Stiftung Heilsarmee Schweiz machte sich fit für die digitale Zukunft

Stiftung Heilsarmee Schweiz machte sich fit für die digitale Zukunft

Stiftung Heilsarmee Schweiz machte sich fit für die digitale Zukunft 180 Dienststellen, 2 000 Mitarbeitende - 1 zentrale ERP-Lösung

Die Heilsarmee Schweiz bietet in der Schweiz mit über 2 000 Mitarbeitenden zahlreiche Dienstleistungen in der Flüchtlingshilfe, betreibt verschiedene Sozialinstitutionen und zahlr eiche Brockenstuben. Dass die Mitarbeitenden in der Verwaltung seit Anfang Jahr produktiver und effizienter arbeiten können, verdanken sie der Branchen-Softwarelösung für NPO und Verbände von Data Dynamic AG. Die Leistungsvielfalt und die dezentrale Organisation der Stiftung Heilsarmee Schweiz stellen hohe administrative Anforderungen. Dank der Partnerschaft mit dem Softwareunternehmen Data Dynamic AG arbeitet die Stiftung seit Anfang 2018 erfolgreich mit der zentralen Businesssoftware MS Dynamic NAV. Sie erleichtert bereits zahlreichen Schweizer Nonprofit-O rganisationen und Verbänden die Arbeit, macht sie effizienter und ebnet ihnen den Weg in die digitale Zukunft. Ausgangslage
Die Heilsarmee Schweiz ist an über 180 Dienststellen tätig. Dort wurde in der Vergangenheit in einer heterogenen System umgebung mit unterschiedlichen ERP-Produkten gearbeitet. Die Folge: schwerfällige administrative Prozesse und dezentral verteiltes Wissen erschwerten die Administration und die interne Kommunikation. Ziel war es, ein zentrales, alle Kernprozesse abdeckendes Gesamtsystem einzusetzen. Auf der Suche nach einem geeigneten System reifte bereits in einer frühen Konzeptphase die Erkenntnis, dass eine früher angedachte Lösung nur mit enormem finanziellem Aufwand realisierbar wäre. In einem neuen Evaluationsprozess setzte sich Data Dynamic AG mit ihrer erprobten Branchen lösung für NPO und Verbände durch. Projektziele
Herausforderungen
Die Stiftung Heilsarmee definierte folgende Projektziele:
- Die über 100 Mandanten sollen auf 10 Mandanten reduziert - Ablösung der verschiedenen bestehenden ERP-Lösungen werden, mit Abbildung der Dienststellen als zusätzliche mit MS Dynamics NAV Dimension innerhalb eines Mandanten. - Entwicklung eines zentralen Gesamtsystems für alle - Aus Benutzersicht soll die Wahl eines bestimmten Mandanten Kern prozesse auch mit der Wahl einer oder mehrerer Dienststellen verknüpft - Integration von 180 Dienststellen in 1 System. werden können. Das System wird im Endausbau von 330 Mitarbeitern benutzt. - Die gesamten Funktionalitäten sind auch in französischer - Vereinfachung der operativen Prozesse, zum Beispiel Import Sprache verfügbar. der Finanzdaten aus externen Systemen - Abbildung der Prozesse aus dem Bereich Migration - Relevante Informationen wie Finanzabschlüsse, Kostenrechnung und Fonds sind auf allen Ebenen effizient und Zur Lösung dieser Problemstellung entwarf das D esign-Team der sofort ersichtlich Data Dynamic AG einen Protot ypen, der in Konzept-Workshops - Geographische Abdeckung der Deutschschweiz und der präsentiert, und, zusammen mit dem Kernteam der Heilsarmee, Romandie verfeinert wurde.

