Sekretär/in - 80%

Über den Job

Sekretär/in - 80%

• Teilzeit
• Vertragsart HUG: befristeter Arbeitsvertrag
• Abteilung: Personalabteilung

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf (HUG) eine national und international anerkannte Institution. Um mehr über unsere Einrichtung zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 durch Klicken hier zu konsultieren.

Die Personalabteilung hat die Hauptaufgabe, die Entwicklung des Humankapitals der Institution im Hinblick auf die organisatorische Weiterentwicklung sicherzustellen. Sie strebt ständig danach, ihre Praktiken zu innovieren, herauszufordern und zu verbessern, wobei die Strategie auf der positiven Erfahrung der Mitarbeitenden basiert. Die HR-Politik der HUG beruht auf der Kompetenzentwicklung und den beruflichen Laufbahnen, die den institutionellen Bedürfnissen entsprechen, und konzentriert sich auf die Berücksichtigung der Person, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

Das Ausbildungs- und Entwicklungszentrum der HUG (CFD) entwickelt und implementiert eine Reihe von Programmen und Massnahmen, um sicherzustellen, dass die HUG über die notwendigen Kompetenzen zur Erfüllung ihrer Mission verfügen und jedes Personalmitglied sein volles Potenzial entfalten und an der Spitze seines Berufs bleiben kann. Zu den Aktivitäten des Zentrums gehören insbesondere spezialisierte Pflegeausbildungen sowie die Weiterbildung.

Stellenbeschreibung

Sie treten dem Team Organisation und Qualität des Ausbildungs- und Entwicklungszentrums der HUG als Sekretär/in bei.

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der administrativen, organisatorischen und operativen Unterstützung innerhalb des Zentrums.

In ständigem Kontakt mit dem Koordinationsteam der Ausbildungen und entsprechend den definierten Prioritäten, Regeln und bewährten Praktiken beteiligen Sie sich an der Planung, Organisation und Nachverfolgung der Ausbildungsaktivitäten; insbesondere übernehmen Sie die Verwaltung der Anmeldungen, Einladungen und Wartelisten, die logistische Koordination der Sitzungen, die Raum- und Ausrüstungsreservierung sowie die Verwaltung der Daten und Aktivitäten im Lernmanagementsystem (LMS). Für die erfolgreiche Durchführung dieser Aufgabe arbeiten Sie eng nicht nur mit dem Koordinationsteam im Vorfeld, sondern auch mit zahlreichen internen und externen Partnern zusammen.

Als Garant/in für einen professionellen und serviceorientierten Empfang übernehmen Sie die physische und telefonische Begrüssung der Nutzer, informieren und begleiten Lernende, Dozierende und Besucher und tragen dazu bei, allen Beteiligten eine qualitativ hochwertige Erfahrung zu bieten.

Die Stelle umfasst auch die Mitwirkung an den administrativen und finanziellen Prozessen des Zentrums, insbesondere die Bearbeitung von Bestellanforderungen, die Überwachung von Lieferantenleistungen, die Vorbereitung der Rechnungsstellung an Dritte und die damit verbundenen administrativen Prüfungen.

Darüber hinaus leisten Sie laufende administrative Unterstützung, einschließlich Dokumentenmanagement, Archivierung, E-Mail-Verwaltung, Material- und Vorratsverwaltung, Protokoll- und Korrespondenzerstellung sowie die Erstellung und Nachverfolgung von Dashboards, Statistiken und Berichten.

Ihr Teamgeist, Ihre Vielseitigkeit und Ihre Fähigkeit, pragmatische Lösungen vorzuschlagen, ermöglichen es Ihnen, aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleistungen, zur Prozessoptimierung, zur Bearbeitung spezifischer Dossiers und zur Umsetzung strategischer Projekte und Initiativen des Zentrums beizutragen.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung und bringen mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Funktion als Ausbildungsassistenz, administrative Assistenz oder Sekretariat mit.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift sowie die Büro- und Kollaborationstools der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) und moderne Technologien im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz sicher.

Erfahrung im Umgang mit einem oder mehreren Lernmanagementsystemen (LMS) ist ein wichtiger Vorteil, ebenso wie eine ECDL-, TOSA- oder gleichwertige Zertifizierung auf fortgeschrittenem Niveau.

Sie sind sicher im Umgang mit Zahlen und Daten und verfügen über solide Kompetenzen im Dokumentenmanagement, insbesondere in Bezug auf elektronische Dokumentenverwaltung (EDV), Indexierung, Ablage und Archivierung.

Man schätzt an Ihnen Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit und Detailorientierung; Sie wenden Verfahren zuverlässig an und organisieren Ihre Arbeit selbstständig.

Sie sind in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, passen sich wechselnden Prioritäten an und gehen unvorhergesehene Situationen mit Reaktionsfähigkeit, Ruhe und Professionalität an.

Sie zeigen ausgezeichnete Empfangs- und Serviceorientierung, sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, einen starken Teamgeist und eine echte Teamfähigkeit.

Schliesslich zeichnen Sie sich durch absolute Diskretion aus und legen grossen Wert auf die Wahrung der Vertraulichkeit.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
• Anzahl Stellen: 2
• Beschäftigungsgrad: 80%
• Funktionsklasse: 11
• Vertragsart: befristeter Arbeitsvertrag, Dauer 36 Monate
• Bewerbungsfrist: 22.10.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau S. Pagnetti-Takorian, Bereichsleiterin Organisation und Qualität im Ausbildungs- und Entwicklungszentrum der HUG, sophie.pagnetti@hug.ch

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüssen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.

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