Spécialiste, Gestion d'événements

Veuillez noter : Ce poste nécessite la capacité de travailler sur site 3 jours par semaine conformément à la politique de l'entreprise.

Le Forum économique mondial, engagé à améliorer l'état du monde, est l'Organisation internationale pour la coopération public-privé.

Le Forum réunit les principaux dirigeants politiques, économiques et autres leaders de la société pour façonner les agendas mondiaux, régionaux et sectoriels.

Pourquoi nous recrutons

Le Forum économique mondial offre à ses parties prenantes une plateforme pour interagir avec le Forum, entre elles et avec le public à travers des événements en présentiel et virtuels. Le Groupe de Programmation Globale est l'équipe responsable de la gestion des événements de classe mondiale du Forum et dédiée à fournir une architecture et des services d'événements cohérents pour soutenir la proposition de valeur et l'agenda d'impact du Forum. Il y parvient en façonnant les événements majeurs du Forum au service de l'impact en intégrant une intelligence de pointe, en offrant des interactions et expériences novatrices, et en développant des cadres de conception et des outils qui soutiennent les objectifs d'impact du Forum.

Lignes hiérarchiques et interactions

Le Spécialiste en gestion d'événements reportera à l'un des chefs d'équipe de gestion d'événements au sein du Groupe de Programmation Globale et travaillera en étroite collaboration avec d'autres chefs d'équipe et spécialistes en gestion d'événements, ainsi qu'avec d'autres membres du groupe et de l'institution au sens large, pour la planification et la coordination des événements.

Répartition des principales responsabilités

Gestion d'événements :

• Assurer la gestion des événements de classe mondiale du Forum, fournir une architecture et des services de livraison cohérents, et garantir que tous les événements respectent une norme uniforme d'excellence.
• Contribuer au développement de cadres, structures, processus et outils de production d'événements pour soutenir l'orientation stratégique du Forum.

Logistique événementielle :

• Développer, planifier et exécuter les services logistiques des événements en collaboration avec des homologues internes et externes. Les responsabilités varieront selon l'événement, en se concentrant sur une ou plusieurs des zones suivantes :
  • Logistique du programme : Coordonner la logistique des sessions et des lieux, y compris l'installation, les demandes techniques, la restauration, l'interprétation et le codage dans notre plateforme interne. Fournir un soutien clair et des directives aux équipes organisatrices, suivre les progrès, gérer les changements et partager les informations et mises à jour avec les équipes internes et les tiers.
  • Restauration : Superviser les arrangements de restauration pour les participants et le personnel, y compris les réceptions spéciales.
  • Logistique des participants : Coordonner les arrangements d'hébergement et la logistique des vols avec divers intervenants.
  • Logistique du personnel : Coordonner toutes les tâches logistiques liées au personnel, y compris l'enregistrement des quotas de personnel, les arrangements de vols et de visas, l'hébergement du personnel, ainsi que les communications internes et externes.
  • Assistants : Coordonner le recrutement, évaluer les besoins internes, organiser les arrangements logistiques et former le personnel externe pour les rôles de soutien sur site, tels que le contrôle des sessions et divers services d'accueil.
  • Transport : Planifier et coordonner la logistique de transport, y compris l'accueil à l'aéroport, les services VIP, la signalisation et les plans.
  • Fret : Coordonner le transport des matériaux et équipements de l'événement.
  • Durabilité : Mettre en œuvre des pratiques durables dans la planification et l'exécution des événements pour minimiser l'impact environnemental et les déchets.

Gestion de projet :

• Soutenir la planification et la production des événements.
• Assurer que les livrables clés sont respectés dans les délais et le budget.
• Contribuer à l'analyse pour soutenir des décisions basées sur des faits, même dans des environnements ambigus.
• Coordonner avec les équipes internes (affaires, gouvernement, contenu du programme, médias, production en direct, informatique, sécurité) et les parties prenantes externes (autorités locales, fournisseurs, partenaires).
• Exécuter les achats et contrats pour les services liés aux événements.
• Comprendre et appliquer les principes liés à la sécurité.
• Soutenir les formations internes sur les processus de livraison d'événements, les meilleures pratiques et les outils.
• Organiser et faciliter les réunions internes et externes avec les principaux fournisseurs.
• Contribuer aux débriefings post-événement et à l'analyse des données pour améliorer les processus.

Le candidat retenu sera évalué sur

• Des compétences impeccables en gestion de projet et de budget, avec une approche proactive pour la mise à jour des modèles et méthodes de production d'événements.  
• Des compétences interpersonnelles et de facilitation efficaces, y compris des capacités de communication verbale et écrite ainsi que de présentation auprès d'audiences internes et externes.

Exigences et expériences préférées

• Un diplôme universitaire en commerce, médias, communications, gestion d'événements, hôtellerie ou autres domaines pertinents.
• Plus de 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans des événements mondiaux en présentiel, idéalement impliquant des publics d'affaires, gouvernementaux et à but non lucratif dans des environnements internationaux.
• Expérience avérée de réussite dans un environnement de travail multiculturel, très collaboratif et dynamique ; la flexibilité et la capacité à travailler sous pression et à gérer l'ambiguïté sont indispensables.
• Expérience avérée en gestion du changement et gestion des parties prenantes.
• Démontre une approche proactive pour identifier des opportunités d'innovation et d'amélioration des processus de gestion d'événements. Recherche constamment de nouvelles idées et méthodes pour améliorer la qualité et l'efficacité des événements, en veillant à ce qu'ils soient alignés sur les normes et objectifs du Forum.
• Esprit de résolution de problèmes, proactif et orienté service, avec d'excellentes compétences en communication, gestion de projet, coordination et organisation, souci du détail, capacité à travailler de manière autonome et en équipe. Aucune tâche n'est trop grande ou trop petite.
• Une connaissance approfondie de Salesforce est préférée, ainsi qu'une bonne maîtrise des applications Microsoft Office et des outils de gestion de projet.
• Maîtrise de l'anglais, avec d'excellentes compétences en communication écrite, digitale et orale ; la connaissance d'autres langues, notamment l'allemand et/ou le français, serait un atout.

Pourquoi travailler au Forum :

Le Forum croit que le progrès se réalise en réunissant des personnes de tous horizons qui ont la volonté et l'influence pour améliorer l'état du monde en sensibilisant et en favorisant la coopération, en façonnant les mentalités et les agendas, et en stimulant l'action collective. Rejoignez-nous et devenez un moteur de changement positif !