Assistant(e) de Direction

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Conditions environnementales

Description du poste

Résumé du poste

Thermo Fisher Scientific recherche un(e) Assistant(e) de Direction qualifié(e) pour assister le Président de la Division des Substances Médicamenteuses (DSD), faisant partie du Groupe des Services Pharmaceutiques. Ce poste sera basé en Europe afin d’offrir un soutien stratégique et administratif au niveau exécutif.

Quelles seront vos missions ?

• Fournir une gestion proactive et de haut niveau des calendriers et plannings, incluant la priorisation et l’alignement avec les objectifs commerciaux.
• Coordonner des plans de voyage complexes, nationaux et internationaux, incluant hébergements, visas et itinéraires.
• Préparer et gérer des communications confidentielles, rapports et présentations pour des publics internes et externes.
• Servir d’intermédiaire fiable entre le Président et les cadres supérieurs, clients, partenaires et collaborateurs internes.
• Suivre et relancer les projets clés et assurer l’exécution en temps voulu des actions à mener.
• Préparer des documents d’information, mises à jour pour la direction et résumés exécutifs avec une grande précision et pertinence commerciale.
• Collaborer avec l’équipe de direction de la DSD pour coordonner les cycles de planification, les revues opérationnelles et les communications de l’unité commerciale.
• Traiter les notes de frais, rapprocher les cartes de crédit des cadres et soutenir les transactions liées aux achats ou aux fournisseurs.
• Maintenir les dossiers, archives et documents exécutifs conformément à la politique de l’entreprise et aux normes de confidentialité.
• Rechercher continuellement des opportunités d’amélioration des opérations administratives via des outils, systèmes et processus améliorés.

Qualifications

• Expérience : plus de 10 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction dans une grande organisation mondiale de préférence.
• Connaissance du secteur : expérience dans l’industrie pharmaceutique souhaitée.
• Formation : diplôme de licence ou expérience équivalente requis ; certifications administratives avancées ou cours en gestion un plus.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word) et des plateformes collaboratives (Teams, SharePoint, Zoom).
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec de solides capacités de relecture et de correction.
• Capacité démontrée à gérer des informations confidentielles avec discrétion et intégrité.
• Habileté à équilibrer des priorités concurrentes et à travailler de manière autonome sous pression.
• Présence interpersonnelle forte avec maturité exécutive, intelligence émotionnelle et capacité à instaurer rapidement la confiance.

Qualifications préférées

• Expérience de soutien à un Président ou Directeur Général au sein d’une unité commerciale.
• Familiarité avec des outils d’entreprise tels que Workday et Concur.
• Capacité à collaborer à travers plusieurs fuseaux horaires et à travailler avec des équipes mondiales.