Assistent oder Assistentin der Pflegeleitung der Privatklinik - 80%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Um mehr über unsere Einrichtung zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit und sehen Sie sich unseren Rückblick 2025 an, indem Sie hier klicken.

Die Privatklinik der HUG garantiert Zugang zu Therapien und Behandlungen auf dem neuesten Stand der medizinischen Forschung sowie erstklassige Hotelleistungen. Sie gliedert sich in sieben Pflegeeinheiten, die mehr als 24 Fachgebiete der Medizin und Chirurgie abdecken, und bietet den Patientinnen und Patienten eine qualitativ hochwertige Betreuung, Spitzenleistungen und Zugang zu einer hochmodernen technischen Ausstattung, wobei Komfort und Wohlbefinden stets gewährleistet sind.

Stellenbeschreibung

Direkt der Pflegeleitung (PL) unterstellt, übernehmen Sie die vollständige Organisation und Verwaltung des Pflege-Sekretariats der Privatklinik (PK) mit einem hohen Mass an Autonomie, Effizienz und Zuverlässigkeit. Ihre Kenntnis der Institution, ihrer Prozesse und Herausforderungen ermöglicht es Ihnen, in der Bearbeitung von Akten und der Koordination der Aktivitäten sachgerecht und kohärent zu agieren.

In dieser Funktion koordinieren Sie die Aktivitäten der Pflegeleitung und tragen zur reibungslosen Funktion der Privatklinik bei. Sie organisieren und steuern die Terminverwaltung, koordinieren Sitzungen und übernehmen deren vollständige Nachbereitung: Vorbereitung der Tagesordnungen, Sammlung und Konsolidierung von Informationen, Aktenverfolgung, Protokollführung und Umsetzung der Beschlussnachverfolgung.

Als echte organisatorische Partnerin oder Partner der Pflegeleitung beteiligen Sie sich an der Verfolgung strategischer Prioritäten, der Projektkoordination und dem Fristenmanagement. Sie aktualisieren Dashboards, verfolgen Indikatoren, insbesondere zu Personal, Ressourcen und Budgets, und sorgen für einen effizienten Informationsfluss zwischen den beteiligten Akteuren.

In enger Zusammenarbeit mit den Pflegefachkräften der Privatklinik koordinieren Sie die Überwachung der Dienstpläne und Abwesenheiten der Teamleitungen und unterstützen die administrative Integration und Begleitung neuer Mitarbeitender entsprechend den von Ihrer Hierarchie definierten Delegationen.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten und Ihrem ganzheitlichen Blick auf die Aktivitäten spielen Sie eine Schlüsselrolle als Schnittstelle zwischen den Pflegeteams, den unterstützenden Diensten sowie internen und externen Partnern. Sie sorgen für die Kohärenz der durchgeführten Massnahmen, fördern die Zusammenarbeit und tragen aktiv zum Fortschritt von Projekten und institutionellen Akten bei.

Sie leisten eine unverzichtbare organisatorische, kommunikative und koordinierende Unterstützung für die Durchführung der Aktivitäten und Projekte der Abteilung. Durch Ihre Fähigkeit, Situationen vorauszusehen, zu priorisieren und zu analysieren, sind Sie eine zentrale Person bei der Bearbeitung komplexer Akten und der Umsetzung von Entscheidungen.

Ihr Professionalismus, Ihre Autonomie, Ihr Initiativevermögen und Ihre Fähigkeit, zahlreiche Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner zu koordinieren, ermöglichen es Ihnen, in einem anspruchsvollen Umfeld zu arbeiten und dabei die Vertraulichkeit der behandelten Informationen sowie die Einhaltung der institutionellen Regeln zu gewährleisten.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kaufmann oder Kauffrau ergänzt durch eine administrative Weiterbildung auf Stufe eidgenössisches Diplom als Assistent oder Assistentin der Geschäftsleitung oder eine Ausbildung als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär. Sie bringen mindestens fünf Jahre erfolgreiche Erfahrung in der vollständigen Führung eines Sekretariats mit, idealerweise in einer Geschäftsleitung und im Pflegebereich. Sie beherrschen die französische Sprache mündlich und schriftlich perfekt und verfügen über ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeiten. Kenntnisse in Englisch oder Deutsch sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren Sprache sind von Vorteil.

Idealerweise kennen Sie die HUG, deren Organisation, Prozesse und Herausforderungen, was Ihnen ermöglicht, sachgerecht zu intervenieren und schnell einsatzbereit zu sein, oder verfügen über Erfahrung in einer ähnlichen Umgebung. Sie arbeiten selbstständig, können Entscheidungen ohne ständige Aufsicht treffen und antizipieren die Bedürfnisse Ihrer Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner. Ihr analytisches Denken und Ihre strategische Sichtweise erlauben es Ihnen, Informationen zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und aktiv zu den Projekten der Abteilung beizutragen.

Sie beherrschen die gängigen IT-Tools, insbesondere Word (ECDL Advanced oder gleichwertig), Excel, PowerPoint, die Webzentrale und die Microsoft 365 Kollaborationstools (OneDrive, Teams, SharePoint). Erfahrung mit den Anwendungen SmartRecruiters, Vision RH oder e-Process ist ein wichtiger Vorteil.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.01.2027
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80%
• Funktionsklasse: 12
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 14.09.2026
• Auskunft: M J-Y Wojtasikiewicz, stellvertretende Pflegeleitung der Privatklinik, Tel. 079 553 13 83.

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüssen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.