Executive Coordinator für den CEO & dCEO (m/w)

Die Stelle

Wir suchen eine/n hochqualifizierte/n und proaktive/n Executive Coordinator für den CEO & dCEO zur strategischen, organisatorischen und analytischen Unterstützung auf höchster Führungsebene. Bei der Stelle handelt es sich um eine Funktion als Schlüsselpartner/in, welche/r direkt zur effizienten Arbeit des Direktors und Stellvertretenden Direktors sowie der Erreichung der strategischen Ziele des Flughafens beiträgt.

Der/Die ideale Bewerber/in verfügt über ausserordentliche Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten und versteht es, Inhalte zu analysieren, Bedarfe zu antizipieren und die Direktoren auf komplexe Entscheidungsprozesse vorzubereiten. Diese Funktion erfordert ein Höchstmass an Diskretion, strategisches Denken und die Fähigkeit, zahlreiche Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu bearbeiten.

Ihre Hauptaufgaben

Strategische Unterstützung und Content Support

• Vorbereitung, Strukturierung und Zusammenfassung von Informationen im Zusammenhang mit Diskussionen und Entscheidungen auf Direktionsebene;
• Recherche und Analyse von Themen zur Unterstützung strategischer Projekte, Briefings und Präsentationen;
• Antizipation der Bedürfnisse des Direktors und Stellvertretenden Direktors mittels der Definition von Schlüsselthemen, der Bereitstellung relevanter Hintergrundinformationen sowie prägnanter und aufschlussreicher Zusammenfassungen;
• Erstellung und Entwicklung von Inhalten strategischen Typs wie Reden, Erklärungen und Präsentationen;
• Mitwirkung bei und nachgängige Bearbeitung von internen und externen Meetings sowie Sicherstellung, dass die getroffenen Massnahmen überprüft und umgesetzt werden.

Projekt- und Prozessmanagement

• Management und Koordination kleiner strategischer oder departementsübergreifender Projekte im Namen des Direktors und Stellvertretenden Direktors;
• Unterstützung strategischer Initiativen durch Follow-ups in den zuständigen Abteilungen sowie Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung der zentralen Ergebnisse;
• Erstellung von Sitzungsunterlagen sowie Sicherstellung, dass sämtliche Vor- und Nachbereitungsdokumentationen und die dazugehörige Kommunikation in hoher Qualität erfolgen.

Executive Coordination

• Professionelle Vertretung des Büros des CEO und des dCEO in der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern – einschliesslich Behörden, Plattformpartnern und weiteren Branchenvertretern;
• Einhaltung strikter Vertraulichkeit und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen.

Qualifikationen und Anforderungen

• Studium auf Bachelor- oder Masterniveau oder eine vergleichbare Ausbildung in Business Administration, Kommunikation, Politikwissenschaften oder einem ähnlichen Bereich;
• Mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Senior-Management-Supportfunktion, bevorzugt in einer komplexen internationalen Organisation;
• Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten; Fähigkeit, komplexe Themen klar und prägnant zusammenzufassen;
• Nachgewiesene Kompetenzen im Projektmanagement, Fähigkeit zur Priorisierung sowie zu Multitasking;
• Höchstmass an Professionalität, Diskretion und Integrität;
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse;
• Sehr gute analytische Fähigkeiten und ein proaktives, lösungsorientiertes Mindset.
• Kenntnisse des Luftfahrtsektors oder Erfahrung in einem regulierten, betrieblich komplexen Arbeitsumfeld sind von Vorteil.

Persönliche Eigenschaften

• Strategische und vorausschauende Persönlichkeit mit ausgeprägtem Geschäftssinn;
• Eigenständigkeit, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit zur Anpassung an ein sich schnell änderndes Arbeitsumfeld;
• Kollaborative und diplomatische Herangehensweise und die Fähigkeit, vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen auf allen Hierarchiestufen zu schaffen;
• Detailorientierung, ohne dabei den Blick für das Ganze zu verlieren;
• Streben nach Exzellenz und kontinuierlicher Optimierung.