Support administratif au Registraire (SO-IJS-2026-84-LD)

Description de l'entreprise

Au CERN , l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, des physiciens et des ingénieurs explorent la structure fondamentale de l'univers. En utilisant les instruments scientifiques les plus grands et les plus complexes au monde, ils étudient les constituants de base de la matière - des particules fondamentales qui sont mises en collision à une vitesse proche de celle de la lumière. Ce processus donne aux physiciens des indices sur la manière dont les particules interagissent et fournit des éclairages sur les lois fondamentales de la nature.

Description du poste

Introduction :

Au sein du Secrétariat de la Justice Interne (IJS) nouvellement créé, en étroite coordination avec le Registraire, et en soutien aux Présidents et Vice-Présidents des conseils, vous fournirez une assistance administrative quotidienne afin de faciliter l'organisation fluide et la bonne documentation des appels et procédures disciplinaires devant les conseils conformément au cadre juridique du CERN et aux exigences de confidentialité.

Fonctions :

• Fournir un soutien administratif au Registraire, au Conseil consultatif conjoint des appels (JAAB) et au Conseil consultatif conjoint disciplinaire (JADB), ainsi qu'à leurs panels dans le traitement des appels et des cas disciplinaires.
• Gérer le traitement complet des dossiers, de l'enregistrement à la clôture, conformément aux procédures.
• Enregistrer et suivre les soumissions et correspondances entrantes dans le système de gestion des dossiers.
• Maintenir des dossiers électroniques précis, sécurisés et conformes.
• Surveiller les délais et signaler les retards au Registraire ou aux Présidents concernés.
• Préparer et diffuser les documents procéduraux, avis et décisions.
• Soutenir les audiences et réunions (planification, documentation, prise de notes, logistique).
• Agir en tant que point de contact pour les conseils, les membres et les services internes sur les questions administratives.
• Répondre aux questions sur les procédures, les délais et les exigences documentaires.
• Aider à la production de rapports, statistiques, modèles, registres, flux de travail et mises à jour du site web.
• Gérer les tâches administratives générales, y compris l'orientation sur les procédures et les formalités liées au personnel.

Qualifications

Baccalauréat ou expérience équivalente pertinente dans le domaine de l'assistance juridique ou un domaine connexe.

Expérience :

• Expérience approfondie dans le soutien administratif aux conseils et/ou comités de justice interne.
• Organisation et soutien des réunions et audiences (planification, documentation, prise de notes).
• Gestion de l'enregistrement et du suivi de la correspondance et de la documentation formelles.
• Création et maintien de dossiers électroniques sécurisés.
• Surveillance des délais et des échéances procédurales.
• Solide expérience dans la gestion d'informations confidentielles et sensibles.
• Assurer la conformité avec les règles, procédures et normes de protection des données applicables.

Compétences techniques :

• Travail de secrétariat.
• Connaissance des règles et procédures administratives : en particulier, la capacité à travailler strictement selon les procédures, modèles et flux de travail établis, et à fournir des informations administratives factuelles sans donner de conseils juridiques.
• Utilisation des suites bureautiques.
• Gestion de l'information et des documents.

Compétences comportementales :

• Atteinte des résultats : fournir un travail de haute qualité dans les délais et répondre aux attentes.
• Démonstration de responsabilité : maintien de la confidentialité.
• Apprentissage et partage des connaissances : proposer des moyens d'améliorer ou de rationaliser les procédures, processus et méthodologies existants.
• Résolution de problèmes : assimiler de grandes quantités d'informations, identifier les points clés et formuler des conclusions clairement et succinctement.
• Travailler dans l'intérêt de l'organisation : se comporter conformément aux valeurs et objectifs du CERN.

Compétences linguistiques :

Maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français.

Informations complémentaires

Admissibilité et date limite :

La diversité fait partie intégrante de la mission du CERN depuis sa création et constitue une valeur établie de l'Organisation. Employer une main-d'œuvre diversifiée est au cœur de notre succès. Nous accueillons les candidatures de tous les États membres et États membres associés .

Ce poste sera pourvu dès que possible, et les candidatures doivent normalement nous parvenir au plus tard le 01.05.2026 à 23h59 CEST.

Conditions d'emploi :

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (5 ans). Sous certaines conditions, les titulaires de contrats à durée déterminée peuvent postuler à un poste à durée indéterminée.

Heures de travail : 40 heures par semaine

Flexibilité du poste : Entièrement sur site

Grade du poste : 4-5

Référence du poste : SO-IJS-2026-84-LD

Domaine de travail : Services de soutien (Finance, RH, Juridique, Approvisionnement)

Intitulé de poste de référence : Assistant personnel exécutif

Avantages globaux

• Un salaire compétitif  (exonéré d'impôts), augmentant en fonction de vos années d'expérience pertinente.
• 30 jours de congés payés par an plus 2 semaines de fermeture annuelle.
• Couverture par le régime complet d'assurance maladie du CERN (pour vous, votre conjoint et vos enfants), et adhésion au Fonds de pension du CERN.
• Allocations familiales, pour enfants et nourrissons mensuelles selon votre situation individuelle.
• Un package de relocalisation (prime d'installation, déménagement, frais de voyage) selon votre situation individuelle.
• Possibilité de prolonger votre contrat jusqu'à 8 ans + éligibilité à un contrat à durée indéterminée.

Présentation du CERN - Découvrez un monde où l'impossible devient possible !

Au CERN, l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, nous repoussons les frontières de la science et de la technologie. Notre travail révolutionnaire réunit non seulement des physiciens mais aussi une diversité de professionnels issus des domaines de l'ingénierie, technique, scientifique et administratif. Ensemble, nous favorisons un environnement où l'innovation et la collaboration prospèrent.

Chaque jour, nous relevons de nouveaux défis passionnants et saisissons des opportunités pour contribuer à des recherches de pointe qui façonnent notre compréhension de l'univers. Nous relevons ces défis grâce aux perspectives diverses au sein de nos équipes, garantissant que chaque contribution est valorisée et renforçant notre sentiment partagé d'inclusion et de but. La diversité est une valeur fondamentale du CERN depuis sa création, et elle reste au cœur de notre mission et de notre succès continu.

Si vous êtes prêt à faire partie d'une communauté dynamique et inclusive qui repousse les limites du savoir, le CERN est l'endroit où votre curiosité et vos compétences peuvent s'épanouir. Faites partie de notre mission pour découvrir ce qui se cache au cœur de l'univers ! PARTICIPEZ !

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