Collaborateur/trice Administration de l'institut & Coordination des études 80 -100 %

À propos de cette offre

Le ARTORG Center for Biomedical Engineering Research est un centre stratégique de l'Université de Berne et fait partie de la Faculté de médecine. Il réunit des groupes de recherche interdisciplinaires issus de la technique et de la médecine, qui développent ensemble des solutions innovantes pour les défis cliniques. Le master spécialisé en génie biomédical est également implanté à l'ARTORG, réalisé en coopération avec la Haute école spécialisée bernoise (BFH).
À partir du 01.03.2026, nous recherchons une personne qui enrichira notre équipe avec joie, engagement et un sens sûr de l'organisation.

• Gestion autonome du secrétariat ainsi que remplacement d'autres responsables de secrétariat à l'ARTORG
• Soutien administratif et organisationnel complet des chefs de groupes de recherche et de leurs équipes
• Tâches administratives générales (prise de procès-verbaux, service téléphonique et postal, organisation centrale du bureau)
• Organisation et encadrement d'ateliers, de conférences et d'événements de l'institut (y compris réservations de voyages et d'hôtels)
• Approvisionnement en matériel de bureau et de laboratoire ainsi que coordination avec les services centraux de l'université

• Gestion complète des processus du personnel pour les employés cantonaux et financés par des tiers ainsi que les boursiers (recrutement, entrées, mutations, sorties)
• Préparation de tous les documents nécessaires à l'embauche de collaborateurs étrangers (UE et pays tiers)
• Rédaction des contrats d'enseignement, annonces de postes, descriptions de postes et cahiers des charges
• Responsabilité du contrôle des absences et du temps (personne responsable JAZ)

• Contrôle des comptes de crédits d'exploitation et de fonds tiers
• Workflow débiteurs/créanciers (y compris utilisation du reporting financier et des e-forms)
• Élaboration et saisie des notes de frais et des indemnités forfaitaires
• Responsabilité du système de contrôle interne (SCI)

• Gestion du budget et attribution des mandats d'enseignement
• Soutien des processus administratifs dans le cursus (emploi du temps, examens, mémoires de master, diplômes)
• Communication avec les enseignants et les étudiants en allemand et en anglais

• Formation commerciale achevée et/ou plusieurs années d'expérience en administration (expérience dans les hautes écoles ou la recherche un atout)
• Allemand courant et bonnes connaissances en anglais ; connaissances en français un atout
• Grand sens des responsabilités, initiative personnelle et méthode de travail structurée
• Excellente capacité à travailler en équipe et attitude orientée service
• Intérêt pour les processus universitaires et scientifiques
• Ouverture aux nouvelles tâches et processus dans un environnement de recherche dynamique

• La collaboration dans un environnement académique dynamique et une équipe collégiale
• Une activité stimulante et polyvalente dans un domaine de travail passionnant
• Hiérarchies plates
• Un emploi selon les directives cantonales avec horaires flexibles et possibilités de télétravail (après la phase d'intégration et sur accord)