Sekretariatsleiter:in / Sachbearbeiter:in 60-90%
Date de publication :
14 mai 2025Taux d'activité :
60 – 90%- Lieu de travail :Bern
Die Universität Bern bildet über 17'500 Studierende aus und beschäftigt mehr als 7'000 Mitarbeitende in rund 150 Instituten und neun Kompetenzzentren. Das Institut für Germanistik gehört zur Philosophisch-historischen Fakultät und beschäftigt derzeitig ca. 90 Mitarbeitende.
Das Institutssekretariat ist verantwortlich für einen reibungslosen administrativen Ablauf. Sie arbeiten gerne für ein Team, können aber auch verantwortungsbewusst und selbständig Ihre Aufgaben erledigen.
Aufgaben
Zentrale Aufgaben
• Personaladministration:
• Fachverantwortung für das gesamte Personalwesen (Anstellungen, Verlängerungen,
Mutationen, Bewilligungen etc.)
• Kontrolle von Gehaltslisten, Kreditauszügen und Zeitkennzahlen
• Ansprechperson für vielfältige Personalfragen
• Finanzadministration:
• Kontrolle aller Finanzprozesse inkl. Budgetierung,
Trendrechnungen und Berichterstattung
• Verantwortung für Betriebs- und Drittmittelkredite
• Betreuung des Debitoren- und
Kreditorenmanagements (inkl. Rechnungsstellung und
-freigabe)
• Prüfung und Abwicklung von Spesenabrechnungen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben:
• Projektleitung im Auftrag der Geschäftsführung
• Fachliche Führung von zwei Mitarbeitenden im Sekretariat inkl. Aufgabenverteilung
• Stilsichere Kommunikation mit internen und externen Stellen
• Bearbeitung der Eingangspost und Telefonanfragen
• Stellvertretung und Zusammenarbeit im Sekretariatsteam
Anforderungen
• Selbstständige und zugleich teamorientierte Arbeitsweise
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Präzises und effizientes Arbeiten
• Gute IT-Anwenderkenntnisse und Bereitschaft, sich in neue digitale Tools
einzuarbeiten
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
Wir bieten
Bewerbung und Kontakt
Sind Sie interessiert?
Für fachliche Auskünfte zu den Aufgaben der Stelle wenden Sie sich bitte an die Sekretariatsleiterin: E-Mail schreiben
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplome) elektronisch in einer einzigen PDF-Datei bis zum 30. Mai 2025 über "Jetzt bewerben" (unten rechts).
