Genf
Senior Executive Assistant 60-100 %, Genf (oder Zürich), (m/w/d)
- 15 Juli 2026
- 60 – 100%
- Genf
Über den Job
Bei Julius Baer schätzen und würdigen wir die individuellen Qualitäten, die Sie mitbringen, damit Sie wirkungsvoll, unternehmerisch und befähigt handeln und Werte über das Vermögen hinaus schaffen können. Gestalten wir gemeinsam die Zukunft des Vermögensmanagements.
Die Position des Executive Assistant zur Unterstützung des Market Head Intermediaries Westschweiz & Americas ist eine strategische Rolle, die eine erfahrene, diskrete, ergebnisorientierte und sehr engagierte Fachkraft erfordert. Der Senior Executive Assistant bietet umfassende, hochwertige administrative und operative Unterstützung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Prioritäten.Die erfolgreiche Kandidatin/der erfolgreiche Kandidat unterstützt den Market Head Intermediaries Westschweiz & Americas bei der Steigerung der operativen Effizienz, strategischen Initiativen und der Koordination der Führung im Markt sowie bei der Organisation und Überwachung interner und externer Veranstaltungen gemeinsam mit unserer Marketingabteilung. Diese Rolle verbindet hochrangige administrative Unterstützung mit einigen zentralen Geschäftsführungsaufgaben und agiert als vertrauenswürdiger Partner, um eine nahtlose Umsetzung der Prioritäten sicherzustellen.
Diese Person fungiert als zentraler Ansprechpartner und managt komplexe und vielfältige Aufgaben wie Executive Support, Geschäftsführung, Entwicklungsunterstützung und Compliance-bezogene Tätigkeiten.
Mit einer proaktiven Denkweise und unermüdlicher Detailgenauigkeit agiert der Executive Assistant als vertrauenswürdiger Partner, antizipiert Bedürfnisse, verwaltet sensible Informationen vertraulich und trägt zur Steigerung der Effektivität der Führungsebene bei.
Bei Julius Baer, wo Exzellenz und Kundenorientierung unsere Kultur prägen, verlangt diese Rolle höchste Standards an Professionalität, Diskretion und Serviceorientierung in einem schnelllebigen Umfeld mit mehreren Anspruchsgruppen.
IHRE AUFGABEN
Proaktive Verwaltung des Kalenders des Market Head Intermediaries Westschweiz & Americas: Termine planen, Prioritäten setzen und Konflikte lösen
Vorbereitung von Agenden, Briefing-Materialien, Präsentationen (PowerPoint/Excel) und Gesprächspunkten für interne und externe Meetings
Organisation von Reisevorbereitungen, einschließlich Reiserouten, Visabestimmungen falls erforderlich, Unterkünften und Spesenabrechnung
Organisation erstklassiger interner und externer Veranstaltungen für Teammitglieder und Kunden mit Liebe zum Detail und herausragender Professionalität
Fungieren als Gatekeeper durch Screening von Anrufen und E-Mails, Bearbeitung sensibler Korrespondenz und Sicherstellung zeitnaher Nachverfolgung
Vermittlung zwischen der Zentrale und dem Genfer Büro, Sicherstellung der Abstimmung bei Richtlinien, Kommunikation und Veränderungsinitiativen
Zusammenarbeit mit allen wichtigen internen Stakeholdern, einschließlich Finanzen, Personal, Compliance und Rechtsabteilung, insbesondere bezüglich Dokumentation und Genehmigungen
Überwachung der wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) für den Markt; Erstellung von wöchentlichen/monatlichen Berichten
Erleichterung interner Governance-Prozesse: Organisation von regionalen Managementausschusssitzungen, Verfolgung von Aktionspunkten sowie Protokollführung und Nachverfolgung
Unterstützung bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter Anleitung des Market Head
Identifikation von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und digitalen Transformation
Strikte Wahrung der Vertraulichkeit aller Angelegenheiten
IHR PROFIL
Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationale Beziehungen oder einem verwandten Fachgebiet
Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Position der Executive-Unterstützung oder Geschäftskoordination, vorzugsweise im Private Banking oder Finanzdienstleistungsbereich
Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen zwischen Zürich und Genf
Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in einem Senior Executive-Umfeld mit Diskretion und Professionalität zu arbeiten
Fundiertes Verständnis von Vermögensverwaltungs-Geschäftsmodellen, Organisationsstrukturen und den wichtigsten Leistungsfaktoren
Fließende Englisch- und Französischkenntnisse; Spanisch- und Deutschkenntnisse sind ein grosser Vorteil
Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Organisationstalent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen und dabei Genauigkeit und Detailgenauigkeit zu wahren
Initiative & Problemlösungskompetenz: Antizipiert Bedürfnisse und schlägt Lösungen ohne ständige Aufsicht vor
Kommunikationsfähigkeiten: Klare, präzise und diplomatische Kommunikation auf allen Ebenen und Kulturen
Teamfähigkeit: Arbeitet sowohl selbstständig als auch im Rahmen funktionsübergreifender Teams gut zusammen
Diskretion & Integrität: Geht mit vertraulichen Informationen mit höchster Sensibilität und Vertrauenswürdigkeit um
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