Mobile und vielseitige Sekretärin oder vielseitiger Sekretär für das Kinderspital - 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Um mehr über unsere Einrichtung zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist dem Departement für Frau, Kind und Jugendlicher zugeordnet, dessen Aufgabe es ist, qualitativ hochwertige und bedarfsgerechte Pflege für Frauen in jeder Lebensphase sowie für Neugeborene, Kinder und Jugendliche bis zum Alter von 16 Jahren anzubieten. Es fördert die Entwicklung von Spitzenleistungen und Kompetenzzentren in Spezialgebieten.

Es umfasst insbesondere die Abteilungen für Allgemeinpädiatrie, pädiatrische Fachgebiete, Kinderchirurgie, Entwicklung und Wachstum, pädiatrische Intensivpflege und Neonatologie sowie die pädiatrische Notfallversorgung.

Stellenbeschreibung

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit übernehmen Sie Vertretungsaufgaben in verschiedenen Sekretariaten der Pädiatrie (Kinderspital) für kurze bis mittlere Zeiträume und müssen sich daher rasch an Veränderungen anpassen können. Die grösste Herausforderung dieser Stelle ist die Vielfalt der Aufgaben und die kurze Einsatzdauer, weshalb Sie über eine ausgezeichnete Lern-, Analyse- und Zuhörfähigkeit verfügen müssen, um Ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten empfangen, informieren und leiten Sie Patientinnen und Patienten sowie deren Begleitpersonen, die die Abteilung aufsuchen, und verwalten die eingehenden Telefonanrufe.

Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie die elektronische Agenda der Ärzte verwalten und die Patientendossiers vorbereiten. Nach den Konsultationen erfassen Sie medizinische Berichte selbstständig und zügig. Bei Bedarf koordinieren Sie ergänzende medizinische Untersuchungen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, erledigen Sie eigenständig administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Ihrer Funktion, darunter die Nachverfolgung der Patientendossiers, die Verwaltung der Post und E-Mails, die Urlaubsplanung sowie die Organisation von medizinischen Kongressen.

Sie zeigen Eigeninitiative bei der Erledigung logistischer Aufgaben eines Sekretariats, wie Bestellungen, Honorarnoten und Archivierung.

Im Team pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit mit Ihren medizinischen Sekretärinnen und Sekretären und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Allgemein zeichnet Sie Ihr Dienstleistungsbewusstsein aus, wodurch Sie flexibel sind und Ihre Vielseitigkeit je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen einbringen können.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ) und ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär oder eine gleichwertige Ausbildung.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einem medizinischen Sekretariat mit, idealerweise in einer ähnlichen Position.

Sie beherrschen die französische Sprache mündlich und schriftlich perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Medizinische Fachterminologie ist Ihnen leicht verständlich. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Sie besitzen die ECDL Advanced-Zertifizierung mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web und sehr gute Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Laboranfragen).

Dank Ihres guten Teamgeistes sind Sie in der Lage, in einem gemeinsamen Büro mit mehreren Sekretärinnen und Sekretären zu arbeiten.

Sie sind selbstständig, sorgfältig und präzise in Ihren Aufgaben und verfügen über ein gutes Organisations- und Prioritätenbewusstsein.

Sie sind zudem mit den nötigen Werkzeugen ausgestattet, um unvorhergesehene Situationen zu bewältigen und Stresssituationen problemlos zu meistern.

Schliesslich zeichnen Sie sich durch ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit aus.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.11.2026
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 12
• Vertragsdauer: 12 Monate befristet
• Bewerbungsfrist: 14.09.2026
• Auskunft: Frau V. Lopez Sanchez, Leiterin der Sekretariate des Kinderspitals, virginia.lopezsanchez@hug.ch
• Anforderung des Pflichtenhefts: Herr C. Clerc, stellvertretender HR, cedric.clerc@hug.ch

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und fördern Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.