Administrative/r Assistent/in Finanzen, Qualität und Infrastruktur

Über den Job

Die Hochschule für Wirtschaft Freiburg (HEG-FR) ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige und dreisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Masterniveau an.

Aufgabe und Tätigkeitsbereich

Die Aufgabe dieser Stelle besteht darin, die administrative Koordinatorin bei der Überwachung und Weiterentwicklung der Finanz-, Qualitäts- und Infrastrukturprozesse zu unterstützen. Sie spielen eine Schlüsselrolle für das reibungslose Funktionieren der internen Aktivitäten und stellen gleichzeitig die Verbindung zu unseren verschiedenen Partnern sicher.

• Erstellung, Kontrolle und Nachverfolgung der Buchhaltungsunterlagen und Rechnungsaufträge gemäss den geltenden Verfahren sicherstellen

• Nachverfolgung des Rechnungsplans sicherstellen

• Aktualisierung der Instrumente zur monatlichen Budgetüberwachung und Meldung von Abweichungen oder prüfungsbedürftigen Elementen

• Nachverfolgung der Empfehlungen aus externen Finanzprüfungen gemäss den Anweisungen der Koordinatorin auf dem neuesten Stand halten

• Unterstützung bei der Umsetzung der Qualitätsprozesse und Aktualisierung der Dokumentation gemäss der Norm ISO 9001

• Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Prozesse

• Administrative Unterstützung bei der Verwaltung der Infrastruktur leisten und mit den verschiedenen Abteilungen der HEG-FR zusammenarbeiten

Ihr Profil

• EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder gleichwertige Ausbildung

• Praktische Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion, idealerweise in den Bereichen Finanzen und Qualität (von Vorteil)

• Strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Teamgeist

• Eigeninitiative, Selbstständigkeit und hohe Organisationsfähigkeit

• Beherrschung der MS Office-Tools und gängiger IT-Anwendungen

• Beherrschung der französischen oder deutschen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache

Zusätzliche Informationen

• Beschäftigungsgrad: 30 - 40 %, bevorzugte Arbeitszeitverteilung auf halbe Tage

• Die HES-SO//Freiburg verfolgt eine Gleichstellungspolitik bei der Rekrutierung

• Auskunft: Frau Isabelle Reine, Standortverwalterin, Tel. 026 429 63 58

• Arbeitsbeginn: 1. Februar 2027

• Bewerbungsschluss: 18. Oktober 2026

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Kopien von Diplomen und Arbeitszeugnissen). Bitte senden Sie diese, indem Sie auf die Schaltfläche "Bewerben" unten klicken.