Sekretärin / Sekretär der Krankenhaus-Universitätsleitung in der Pneumologie-Abteilung - 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit und sehen Sie sich unseren Rückblick 2025 an, indem Sie hier klicken.

Die Medizinische Abteilung (DMED) gewährleistet eine umfassende und spezialisierte Betreuung von Patientinnen und Patienten sowohl stationär als auch ambulant. Geprägt von einem menschlichen, ganzheitlichen Ansatz und basierend auf den besten medizinischen Praktiken, bietet sie Referenzversorgung in zahlreichen Fachgebieten (Kardiologie, Gastroenterologie, Pneumologie, Angiologie und Nephrologie) mit einer Verfügbarkeit rund um die Uhr. Engagiert für klinische Exzellenz, Lehre und Forschung fördert die DMED Innovation, kontinuierliche Kompetenzentwicklung und eine patientenzentrierte Organisation der Versorgung, wobei sie auf die Lebensqualität am Arbeitsplatz und die Effizienz der Leistungen achtet.

Innerhalb dieser Abteilung betreut der Pneumologie-Dienst Erwachsene mit allen akuten oder chronischen Atemwegserkrankungen, indem er Diagnose, Behandlung und Nachsorge ambulant oder stationär sicherstellt.

Diese neu geschaffene Stelle ist Teil der ALTER-Einführung, die darauf abzielt, die Übereinstimmung der Arbeitsorganisation mit dem Arbeitsgesetz (LArG) sicherzustellen.

Stellenbeschreibung

Als Sekretärin unterstützen Sie eine oder mehrere Führungskräfte im Gesundheitswesen, insbesondere Chefärztinnen oder Chefärzte, Oberärztinnen oder Oberärzte, bei der Verwaltung und Organisation ihrer administrativen Tätigkeiten in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen und fungieren als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufsgruppen. Sie sind zudem die Kontaktperson für den Austausch mit der Universität.

Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare und verwalten den elektronischen Kalender dieser Führungskräfte. Sie antizipieren und bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Parallel zu verschiedenen Anfragen führen Sie eigenständig administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Ihrer Funktion durch, wie die Verwaltung der Arbeitszeiten (VRH) der Ärztinnen und Ärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Fonds, die Organisation von Kongressen und medizinischen Kolloquien, die administrative Unterstützung von Projekten der Dienstleitung sowie die Überwachung des Budgets für den Dienst und die Forschung.

Je nach Tätigkeit bereiten Sie Patientendossiers vor und übernehmen nach den Konsultationen selbstständig die Nachverfolgung. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen. Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten empfangen, informieren und leiten Sie die Patientinnen und Patienten, die zur Einheit kommen, und verwalten eingehende Telefonanrufe.

Ihre Rolle erfordert eine strenge Prioritätenverwaltung, eine vorausschauende Organisation und die Fähigkeit, effektiv auf vielfältige Anforderungen zu reagieren. Sie zeigen Proaktivität bei der Erledigung logistischer Aufgaben des Sekretariats, wie Bestellungen, Anfragen für Einstellungen, Rückerstattungen oder Schulungen.

Im perfekten Team- und Kooperationsgeist arbeiten Sie in Koordination mit dem Sekretariat des Dienstes sowie der leitenden Ärztin zusammen und vertreten diese bei Bedarf, um eine Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) ergänzt durch eine höhere administrative Ausbildung wie den eidgenössischen Fachausweis als Direktionsassistentin. Sie bringen mindestens 3 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Funktion bei Führungsgremien, in der Leitung oder im Management mit. Erfahrung im medizinischen oder öffentlichen Gesundheitsbereich ist von Vorteil.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Kenntnisse einer Fremdsprache sind ein echter Vorteil.

Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in IT-Anwendungen (ECDL Standard/Advanced Niveau in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web). Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Laboranfragen) sind von Vorteil.

Wir suchen eine organisierte, proaktive, gewissenhafte und autonome Person, die stressresistent ist und sich in einem anspruchsvollen und spezialisierten Umfeld weiterentwickeln kann. Ihr Dienstleistungsbewusstsein, Ihre Diskretion und Ihre Fähigkeit, komplexe Dossiers präzise zu verwalten, machen Sie zu einer Schlüsselperson.

Zusätzliche Informationen

• Eintritt: nach Vereinbarung
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 12 (11, falls keine ECDL-Zertifikate vorhanden sind)
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 18.09.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau M. Matteo-Collaud, Sekretariatsleiterin, micheline.matteo-collaud@hug.ch oder Frau A. Mergy Jawo, Sekretariatsleiterin, Anne.Mergy@hug.ch 

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf sowie Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüssen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.