Die Position. Wir suchen eine Persönlichkeit, die gerne die Herausforderungen einer Drehscheibenfunktion sucht. Um den Principal und das Team optimal entlasten zu können, müssen Sie Entscheidungsgrundlagen erarbeiten, die Basics im Finanzbereich kennen sowie Interesse an Start-ups, Finanzen und IT mitbringen. Sie setzen die heute üblichen digitalen Tools effektiv ein, und dabei ist Ihnen keine Aufgabe zu gross und keine zu klein. Zusammen mit einer sympathischen Kollegin, die den Principal in allen privaten Anliegen unterstützt, bilden Sie das organisatorische und administrative Rückgrat des Family Offices. Team- und Selbstmanagementfähigkeiten sind gefragt, um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten. Sie denken mit und voraus und steuern Ihre Arbeitsbereiche so, dass diese zu jedem Zeitpunkt zielorientiert laufen.

Ihre Aufgaben. Ihr Fokus liegt auf der Unterstützung aller Businessaktivitäten im Family Office. Neben der Terminadministration, der Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Team Events, obliegt Ihnen das geschäftliche Agendamanagement und die Inbox-Verwaltung des Principals. Ein weiterer Kernaspekt Ihrer Tätigkeit bildet das Office-Management inklusive HR-Aufgaben, Rechnungsmanagement und Schnittstellenfunktion zu externen Stellen. Sie sind administrativ eingebunden in Private Equity Investments, Transaktionsabwicklungen und Finanzierungsrunden. Sie nehmen aktiv am Tagesgeschäft teil, was eine eigenständige Projektnachverfolgung und effiziente Arbeitsweise voraussetzt. Folglich gestaltet sich Ihr Aufgabengebiet ausgesprochen vielfältig. Sie können sich in dieser Rolle nicht nur beweisen, sondern auch sukzessive fachliches Know-how aufbauen und mit Ihren Aufgaben wachsen. 

Ihre persönlichen & fachlichen Einstiegsvoraussetzungen

• Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung verbunden mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung (Vermögensverwaltung, Asset Management, Family Office, Anwaltskanzlei, o.ä.).
• Folgende Weiterbildungen stellen eine ideale Ergänzung dar: Direktionsassistent/in, Digital Office Management, Paralegal, Assistenz 4.0, die Ihnen die Einbindung in Fachthemen ermöglicht, wobei die Assistenz und das Office-Management weiterhin den Kern Ihrer Tätigkeit bilden.
• Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Advanced-/Proficiency-Level).
• Versierte MS-Office-Kenntnisse (Office 365), Zoom, Teams, etc.
• Sie haben ein generelles Interesse an IT - Technologien und Innovationen, praktisches Handling der neusten Tools und Apps für effizientes Arbeiten.
• Ihre Arbeitsweise ist vorausschauend, lösungsorientiert, zuverlässig; auch in zeitkritischen oder stressigen Situationen besitzen Sie ein professionelles Auftreten.
• Sie denken vernetzt, haben ein ausgeprägtes Zahlenflair und lösen herausfordernde Situationen mit Sachverstand und Pragmatismus.
• Sie sind flexibel und trauen sich einiges zu: Agilität gepaart mit Interesse an neuen Themenstellungen. 
• Sie kommunizieren sicher und gehen freundlich auf Ihr Gegenüber ein – immer in der Lage, Situationen richtig einzuschätzen. Ein gepflegtes Auftreten, Diskretion sowie gute Umgangsformen runden Ihr Profil ab.

Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns von Ihnen. Sie dürfen sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einem kleinen Team freuen, das Ihre Unterstützung wertschätzt und immer offen für Vorschläge und neue Ideen ist. Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe in einem internationalen Umfeld. Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich in Zürich. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise), zusammen mit einem Motivationsschreiben. Wir freuen uns auf Sie!