Secrétaire médicale ou médical au service de la brigade sanitaire cantonale - 80%

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant  ici .

Comptant près de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le  Département de médecine aiguë  (DMA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

Le Service des urgences est un service transversal qui a pour missions d'accueillir la patientèle 24h/24 quelle que soit la nature de son problème de santé, d'assurer une prise en soins rapide et efficace afin d'orienter les personnes prises en charge vers la structure la plus appropriée. Le Service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton.

Au sein de ce service, l’Unité des urgences préhospitalières et de réanimation (Brigade Sanitaire cantonale) assure l’aide médicale urgente par voie terrestre et héliportée ainsi que la conduite sanitaire des événements majeurs. Il s’agit d’une unité de formation reconnue par la Société suisse de médecine d’urgence et de sauvetage dont les activités d’enseignement concernent toutes les phase de la formation médicale et paramédicale. Elle conduit également plusieurs projets de recherche et d’innovation.

Description du poste

Vous assurez un support administratif pour les équipes de la BSC (Brigade sanitaire cantonale) et de l’UPHR (Unité des urgences préhospitalières et de réanimation).

Vous assurez la saisie des affectations, horaires, etc. des équipes dans Vision RH et veillez au suivi régulier des différents soldes (médecins et ambulanciers et ambulancières), ainsi que les déclarations de piquets.

Vous assurez la gestion de documentation très spécifique aux services, dans le respect des directives institutionnelles.

Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.).

 Vous gérez le courrier et la messagerie électronique.

Vous apportez un appui de gestion pour les formations.

Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles, ainsi que les commandes pour le matériel spécifique.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services.

Vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous fournissez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences, afin d’assurer une continuité de service.

Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins. 

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous avez réussi une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une maîtrise parfaite de la rédaction du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de
l'écrit. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web EXIGÉ) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).

Doté ou dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées. 

Vous pourrez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et de gérer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : 01.11.2025
• Nombre de postes : 1 
• Taux d'activité : 80% 
• Classe de fonction : 11 (ECDL exigé pour la classe 11)
• Contrat : CDI 
• Délai de candidature : 02.10.2025
• Demande de renseignements : E-Mail schreiben

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.