereinten Nationen. Als eines der wenigen politischen Institute weltweit, die sich auf Abrüstung konzentrieren, generiert UNIDIR Wissen und fördert Dialog und Handeln zu Abrüstung und Sicherheit. Mit Sitz in Genf unterstützt UNIDIR die internationale Gemeinschaft bei der Entwicklung praktischer, innovativer Ideen, die zur Lösung kritischer Sicherheitsprobleme erforderlich sind.

Das Sicherheits- und Technologieprogramm von UNIDIR unterstützt multilaterale Abrüstungsprozesse, indem es auf technologische Innovationen reagiert und zugängliches Wissen, relevante Analysen sowie moderierte Multi-Stakeholder-Dialoge bereitstellt. Das Programm konzentriert sich derzeit auf drei Forschungsschwerpunkte:

• Identifizierung und besseres Verständnis neuer und aufkommender Technologien, die für internationalen Frieden und Sicherheit relevant sind;
• Analyse der Anwendung und Auswirkungen solcher neuer und aufkommender Technologien auf internationalen Frieden und Sicherheit; und
• Erforschung, wie die Technologie-Governance verbessert und die Rüstungskontrolle modernisiert werden kann, um den Herausforderungen durch neue und aufkommende Technologien gerecht zu werden.

Aufgaben

Innerhalb des Programms übernimmt der Programm-Assistent unter der Aufsicht des Programmleiters folgende Aufgaben:

Planung und Organisation der täglichen Aktivitäten des Programms, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Administrative Unterstützung der Programmaktivitäten, einschließlich der Koordination zwischen der Finanz-, Budget- und Verwaltungsabteilung (FBA) von UNIDIR und den Forschern des Programms bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sowie der Kommunikation mit externen Beratern und Anbietern;
• Betreuung des Programmabschnitts auf der UNIDIR-Website und der Social-Media-Aktivitäten;
• Zusammenstellung der monatlichen Newsletter-Beiträge des Programms;
• Unterstützung bei Monitoring- und Evaluierungsaktivitäten des Programms und Sicherstellung der regelmäßigen Aktualisierung der Monitoring- und Evaluierungsdatenbank;
• Unterstützung bei der Redaktion und Gestaltung der Publikationen des Programms sowie Pflege aktueller Publikationskataloge;
• Unterstützung des Programmleiters bei der Verwaltung von Rekrutierungs- und Beschaffungsprozessen;
• Assistenz des Programmleiters bei Öffentlichkeitsarbeit mit relevanten Interessengruppen zur Förderung der Arbeit des Programms;
• Betreuung und Anleitung von Nachwuchskräften sowie Aufgabenteilung;
• Unterstützung bei der Gestaltung, Entwicklung und Überprüfung der Programmstrategien und -projekte; und
• Organisation und Pflege der Programmdokumentation und -unterlagen.

Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation für das Programm, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Unterstützung des Programmleiters und der Forscher bei der Organisation von Treffen, Veranstaltungen und Workshops zu Themen der internationalen Sicherheit und Technologie;
• Administrative und operative Unterstützung bei den jährlichen Hauptveranstaltungen des Programms, darunter die Cyber Stability Conference, die Global Conference on AI, Security and Ethics sowie der Innovations Dialogue;
• Unterstützung im gesamten Veranstaltungszyklus, einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Verfassen und Versenden von Einladungen, Überwachung der Anmeldungen, Förderung und Öffentlichkeitsarbeit für Veranstaltungen, Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Verwaltung von Beschaffungsaktivitäten;
• Koordination logistischer Arrangements mit Veranstaltungsteilnehmern und Referenten, einschließlich der Organisation von Reisen für Teilnehmer unter Einhaltung der UN-Reiseregeln;
• Technische Unterstützung bei Programmveranstaltungen, einschließlich der Durchführung von Veranstaltungen auf Videokonferenzplattformen wie Webex und Zoom sowie Kommunikation mit Technikern bei Bedarf;
• Koordination interner Teammeetings, einschließlich Terminplanung und Protokollführung; und
• Betreuung der Pflege der Programm-Mailinglisten für Veranstaltungseinladungen.

Weitere Aufgaben nach Bedarf.

Arbeitsplan für die vorgeschlagene Tätigkeit

Ein Arbeitsplan für die Vertragsdauer wird innerhalb der ersten zwei Wochen des Vertrags erstellt. Der Programm-Assistent wird regelmäßige Treffen mit dem Programmleiter haben, um Aufgaben im Arbeitsplan festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Der Programm-Assistent informiert den Programmleiter und relevante Forscher, falls Probleme bei der Einhaltung vereinbarter Fristen auftreten.

Leistungsindikatoren

Der Programm-Assistent wird am Ende seines/ihres Vertrags bewertet. Leistungsindikatoren umfassen:

• Aufgaben werden termingerecht und zur Zufriedenheit des Programmleiters erledigt.
• Engagement ist professionell, teamorientiert und positiv.
• Aktive Teilnahme an den Aktivitäten des Instituts.
• Der Programm-Assistent zeigt die Kernwerte der UN und die unten beschriebenen Kernkompetenzen bei der Ausübung seiner/ihrer Aufgaben.

