Eventmanager - Deutschsprachiger

SEHR WICHTIG!

SPRACHANFORDERUNGEN

Fließendes Deutsch und Englisch sind zwingend erforderlich (mindestens C2)

ARBEITEN IN DER SCHWEIZ 

Schweizer B- oder C-Bewilligung ODER EU-Staatsbürgerschaft

BEIDE oben genannten Kriterien MÜSSEN erfüllt sein. Wenn eines der Kriterien nicht erfüllt ist, müssen wir die Bewerbung ablehnen.

STELLENBESCHREIBUNG

Verantwortlich für die Vorbereitung aller Veranstaltungsdokumentationen und koordiniert mit Vertrieb, Immobilienabteilungen und Kunden, um einen konsistenten, hochwertigen Service während der Vor-, Haupt- und Nachbereitungsphasen von Immobilienveranstaltungen sicherzustellen. Diese Position betreut hauptsächlich Veranstaltungen mittlerer Komplexität. Stellt sicher, dass die Immobilienveranstaltungen einen nahtlosen Übergang vom Vertrieb zum Service und zurück zum Vertrieb haben. Erkennt Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung durch Upselling und das Anbieten von Erweiterungen, um herausragende Veranstaltungen zu schaffen.

KANDIDATENPROFIL 

Ausbildung und Erfahrung

• Realschulabschluss oder gleichwertig; Erfahrung (1–2 Jahre) im Eventmanagement oder einem verwandten Fachgebiet.

ODER

• 2-jähriger Abschluss einer anerkannten Universität in Hotel- und Restaurantmanagement, Gastgewerbe, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fach; mindestens 1 Jahr Erfahrung im Eventmanagement oder einem verwandten Fach erforderlich.

KERNARBEITSBEREICHE

Verwaltung von Veranstaltungslogistik und -betrieb

• Stellt sicher, dass Veranstaltungen reibungslos ablaufen, indem etablierte Verfahren befolgt, mit anderen Mitarbeitern zusammengearbeitet und Genauigkeit gewährleistet wird.

• Begrüßt Kunden während der Veranstaltungsphase und übergibt an das Event-Operations-Team zur Ausführung der Details.

• Hält alle Standards, Richtlinien und Verfahren ein.

• Gewährleistet die Genauigkeit der Abrechnung und führt Rechnungsprüfungen mit den Kunden vor der endgültigen Rechnungsstellung durch.

• Verwaltet Gruppenraumkontingente und Tagungsräume für durchschnittlich bis große zugewiesene Gruppen.

• Erkennt betriebliche Herausforderungen im Zusammenhang mit seiner/ihrer Gruppe und entscheidet, wie am besten mit dem Immobilienpersonal und dem Kunden zusammengearbeitet wird, um diese Herausforderungen zu lösen und/oder alternative Lösungen zu entwickeln.

• Nutzt sein/ihr Urteilsvermögen, um aktuelle Trends im Eventmanagement und Eventdesign zu integrieren.

• Agiert als Bindeglied zwischen Außendienstmitarbeiter und Kunde während des gesamten Veranstaltungsprozesses (Vorveranstaltung, Veranstaltung, Nachveranstaltung).

• Nimmt an Kundenbesichtigungen teil und unterstützt bei Bedarf den Vertriebsprozess.

• Führt weitere Aufgaben aus, die zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen zugewiesen werden.

• Holt Feedback von den Immobilienabteilungen ein, um Verbesserungsmöglichkeiten zur Optimierung der Erfahrung des Eventplaners zu identifizieren.

Sicherstellung und Bereitstellung außergewöhnlichen Kundenservice 

• Bietet während der gesamten Kundenerfahrung exzellenten Kundenservice und fördert dies auch bei anderen Mitarbeitern.

• Ermöglicht es den Mitarbeitern, exzellenten Kundenservice zu bieten.

• Gibt ein positives Beispiel für Gästebetreuung.

• Koordiniert und kommuniziert Veranstaltungsdetails sowohl mündlich als auch schriftlich an Kunden und Immobilienbetrieb.

• Zeigt während des gesamten Prozesses stets Präsenz gegenüber dem Kunden.

• Überwacht seine/ihre Kundenerfahrungen vom Aktenübergang bis zur Nachveranstaltungsphase und der Rückgabe an den Vertrieb.

• Nimmt nach der Veranstaltung Kontakt mit dem Kunden auf.

• Reagiert auf und bearbeitet Gästeprobleme und Beschwerden.

• Nutzt persönliches Urteilsvermögen und Fachwissen, um die Kundenerfahrung zu verbessern.

• Bleibt verfügbar, um Probleme zu lösen und/oder Alternativen zu vorherigen Vereinbarungen vorzuschlagen.

• Arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung des Kundenservice, indem erhaltenes Feedback und persönliches Urteilsvermögen in Aktionspläne integriert werden.

• Legt während aller Abteilungsbesprechungen Wert auf Gästebefriedigung und konzentriert sich auf kontinuierliche Verbesserung.

• Interagiert mit Gästen, um Feedback zur Produktqualität und zum Servicelevel zu erhalten.

• Stellt sicher, dass stundenweise Beschäftigte die Erwartungen und Rahmenbedingungen für Veranstaltungsaktivitäten verstehen.

Führung von Eventmanagement-Teams

• Führt formelle Vor- und Nachbesprechungen der Veranstaltung durch, um Gruppenbedürfnisse und Feedback zu überprüfen/kommunizieren.

• Leitet formelle Vor- und Nachbesprechungen für durchschnittlich bis große zugewiesene Gruppen.

• Moderiert verschiedene Besprechungen nach eigenem Ermessen (Banquet Event Order Meeting, Blocküberprüfung usw.).

Unterstützung und Koordination mit Vertrieb und Marketing

• Unterstützt den Vertriebsprozess und die Umsatzprognose für Kundengruppen.

• Verkauft Produkte und Dienstleistungen während des gesamten Veranstaltungsprozesses zusätzlich.

• Prognostiziert Gruppenübernachtungen und Veranstaltungseinnahmen (Catering und audiovisuelle Technik) für seine/ihre Gruppen.

Durchführung von Personalaktivitäten

• Überprüft Feedbackkarten und Ergebnisse zur Gästebefriedigung mit den Mitarbeitern.

• Beobachtet das Serviceverhalten der Mitarbeiter und gibt Rückmeldungen an Einzelpersonen und/oder Manager.

• Unterstützt bei der Entwicklung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.

• Ergreift die Initiative, seine/ihre Erfahrung zu nutzen, um die Serviceleistung basierend auf seiner/ihrer Bewertung des Problems und der Lösung zu verbessern.

• Arbeitet mit dem Immobilienpersonal und Kunden zusammen, um betriebliche Herausforderungen im Zusammenhang mit seiner/ihrer Gruppe zu bewältigen.

• Führt weitere Aufgaben aus, die zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen zugewiesen werden.