Secrétaire de médecin chef de service - 100%

Les hôpitaux universitaires de Genève

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  • Publication date:

    20 February 2024
  • Workload:

    100%
  • Contract type:

    Unlimited employment
  • Place of work:

    Genève

Secrétaire de médecin chef de service - 100%

Secrétaire de médecin chef de service - 100%

  • Temps complet
  • Type de contrat HUG: CDI
  • Département: Département de chirurgie

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Le Département de chirurgie assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence. Il représente un centre d'excellence, non seulement helvétique, mais également européen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses spécialités chirurgicales.

Le Service de chirurgie plastique, reconstructive et esthétique assure la reconstruction en urgence ou semi-urgence des pertes de substance des tissus mous suite à des traumatismes, une infection grave, une nécrose étendue, notamment dans le cadre d'escarres, une excision de cancer ou une lésion secondaire à un traitement de radiothérapie. Il s’occupe également de chirurgie plastique générale élective, principalement au niveau des seins et de l'abdomen, redrapage cutané dans le cadre de la prise en charge de l'obésité morbide, de chirurgie reconstructive élective secondaire, dans les indications citées précédemment mais également dans le cadre des malformations congénitales, principalement des malformations cranio-faciales, thoraciques et mammaires ainsi que de chirurgie esthétique en particulier dans le domaine de la chirurgie esthétique du visage, du sein ainsi que la chirurgie de la silhouette.

Description du poste

Vous assistez le médecin-chef de service pour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherche, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.

Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires en gérant l’agenda électronique du médecin chef de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, ou en encore le suivi du budget alloué au service et à la recherche.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Vous gérez l’arrivée des nouveaux médecins sur le plan administratif (demande de droits d’accès, de clés) et vous avez la charge de la gestion des téléphones et du matériel informatique nécessaire (PC, dictaphone).

Vous gérez la planification des consultations médicales du médecin-chef de service et vous assurez le suivi des rapports médicaux, des demandes d’assurances etc. Vous faites le lien avec le bureau de programmation opératoire pour la planification des opérations et vous gérez les demandes d’hospitalisation des patientes et patients privés. Vous gérez la banque de données de photos de la patientèle du médecin-chef de service. Vous faites le suivi de la facturation des consultations ambulatoires et des honoraires pour les patientes et patients hospitalisés.

Vous mettez à jour le site internet du service, en collaboration avec le service de la communication.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Qualifications

Vous disposez d'un CFC et d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l'anglais est un réel atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).

Vous disposez également des compétences personnelles vous permettant de faire face aux imprévus et faites preuve d’adaptation et de résilience.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

Informations complémentaires

  • Entrée en fonction : 01.05.2024
  • Nombre de postes : 1
  • Taux d’activité : 100%
  • Classe de fonction : 13
  • Contrat : CDI
  • Délai de candidature : 23.02.2024
  • Demande de renseignements : Mme Joëlle MARCHAL, responsable ressources humaines, tél. 079 553 52 95

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Contact

  • Les hôpitaux universitaires de Genève

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