Executive & Personal Assistant (H/F)

Faire sortir un bâtiment du sol, robuste, beau, efficace : plus qu’un métier, c’est un formidable challenge qui nous passionne au quotidien.

Chez Swissroc nous recherchons des profils passionnés par la construction, l’immobilier, mais surtout par l’envie d’innover et de dépasser les statu quo.

Dans le cadre de développement, nous recherchons un.e futur.e Executive & Personal Assistant qui accompagnera au quotidien Monsieur Thang Nguyen, Managing Partner de Swissroc.

Votre mission en tant qu’Executive & Personal Assistant ?

Apporter votre soutien organisationnel à Thang Nguyen, et jongler avec une multitude de tâches variées, allant de la gestion administrative à des missions personnelles plus spécifiques.

A ce titre, vos principales missions :

Gestion administrative et logistique :

Gérer l'agenda professionnel et personnel : planifier et organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements.

Gérer la correspondance : courriels, lettres et autres communications, trier les informations importantes et répondre aux demandes courantes.

Relire, mettre en signature et classer les documents.

Préparer les rendez-vous : organiser les réunions, préparer les documents nécessaires, assurer la prise de notes et suivre les actions décidées.

Coordonner et organiser les déplacements professionnels et privés : réservation des vols, des hôtels et des moyens de transport.

Organiser et coordonner les événements internes ou externes, comme les conférences, les séminaires et les réunions d'entreprise.

Accueillir, échanger et suivre les demandes de son réseau professionnel et privé.

Conduire, si besoin, Monsieur Nguyen, à divers rendez-vous et événements.

Améliorer la communication interne : agir comme point de contact entre le dirigeant et les collaborateurs, transmettre les directives et les informations importantes.

Gérer les informations avec la plus grande discrétion et confidentialité.

Gérer les tâches administratives : gérer les dossiers en cours, le traiter les factures et les notes de frais.

Gestion de projets :

Assurer une gestion des projets en cours : suivre les projets, coordonner les différents départements et vérifier les échéances.

Effectuer des recherches, des analyses et préparer les rapports pour aider à la prise de décision.

Support personnel :

Effectuer des achats divers : achats personnels, cadeaux clients ou privés.

Planifier et organiser des événements personnels.

Effectuer des paiements et gérer les tâches administratives privées.

Effectuer des courses diverses : récupérer la voiture au garage, aller chercher un colis, etc.

Ce qui nous démarque ?

Nous mettons le client au centre de nos décisions.

Nous sommes un véritable one-stop-shop de l’immobilier.

Une culture d’entreprise jeune, dynamique et innovante.

Des valeurs communes fortes : Considération, Proximité, Ambition, Ingéniosité, Pérennité.

Ce que nous proposons :

Un salaire fixe sur 12 mois, complété d’un bonus annuel visant à valoriser l’investissement et les performances groupe et individuelles.

Des contrats sur une base horaire de 45h hebdomadaire pour un poste à temps complet (100%) avec des flexibilité horaires.

5 semaines de congés annuels + les jours offerts entre Noël et Jour de l’An + les ponts de l’Ascension et du Jeûne Genevois / Fédéral offerts pour un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle (soit entre 31 et 36 jours de congés).

Une prise en charge à 60% de la cotisation LPP.

Un accès à une plateforme proposant des rabais et des bons plans auprès de plus de 150 enseignes.

Deux entretiens annuels afin de suivre vos performances individuelles et d’accompagner votre évolution.

La Swissroc Academy donnant accès à différents programmes de formation.

Une quinzaine d’événements internes par an afin de nous réunir de manière informelle et créer du lien entre équipes.

Rejoindre Swissroc Group, c’est faire partie d’un groupe diversifié imprégné d’une forte culture d’entreprise où l’épanouissement, l’engagement et le respect sont au cœur de nos préoccupations.

Voici un extrait