Der Programm-Assistent soll die Kernwerte der Vereinten Nationen demonstrieren: Professionalität, Integrität und Respekt für Vielfalt.

Darüber hinaus zeigt der Programm-Assistent in dieser Rolle folgende Kompetenzen:

• Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert Prioritäten und Aufgaben; passt Prioritäten bei Bedarf an; plant angemessene Zeit und Ressourcen für die Arbeit ein; erkennt Risiken und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Aktionen bei Bedarf an; nutzt Zeit effizient.
• Verantwortlichkeit: Übernimmt Verantwortung für alle Aufgaben und hält Zusagen ein; liefert Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Zeit-, Kosten- und Qualitätsstandards; handelt in Übereinstimmung mit Organisationsvorschriften und -regeln; unterstützt Untergebene, überwacht und übernimmt Verantwortung für delegierte Aufgaben; übernimmt persönliche Verantwortung für eigene Mängel und gegebenenfalls für die der Arbeitseinheit.
• Teamarbeit: Arbeitet kollaborativ mit Kollegen zur Erreichung organisationaler Ziele; holt Beiträge ein, indem er die Ideen und Expertise anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt die Teamagenda über die persönliche Agenda; unterstützt und handelt entsprechend der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese nicht vollständig der eigenen Position entspricht; teilt Anerkennung für Teamerfolge und übernimmt gemeinsame Verantwortung für Teamfehler.
• Kommunikation: Spricht und schreibt klar und effektiv; hört anderen zu, interpretiert Nachrichten korrekt und reagiert angemessen; stellt Fragen zur Klärung und zeigt Interesse an einem zweiseitigen Kommunikationsprozess; passt Sprache, Ton, Stil und Format an das Publikum an; zeigt Offenheit beim Teilen von Informationen und hält Menschen informiert.

Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung

Ein fortgeschrittener universitärer Abschluss (Master oder gleichwertig) in öffentlicher Verwaltung, Betriebswirtschaft, Organisationswissenschaften, internationalen Angelegenheiten, Politikwissenschaft oder einem verwandten Bereich ist erforderlich.

Erfahrung

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Projektverwaltung und -koordination, Büroorganisation oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
• Computerkenntnisse, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint), sind erforderlich.
• Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation ist erforderlich.
• Kenntnisse in Videokonferenzplattformen wie Webex und Zoom sind sehr wünschenswert.
• Erfahrung mit digitalen Werkzeugen wie Adobe InDesign und Canva ist sehr wünschenswert.
• Erfahrung im Bereich Verwaltung bei den Vereinten Nationen oder ähnlichen internationalen Organisationen ist wünschenswert.
• Kenntnisse zu Gender-Themen oder Erfahrung mit Gender-Mainstreaming sind wünschenswert.

Sprachen

Für diese Aufgabe sind fließende Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache sind von Vorteil.

Bewertung

Die Bewertung qualifizierter Kandidaten kann eine Beurteilungsübung umfassen, die durch ein kompetenzbasiertes Interview ergänzt werden kann.

Reisen

Der Programm-Assistent kann im Verlauf dieser Aufgabe zu Reisen verpflichtet sein. Termine und Orte werden im Rahmen der Umsetzung relevanter Projekte festgelegt.

Der Programm-Assistent muss den UN-Kurs BSAFE (online) absolvieren und UNIDIR ein Abschlusszertifikat vorlegen.

Urheberrecht

UNIDIR behält das Urheberrecht an allen Dokumenten und das Eigentum an geistigem Eigentum, das aus allen Arbeiten im Rahmen dieses Vertrags entsteht. Der Programm-Assistent garantiert, dass die Ergebnisse Originalarbeiten sind oder, falls er/sie urheberrechtlich geschütztes Material aus einer anderen Quelle einbezieht, die Erlaubnis zur Nutzung eingeholt wird. Schriftliche Ergebnisse können dem Programm-Assistenten zugeschrieben werden.

Wie bewerben

Der Bewerber sollte einreichen:

• Ein Anschreiben;
• Ein PDF eines UN Personal History Profile (PHP), erstellt über Inspira; und
• Name und Kontaktdaten von drei Referenzen.

Bewerbungen sind als E-Mail-Anhänge mit dem Betreff "Application: Security and Technology Programme Assistant" an unidir.recruitment@un.org zu senden.

Postalische Bewerbungen werden nicht akzeptiert.

Bewerbungsschluss ist der 7. Juni 2026. Die Frist endet um Mitternacht Genfer Zeit.

Bitte beachten Sie

Aufgrund der hohen Anzahl eingehender Bewerbungen werden nur ausgewählte Kandidaten kontaktiert.

Sollten Sie im Prozess weiterkommen, werden Sie möglicherweise zu einer weiteren Bewertung eingeladen.

Frauen werden zur Bewerbung ermutigt.