Assistant des installations

Schellenberg Wittmer SA est un cabinet d'avocats suisse de premier plan avec plus de 160 avocats et experts juridiques. Notre bureau de Genève recherche actuellement un :

Assistant des installations (temps plein, de 8h00 à 18h00)

Le poste est disponible immédiatement ou selon accord.

Responsable d'assurer le bon fonctionnement des services des installations et de la logistique, et sous la supervision de notre Facility Manager, vous jouerez un rôle clé dans le maintien d'un environnement de travail agréable et très fonctionnel pour nos plus de 130 employés basés à Genève ainsi que dans la qualité du service offert à nos clients.

Vos responsabilités :

• Trier et distribuer tout le courrier entrant.
• Gérer le magasin de fournitures de bureau : contrôler et organiser le stock, commander les fournitures et réceptionner les livraisons tout en veillant au respect et à l'optimisation des budgets qui vous sont alloués (cela inclut les fournitures de bureau ainsi que d'autres consommables).
• Participer à l'entretien du bâtiment et de ses équipements en effectuant des réparations mineures et des opérations de maintenance, ou en coordonnant les travaux par des prestataires externes.
• Assurer la qualité des services fournis par l'entreprise chargée de l'entretien des locaux et organiser des travaux spécifiques.
• Agir en tant que l'un des principaux contacts pour la société de gestion immobilière et coordonner les interventions.
• Travailler avec votre responsable pour assurer la sécurité du bâtiment et le contrôle des accès.
• Collaborer avec votre responsable et le service RH pour garantir le respect des règles de santé et sécurité des employés sur le lieu de travail.
• Aider à l'organisation d'événements internes (mise en place des salles de réunion, fournitures spéciales, accueil, etc.).
• Préparer les bureaux pour les nouveaux employés et gérer les déménagements de bureaux.
• Gérer les opérations d'archivage (transport des dossiers physiques vers les emplacements désignés, création des listes annuelles de destruction) et assurer l'optimisation et la sécurité des espaces d'archives.
• Participer aux projets liés à la sécurité du bâtiment, à la logistique et à la mise en place des services internes pour nos employés.
• Effectuer toute autre tâche liée aux services généraux non mentionnée ci-dessus.

Votre profil :

• Un diplôme en administration des affaires (CFC ou équivalent).
• Une première expérience réussie dans les services généraux et/ou les services de conciergerie haut de gamme.
• Bonne connaissance de Microsoft Office : Word, Excel et Outlook en particulier.
• A l'aise avec les chiffres (suivi budgétaire, négociation des prix, contrôle, etc.).
• Français natif (ou au moins niveau C1) avec un bon niveau d'anglais parlé et écrit (au moins B2).
• Manuel, autodidacte et familier avec diverses techniques du bâtiment.

Sur le plan personnel :

• Vous avez un fort sens du service et de la disponibilité.
• Vous êtes organisé, précis et engagé à fournir un travail de haute qualité.
• Vous savez identifier et gérer les priorités et travailler de manière autonome.
• Vous aimez le travail en équipe et collaborez facilement.

Nous attendons avec impatience de recevoir votre candidature complète (CV, lettre de motivation, certificats de travail et/ou lettres de recommandation), adressée à Mme Jennifer Funk, spécialiste RH, par email : jennifer.funk@swlegal.ch.

Seules les candidatures complètes correspondant au profil requis décrit ci-dessus seront prises en considération.