ASAP - Koordinator für Finanzen & Geschäftsabläufe (m/w/d)

Über den Job

ASAP - Koordinator für Finanzen & Geschäftsabläufe (m/w/d)

Unser Kunde ist eine etablierte internationale, mitgliedschaftsbasierte Organisation mit Hauptsitz in Zürich. In einem hochprofessionellen und kollaborativen Umfeld unterstützt die Organisation ein globales Netzwerk von Stakeholdern und verlässt sich auf starke operative und finanzielle Prozesse, um ihre Mission effektiv zu erfüllen. Das Team sucht eine praxisorientierte Fachkraft für Finanzen und Geschäftsabläufe, die gerne Buchhaltungsverantwortungen mit umfassenderen Geschäftssupport-Aktivitäten ausbalanciert.

Beschreibung

• Überwachung der täglichen Buchhaltungstransaktionen in den Bereichen Verbindlichkeiten, Forderungen und Hauptbuch.
• Prüfung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterauslagen und Zahlungsanweisungen.
• Durchführung von Kontenabstimmungen und Untersuchung von Abweichungen, wo erforderlich.
• Mitwirkung bei monatlichen und jährlichen Abschlussarbeiten.
• Führung genauer und gut organisierter Finanzunterlagen und unterstützender Dokumentation.

• Unterstützung bei der Erstellung von Jahresbudgets, Prognosen und Finanzplanungsaktivitäten.
• Erstellung von Finanzberichts-Paketen und Managementzusammenfassungen.
• Überwachung der Budgetleistung und Hervorhebung wesentlicher Abweichungen.
• Unterstützung bei externen Prüfungen und Koordination mit Buchhaltungs-, Steuer- und Beratungspartnern.
• Mitwirkung bei der Einhaltung relevanter Rechnungslegungsstandards, Mehrwertsteuerpflichten und regulatorischer Anforderungen.

• Koordination administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung eines reibungslosen Bürobetriebs.
• Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, Serviceverträgen und beschaffungsbezogenen Aktivitäten.
• Unterstützung der Mitarbeiterverwaltung, Gehaltsabrechnung und Dokumentationsprozesse.
• Pflege von Betriebsverfahren, Vorlagen und internen Systemen.
• Hilfe bei der Planung und Koordination von Meetings und Governance-Aktivitäten.

• Pflege von Vertragsakten und Überwachung von Vertragsverlängerungen und Verpflichtungen.
• Unterstützung interner Compliance-Initiativen und Governance-Anforderungen.
• Koordination von Versicherungen, gesetzlichen Dokumenten und Unternehmensunterlagen.
• Mitwirkung bei der Stärkung interner Kontrollen und operativer Best Practices.
• Identifikation von Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen, Automatisierung routinemässiger Aufgaben und Steigerung der Effizienz.

• Sicherstellung der Datenqualität über Finanz- und Betriebsplattformen hinweg.
• Entwicklung von Berichten und Erkenntnissen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
• Teilnahme an Systemverbesserungen und Implementierungsprojekten.
• Allgemeine Unterstützung bei operativen Initiativen und kontinuierlichen Verbesserungsaktivitäten.

Profil

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation in Buchhaltung, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet.
• Fließendes Englisch in Wort und Schrift.
• Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• 1-5 Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Finanzoperationen, Buchführung oder Betriebswirtschaft.
• Solides Verständnis von Finanzprozessen, Berichtsgrundsätzen und Abstimmungen.
• Vertrautheit mit Budgetierung, Prognosen und Prüfungsunterstützung.
• Kenntnisse der Schweizer Buchhaltungs- und Mehrwertsteuervorschriften sind von Vorteil.
• Erfahrung im Umgang mit Buchhaltungs-, ERP- und Berichtssystemen.
• Fortgeschrittene Microsoft Excel-Kenntnisse und starke analytische Fähigkeiten.
• Hohe Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit.
• Ausgezeichnete Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Proaktive und lösungsorientierte Denkweise.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
• Hohe Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kundenorientierte Einstellung mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten.

Stellenangebot

• Vielfältige Position mit Einblicken in Finanzen und Geschäftsabläufe.
• Internationales Arbeitsumfeld mit breiter Stakeholder-Interaktion.
• Möglichkeit, zu Prozessverbesserungen und Organisationsentwicklung beizutragen.
• Kollaborative Teamkultur mit enger Zusammenarbeit über Funktionen hinweg.