Sekretärinnen und Sekretäre für die Abteilung Medizin - 60% bis 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 180 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Um mehr über unsere Einrichtung zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte und Schlüsseldaten des Jahres 2025 hier zu entdecken.

Die Abteilung Medizin besteht aus 14 medizinisch-pflegerischen Einheiten (12 medizinische Dienste, 1 Einheit für Untersuchungen und Kurzzeitbehandlungen (UITB) sowie das Bluttransfusionszentrum (CTS)) und zeichnet sich insbesondere durch technische Plattformen (darunter interventionelle Kardiologie sowie gastrointestinale und pulmonale Endoskopie), mehrere Behandlungs- und Pflegeplattformen (biologische Behandlungen, Photopherese und medizinische Pflege), 1 Zentrum für stationäre und ambulante Dialysen sowie 3 Rehabilitationsprogramme aus. Zudem ist die medizinisch-pflegerische Tätigkeit stark auf stationäre Patientinnen und Patienten ausgerichtet (9 Pflegeeinheiten, 160 Betten) mit internen Konsultierenden, die die Patientinnen und Patienten anderer medizinischer Abteilungen betreuen.

Stellenbeschreibung

Sie übernehmen Einsätze im Rahmen von kurz- bis mittelfristigen Vertretungen in verschiedenen medizinischen Sekretariaten. Diese Stelle richtet sich an Personen, die die Vielfalt der Arbeitsumgebungen, ein hohes Arbeitstempo und die Fähigkeit, sich rasch an neue berufliche Kontexte anzupassen, schätzen. Die Hauptaufgabe dieser Funktion liegt in der Vielfalt der Tätigkeiten und der begrenzten Einsatzdauer, was eine ausgezeichnete Lern-, Analyse- und Zuhörfähigkeit erfordert.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten gewährleisten Sie den Empfang, die Information und Orientierung der Patientinnen und Patienten, die die Abteilung aufsuchen, und managen effizient die eingehenden Telefonanrufe. Sie beteiligen sich aktiv an der Organisation der Konsultationen, indem Sie die elektronischen Kalender der Ärztinnen und Ärzte verwalten und die Patientendossiers vorbereiten. Nach den Konsultationen verfassen Sie eigenständig, zügig und sorgfältig die medizinischen Berichte und planen bei Bedarf ergänzende medizinische Untersuchungen.

Parallel dazu übernehmen Sie sämtliche administrativen Aufgaben, die den Betrieb des Sekretariats betreffen. Dazu gehören insbesondere die Nachverfolgung der Patientendossiers, die Verwaltung der Post und E-Mails, die Aktualisierung der Planungen sowie gegebenenfalls die Organisation von Kongressen oder Veranstaltungen des medizinischen Personals. Sie zeigen Eigeninitiative bei der Erledigung logistischer Aufgaben, die zum Alltag eines Sekretariats gehören, wie Bestellungen, Honorarnoten und Archivierung.

Innerhalb der Teams entwickeln Sie auf Zusammenarbeit und Vertrauen basierende Arbeitsbeziehungen mit den anderen medizinischen Sekretärinnen und Sekretären. Sie tragen zur Sicherstellung der Dienstkontinuität bei Abwesenheiten bei und sind bereit, in geteilten Büros zu arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen Ihr Dienstleistungsbewusstsein und Ihre Flexibilität, Ihre Vielseitigkeit zugunsten der Institution einzusetzen und je nach Bedarf in verschiedenen Diensten tätig zu sein.

Mit einem guten Organisationstalent und einer effizienten Prioritätenverwaltung sind Sie für Ihre Autonomie, Genauigkeit und Sorgfalt bei der Ausführung der Ihnen übertragenen Aufgaben anerkannt. Sie bewahren auch in unerwarteten Situationen Ruhe und bewältigen Stress konstruktiv.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kaufmann/Kauffrau und ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung.

Sie besitzen das ECDL-Zertifikat Advanced für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web und sehr gute Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Laboranfragen).

Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer medizinischen Sekretariatsposition mit, idealerweise in einer ähnlichen Funktion.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
• Anzahl der Stellen: 8
• Beschäftigungsgrad: 60% bis 100%
• Funktionsklasse: 11 (10, falls kein ECDL-Zertifikat Advanced für Word und Standard für Excel vorliegt)
• Vertragsart: befristet
• Bewerbungsfrist: 20.10.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau M. Matteo-Collaud, Koordinatorin der Sekretariate, Tel. 079 553 58 60

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüssen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.