Verwaltungssekretär*in

Am Institut für Erziehungswissenschaft forschen und lehren 15 Professor*innen mit ungefähr 200 Mitarbeitenden. Ca. 2000 Studierende werden in zwei Abteilungen betreut (Bachelor-, Master- und Doktoratsststudiengänge, Lehrdiplomstudiengang für Maturitätsschulen). Die Unterstützung der Professor*innen erfolgt einerseits zentral durch die Geschäftsleitung und spezialisierte Sekretariatspersonen in den Bereichen Drittmittel, Webseiten oder Lektorat/Korrektorat, sowie andererseits dezentral durch einzelnen Professuren/Lehrstühlen zugeordnete Sekretariatspersonen.

Für die administrative Unterstützung des Lehrstuhls für Educational Technology (sowie mittel- bzw. längerfristig eines zweiten Lehrstuhls am IfE) suchen wir eine qualifizierte und verantwortungsbewusste Person. Die Stelle wird mit der Perspektive ausgeschrieben, den Beschäftigungsgrad mittel- bzw. längerfristig von 30 % auf 60 % zu erhöhen.

Verwaltungssekretär*in

Die Aufgaben umfassen vielfältige Sekretariatsarbeiten, die eine gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Flexibilität erfordern:

• Kommunikation: Ansprechperson für Mitarbeitende/Studierende/Externe sowie spezifische emeritierte Professor*innen; Korrespondenz, Informationsmanagement
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Terminmanagement, Adressverwaltung, Materialbestellungen, Post
• Organisation: Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Tagungsbesuchen, Unterstützung bei der Vorbereitung der Lehre und der Prüfungsorganisation, allfällige Recherchearbeiten
• Personal: Veranlassen von Mutationen, Organisation und Begleiten der Personalgewinnung, administrative Unterstützung bei der Führung der Mitarbeitenden, Betreuung der Gäste, Administration Tutorate
• Finanzen: Rechnungskontierung, Budget-Kontrolle Betriebsmittel und Personalbudget, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen, Pauschalzahlungen

Für diese interessante administrative Tätigkeit an der Schnittstelle von Lehre und Forschung erwarten wir eine abgeschlossene kaufmännische Lehre oder eine gleichwertige Ausbildung. Berufserfahrung im Hochschul- oder Bildungskontext ist sehr erwünscht.

Wir suchen eine zuverlässige, engagierte Persönlichkeit mit hohem Dienstleistungsverständnis und rascher Auffassungsgabe. Sie besitzen Organisationsgeschick und zeichnen sich durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise aus. Auch in hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten. Sie arbeiten gerne in einem lebendigen Betrieb, sind belastbar und flexibel. Teamfähigkeit, hohe Sozialkompetenz sowie Diskretion runden Ihr Profil ab.
Sie verfügen über gute IT-Anwenderkenntnisse (Office, Outlook), stilsicheres Deutsch sowie gute Englischkenntnisse.

Wir bieten eine vielseitige Tätigkeit in einem forschungsorientierten Umfeld und vielfältigen Kontakten sowie einen attraktiven Arbeitsort. Die Arbeitsbedingungen richten sich nach den kantonalen Richtlinien.

E-Mail schreiben