• Das Know-how ist auf mehrere Personen verteilt
• Manuelle Schnittstellen sind weitgehend auto matisiert

Lösungsweg
In 34 teilprojektbezogenen Workshops erarbeiteten Teams der Data Dynamic AG und der Heilsarmee Lösungen für über 500 Anforderungen. Mittels Fit-/Gap-Analyse konnte nachgewiesen werden, dass zwei Drittel der Anforderungen im Rahmen des Standards abgedeckt sind. Für den Rest gab es detaillierte Lösungsvorschläge, für jedes Teilprojekt detaillierte Spezifikationen. Übergreifenden Projektaspekte flossen in ein Projektkonzept ein. Projektvorgehen
Bereits eine Woche nach dem Go starteten die Umsetzungsarbeiten, die Projektorganisation wurde aufgebaut. Allen Bet ei ligten war wichtig, eine schlagkräftige Organisation zu etablieren - mit kleinen Kernprojektteams pro Teilprojekt. Mit wöchentlichen Sprints definierte man alle in der Folgewoche zu entwickelnden Funktionen und Tests. So konnte Phase 1 der Grundentwicklung in drei Monaten abgeschlossen werden. Nach jeder Grundentwicklungsphase folgten umfangreiche Gesamttests im erweiterten Benutzerkreis. Damit gelang es, die umfangreichen Schulungen rechtzeitig durchzuführen. Die neue Lösung startete mit einem ersten Schritt am 1. Januar 2019 im Hauptquartier der Heilsarmee und bei ausg ewählten Pilotinstitutionen, darunter bei der grössten Institution in Genf. "Mit Data Dynamic AG hatten und haben wir einen kompetenten und erfahrenen Partner zur Seite, der uns mit Microsoft Dynamics NAV eine ganz starke Softwarelösung entwickelt und implementiert. Die umfassenden Anforderungen der Heilsarmee wurden optimal umgesetzt, die gesamte Organisation arbeitet effizienter. Für alle Projektmitarbeitenden war es ein toller Erfolg, dass der produktive Start im geplanten Umfang und rechtzeitig gelang!" Philip Bates, Projektleiter, Stiftung Heilsarmee Schweiz "Grosses gegenseitiges Vertrauen und hohe Kompetenz seitens der Heilsarmee prägten die Zusammenarbeit von Beginn an. Auch in hektischen Momenten fanden wir zusammen konstruktive Lösungen. Entsprechend hoch war und ist die Motivation, für die Heilsarmee eine gute, zukunftsorientierte Lösung zu erarbeiten und zeitgerecht einzuführen." Alexander Hulfeld, Projektleiter, Data Dynamic AG Stiftung Heilsarmee Schweiz
- Die Heilsarmee Schweiz gibt es seit 1882. Sie ist eine Kirche und eine der grössten NPO der Schweiz. Sie beschäftigt über 2 000 Mitarbeitende.

• Die Heilsarmee Schweiz bildet mit Österreich und Ungarn ein gemeinsames Territorium mit Hauptsitz in Bern.
• Das Angebot der Heilsarmee umfasst folgende Dienstleistungen:
  
• Kirchgemeinden. Über 60 Kirchgemeinden in der Deutsch- und Westschweiz
• Soziale Institutionen. Mehr als 40 soziale Institutionen in der Deutsch- und Westschweiz
• Migration. Führung mehrerer Asylzentren im Kanton Bern und Betreuung von rund 3 500 Flüchtlingen aus über

50 Herkunftsländern.

• Brocki. Heilsarmee brocki.ch bietet schweizweit (an 20 Standorten) mit ihrer Secondhandware eine Einkaufsa lternative für Alltagsgegenstände an.
• Internationale Entwicklung. Projekte in den Bereichen Gesundheit, Bildung, Einkommensverbesserung und

Korruptionsbekämpfung in Asien, Afrika, Lateinamerika und der Karibik. MS Dynamics NAV:
Data Dynamic AG
Die Branchenmodule für NPO
Data Dynamic AG ist eine bedeutende Schweizer Anbieterin von - DynamicADDRESS: Adressenverwaltung Businesssoftware mit Standort in Bern. Fokussiert auf Microsoft - DynamicCARE: Klientenverwaltung für den Betrieb Dynamics NAV, entwickelt und implementiert das Unternehmen sozialer Institutionen mit rund 50 Mitarbeitenden massgeschneiderte Branchenlösun- - DynamicFUND: Spendenverwaltung gen für das Gesundheits wesen, für NPO's/Verbände und für wei- - DynamicMEMBER: Mitgliederverwaltung tere Branchen.

• Dynamic KURS: Kurs-/Event-Management
• DynamicLOHN
  
• DynamicHR
  Data Dynamic AG - Bremgartenstrasse 37 - 3001 Bern - Tel.: +41 31 308 10 10 - E-Mail: info@ddag.ch - Web: www.ddag.ch