Assistant d'équipe

Contexte

L’Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est une institution autonome au sein des Nations Unies (ONU) qui mène des recherches indépendantes sur le désarmement et les problèmes connexes, en particulier les questions de sécurité internationale. Le rôle de l’UNIDIR est de soutenir les États membres, l’ONU, ainsi que les communautés politiques et de recherche dans l’identification et la promotion de mesures pratiques contribuant à un monde plus durable et pacifique. Il remplit ce rôle à travers quatre services principaux : la promotion des connaissances, la génération d’idées, la facilitation du dialogue et la fourniture de conseils.

Responsabilités

Dans les limites de l’autorité déléguée, l’Assistant d’équipe sera responsable des tâches suivantes :

• Effectue un large éventail de fonctions de soutien de bureau et administratives pour plusieurs programmes de l’UNIDIR.
• Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et autres communications ; utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et rapports complexes et volumineux.
• Surveille les processus et calendriers liés aux résultats, produits, tâches, etc. de l’unité ; le cas échéant, aide à la vérification de la réception et de l’exactitude des documents requis, approbations, signatures, etc. pour assurer la conformité aux exigences légales, financières et autres pertinentes.
• Recherche, compile et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de travail, études, briefings, réunions/conférences, etc.
• Génère divers rapports statistiques standard et autres, ordres de travail, etc. en utilisant différentes bases de données.
• Relit les documents et édite les textes pour en assurer l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies de format.
• Initie le paiement des factures des contractants et surveille les paiements.
• Fournit un soutien secretarial, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités, conférences, etc.
• Aide à la préparation des supports de présentation en utilisant les technologies/logiciels appropriés.
• Maintient les calendriers/plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
• Effectue des fonctions de saisie et d’extraction de données.
• Examine, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents ; assure le suivi des actions en cours.
• Met à jour et maintient de grandes listes de diffusion ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, dans la mesure du possible en formats électroniques ; gère les arrangements pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonne les arrangements d’expédition, services de messagerie, etc.
• Effectue des tâches administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et présences, organisation de réunions et autres événements, réservations, suivi budgétaire, etc.), y compris la préparation et/ou le traitement des demandes/documents administratifs (par exemple, réquisitions, bons de commande, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.).
• Maintient les dossiers (papier et électroniques) et bases de données de l’unité de travail.
• Aide à fournir un support logiciel et matériel de bureau.
• Fournit des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures de bureau généraux, les applications informatiques, etc.
• Accomplit d’autres tâches assignées.

Calendrier du travail proposé

Un plan de travail sera convenu dans les deux premières semaines du contrat. L’Assistant d’équipe aura des réunions régulières avec son supérieur hiérarchique direct afin de définir les missions dans le plan de travail et de suivre les progrès. L’Assistant d’équipe informera son supérieur hiérarchique direct et le personnel concerné en cas de problèmes concernant le respect des délais convenus.

Indicateurs de performance

L’Assistant d’équipe sera évalué selon le plan de travail convenu et conformément aux directives d’évaluation de la performance du personnel de l’ONU.

Tout le personnel de l’UNIDIR est tenu de démontrer les valeurs fondamentales de l’ONU.

Les compétences requises pour ce poste sont :

• Professionnalisme : Connaissance du soutien administratif et de bureau général, y compris les politiques, processus et procédures administratives. Fierté dans le travail et les réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérant face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.
• Travail en équipe : Travaille en collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite les contributions en valorisant sincèrement les idées et expertises des autres ; prêt à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si cette décision ne reflète pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
• Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour accomplir le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour rester informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers dans les projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.

Qualifications et expérience

Formation

Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.

Expérience

• Au moins trois ans d’expérience dans le soutien administratif général ou un domaine connexe est requis.
• Une expérience dans le domaine de l’administration au sein de l’ONU ou d’organisations internationales similaires est souhaitable.
• Une expérience de l’utilisation d’un ERP dans une grande organisation est souhaitable.
• Une expérience dans la préparation et la rédaction de correspondance officielle est souhaitable.
• Une expérience dans la compilation de statistiques et la fourniture d’analyses, y compris par l’utilisation de logiciels de tableur tels que Microsoft Excel, est souhaitable.

Langues

Pour cette mission, la maîtrise de l’anglais (à l’écrit et à l’oral) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Déplacements

L’Assistant d’équipe peut être amené à se déplacer au cours de cette mission. Les dates et lieux seront déterminés lors de la mise en œuvre des projets concernés. L’Assistant d’équipe doit suivre le cours BSAFE de l’ONU (en ligne) ainsi que d’autres formations obligatoires. Des copies des certificats de réussite doivent être fournies à l’UNIDIR.

Comment postuler

Le candidat doit soumettre :

• Une lettre de motivation.
• Un PDF d’un Profil Personnel de l’ONU (PHP) créé via Inspira.
• Le nom et les coordonnées de trois références (peuvent être inclus dans le PHP).

Les candidatures doivent être envoyées en pièces jointes par courriel, avec pour objet « Candidature : Assistant d’équipe » à l’adresse unidir.recruitment@un.org. Aucune candidature ne sera acceptée par courrier postal. La date limite de soumission des candidatures est le 24 octobre 2025. La clôture est à minuit, heure de Genève.

Ce poste est financé par des fonds extrabudgétaires. La possibilité de prolongation au-delà de la nomination initiale dépendra de la performance satisfaisante, de la disponibilité du poste et des fonds, de l’approbation budgétaire ou de la prolongation du mandat.

Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle du personnel 4.4 des règles du personnel de l’ONU. Tout le personnel des catégories de service général et catégories connexes doit être recruté dans le pays ou à proximité de chaque bureau, indépendamment de leur nationalité et de la durée de leur présence dans le pays. Un membre du personnel soumis au recrutement local ne sera pas éligible aux indemnités ou avantages applicables au recrutement international.

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi à l’ONU s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, une exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tenté d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le profit monétaire, social ou politique tiré de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne toute conduite non désirée de nature sexuelle qui pourrait raisonnablement être attendue ou perçue comme causant une offense ou une humiliation, lorsque cette conduite interfère avec le travail, est une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité de la conduite justifie la rupture de la relation de travail du responsable. Les candidats ayant commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi.

Une attention particulière sera accordée à l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’ONU n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’ONU est un environnement non-fumeur.

Veuillez noter

Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous avancez dans le processus, vous pourriez être contacté pour une évaluation complémentaire.