Zur Ergänzung unseres dynamischen People Experience Team suchen wir ab 20. Mai oder 3. Juni 2024 oder nach Vereinbarung einen People Support & Office Coordinator (m/w/d) 60%.

Hauptaufgaben:

• Verantwortlich für das Office Management; u.a. Materialverwaltung, Koordination von Besuchen, diverse Aufgaben im Zusammenhang mit dem Facility Management, Verwaltung von Reiseprospekten, Organisation von Treats und Events für Zürich und Unterstützung bei der Organisation für Belgien und Norwegen.
• Ansprechpartner für kleinere IT-Angelegenheiten vor Ort, Einrichtung von Arbeitsplätzen, Schnittstelle zu IT London, Bestellung und Verwaltung von technischem Equipment
• Unterstützung bei der Koordinierung von Renovierungsarbeiten im Büro (je nach Bedarf)
• Bürobeschilderung und Branding
• Verantwortlich für die Postbearbeitung
• Sicherstellung der Einhaltung der bewährten Praktiken im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Führung der Kommunikation mit den Vermietern und ihren Vertretern in allen Gebäudeangelegenheiten, einschließlich Notfallarbeiten
• Verwaltung des Zugangskontrollsystems für das Büro in Zusammenarbeit mit unserer Reception und Verwaltung von Ausweisen
• Verwaltung des Prozesses vor der Einstellung (PES) und Sicherstellung, dass alle Dokumente und Prüfungen für neue Mitarbeiter innerhalb der vereinbarten Fristen eingeholt und abgeschlossen werden
• Unterstützung in administrativen Belangen wie Spesenabrechnungen, diverse Korrespondenzaufgaben, Erstellen und Versenden des wöchentlichen Newsletters, Arbeitsbestätigungen, Arbeitszeugnisse, Unfall- und Krankheitsanmeldungen etc.
• Schnittstelle zur Finanzabteilung (Spesenabrechnungen, Rechnungen, etc.)
• Ansprechpartner für die Arbeit von zu Hause aus und Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung
• Ablage von Dokumenten