Eine Assistenz der Personalabteilungsleitung 80%

Über den Job

Beschreibung des Unternehmens

Die öffentlichen Einrichtungen für Integration (EPI) haben die Aufgabe, zum Wohlbefinden und zur sozialen und/oder beruflichen Integration von Menschen mit Behinderung oder mit Schwierigkeiten bei der beruflichen und/oder sozialen Eingliederung beizutragen.

Die EPI zählen mehr als 1400 Mitarbeitende, Beschäftigte in geschützten Arbeitsplätzen, Praktikantinnen und Praktikanten, Auszubildende, die unterschiedlichen rechtlichen und gesetzlichen Status unterliegen. Die Personalabteilung, die der Geschäftsleitung unterstellt ist, hat die Aufgabe, die institutionellen Personalpolitiken zu erarbeiten, umzusetzen und zu implementieren, wie z. B. Personalverwaltung, Lohnzahlung, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie Weiterbildung.

Wir suchen zur Unterstützung der Leitung sowie der drei Führungskräfte der Personalabteilung eine Assistenz der Leitung mit 80% Pensum.

Stellenbeschreibung

• Die Sekretariats- und administrative Unterstützung der Leitung und der Führungskräfte der Personalabteilung sicherstellen, einen Mehrwert bieten und die notwendigen Dokumente vorbereiten.
• Empfang, Auskunftserteilung und Weiterleitung von Besuchern und Mitarbeitenden, die mit der Leitung zu tun haben.
• Planung und Durchführung administrativer Aufgaben: Sitzungen vorbereiten, Übersichten und Fristen der behandelten Themen führen sowie Protokolle erstellen.
• Zusammenarbeit mit allen Diensten der Institution bezüglich der von der Dienstleitung und den Führungskräften bearbeiteten Akten.
• Koordination der Informationen zwischen den Diensten sicherstellen.
• Bearbeitung der allgemeinen E-Mail-Adresse der Personalabteilung.
• Unterstützung der Personalabteilung bei redaktionellen Aufgaben (Korrespondenz, Protokolle insbesondere von Mitarbeitergesprächen, Arbeitszeugnisse etc.).
• Selbständige Organisation von Veranstaltungen in Verbindung mit der Personalabteilung.
• Administrative Unterstützung der Weiterbildung sicherstellen.
• Verwaltung der Rechnungen der Personalabteilung (Überwachung von Temporärangestellten, Dienstleistern, Ärzten etc.).

Qualifikationen

• Inhaber/in einer kaufmännischen Berufsmaturität oder des eidgenössischen Fachausweises als Assistent/in der Geschäftsleitung. Der Besitz eines Zertifikats als Personalassistent/in ist von Vorteil.
• Mindestens 5 Jahre nachgewiesene Erfahrung in einer Assistenzfunktion, vorzugsweise im Bereich Personalwesen.
• Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Französisch sowie perfekte Beherrschung der gängigen Bürosoftware.
• Einen echten Mehrwert für die Institution schaffen, indem Sie proaktiv sind und qualitativ hochwertige Arbeit leisten.
• Eine positive und flexible Persönlichkeit sowie Teamgeist, ausgezeichnete Kontaktfähigkeit, ein ausgeprägtes Gespür für Diskretion und Vertraulichkeit.
• Gute Belastbarkeit bei hoher Beanspruchung sowie die Fähigkeit, ein grosses Arbeitsvolumen termingerecht und qualitativ hochwertig zu bewältigen.
• Fähigkeit, selbständig, organisiert, lösungs- und kundenorientiert zu arbeiten, insbesondere durch Entwicklung eigener Werkzeuge zur Förderung der Zusammenarbeit und durch soziale Kompetenz.
• Ausgeprägtes Interesse an der Integrationsmission für Menschen mit Behinderung oder mit Eingliederungsschwierigkeiten.

Zusätzliche Informationen

Die EPI bieten:

• Eine abwechslungsreiche Funktion mit Verantwortung in einer sozialen Einrichtung mit ehrgeizigen und innovativen Zielen.
• Ein motivierendes und dynamisches Arbeitsumfeld, das Eigeninitiative und berufliche Weiterbildung ermöglicht.
• Ein vielfältiges Weiterbildungsangebot.
• Die Arbeitsbedingungen des öffentlichen Dienstes.

Bewerbungsfrist: 8. Juni 2026

Arbeitsbeginn: 1. Juli 2026

Funktionsklasse: 14

Übliche Bewerbungsunterlagen werden verlangt: Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplome und alle Arbeitszeugnisse. Nur vollständige Bewerbungsunterlagen werden berücksichtigt.

OCE-Kandidat/in / Extern:

Ein einwandfreies Strafregisterauszug sowie ein spezieller Strafregisterauszug werden bei einer Anstellung systematisch verlangt.

Gemäss der Querschnittsrichtlinie „Rekrutierungsverfahren in öffentlich-rechtlichen Institutionen und subventionierten Einrichtungen – Zusammenarbeit mit dem kantonalen Arbeitsamt“ wird Kandidaten mit Wohnsitz im Kanton Genf Vorrang eingeräumt.

Im Falle einer Anstellung können Einsatzort und Arbeitsort während des Vertrags aus organisatorischen Gründen geändert werden.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite  www.epi.ge.ch