Leiter:in Executive Support Services

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Wir suchen dich als

Leiter:in Executive Support Services

Willkommen im Buchzentrum. Das Buchzentrum hat den Anspruch, die seit über 100 Jahren bestehende Marktstellung als bedeutendster Zwischenbuchhändler der Schweiz weiter auszubauen und seine Kunden und Partner erfolgreich zu unterstützen. Bei uns geht es nicht nur um Bücher, sondern auch um Menschen. Mit Freude und Herzblut arbeiten rund 300 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gemeinsam an der Verwirklichung unserer Ziele und Visionen.
In dieser neu geschaffenen Funktion als persönliche Assistenz stellst du, zusammen mit deinem Team (1 Kollegin), die professionelle und effiziente Unterstützung und Entlastung der gesamten Geschäftsleitung sicher. Du bist direkt dem Vorsitzenden der Geschäftsleitung unterstellt, welcher dir die Möglichkeit bietet, den Bereich weiterzuentwickeln und in Abstimmung mit ihm zu strukturieren.

Deine spannende Aufgabe

• Termin-, Kalender- und E-Mail-Management vom Vorgesetzten der Geschäftsleitung
• Führen von präzisen und verständlichen Beschlussprotokollen und Pendenzenlisten sowie Aktionsnachverfolgung
• Strukturierte Ablage und Dokumentenverwaltung
• Erstellung von Präsentationen, Vorlagen und Geschäftsunterlagen für die gesamte Geschäftsleitung zur Sicherstellung eines einheitlichen Auftritts gegen aussen und innen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Veranstaltungen und Events
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
• Aufbauen, Führen und Entwickeln des Teams Shared Service Center (SSC)

Das bringst du mit

• Deine kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder vergleichbar hast du erfolgreich abgeschlossen und bringst auch einen Fachausweis als Fachperson Marketing oder Direktionsassistenz, ein höheres Wirtschaftsdiplom oder eine vergleichbare Weiterbildung mit.
• Dein Rucksack ist bereits gefüllt mit mindestens 10 Jahren Berufserfahrung, wobei mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Funktion vorausgesetzt wird. Zum Aufbau des Teams hilft es dir, wenn du bereits erste Erfahrungen in einer Führungsfunktion sammeln konntest. 
• Du besitzt ein gutes Verständnis für die Prozesse in einem KMU und hast Lust darauf, die Geschäftsleitung in der Unternehmenstransformation tatkräftig mit strukturierter, reibungsloser Zusammenarbeit und konstant hoher Qualität deiner Arbeit zu unterstützen. Dazu gehören auch lösungsorientiertes Handeln und schnelles Entscheiden im Tagesgeschäft.
• Die MS Office 365 Tools nutzt du sicher und effizient zur Bearbeitung und Koordination deiner Aufgaben.
• Dein vorausschauendes Denken und Handeln, das Erkennen von Handlungsbedarf inkl. Erarbeitung von Massnahmen sowie dein hohes Verantwortungsbewusstsein helfen dir dabei, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig und in hoher Qualität erledigt werden.
• Du kommunizierst stilsicher in Deutsch (mündlich und schriftlich) und pflegst einen freundlichen sowie professionellen Umgang mit internen und externen Stakeholdern.
• Mit deinem Durchsetzungsvermögen schaffst du es, deine Anliegen richtig platzieren zu können und behältst dabei stets den Überblick.
• Deine Belastbarkeit und Flexibilität helfen dir in dieser Funktion. Ein vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten ist für dich selbstverständlich. 

Wir bieten dir

Ferien und zusätzliche Feiertage
Alle Mitarbeitenden haben mindestens 5 Wochen bezahlte Ferien. Wer mehr als 15 Jahre im BZ arbeitet oder älter als 50 Jahre ist, erhält zusätzliche Ferientage. Für weitere kantonale Feiertage holen wir täglich Zeit vor und dürfen durch das zusätzliche Frei-Tage geniessen.
Gute Sozialleistungen
Du profitierst von einer Vollversicherung bei unserer Pensionskasse und einer Krankentaggeldversicherung. Für deine Kinder bis zum vollendeten 10. Altersjahr erhältst du von uns eine zusätzliche BZ-Kinderzulage.
Wertschätzung
Übers Jahr hinweg gibt es bei uns immer wieder kleine Aufmerksamkeiten. Zudem laden wir dich jährlich zu Personalanlässen ein.
Attraktive Rabatte auf Produkte
Bei uns profitierst du von attraktiven Rabatten auf Bücher und Spiele. Zudem kannst du dir im Mitarbeiter-Outlet Boutique-Artikel und Spiele zu stark reduzierten Preisen besorgen.
Reka-Geld und Halbtax-Abo
Wir unterstützen dich beim Bezug von Reka-Geld mit 20% und vergüten dir nach Abzug eines Selbstbehalts die Kosten für dein Halbtax-Abo zurück.
Gratis Parkplatz
Unser Standort ist mit dem öV wie auch einem privaten Fahrzeug gut erreichbar. Dein Auto parkierst du bei uns kostenlos und wir bieten dir auch die Möglichkeit einer E-Ladestation für Autos und Velos.
Verpflegungsmöglichkeiten
1x wöchentlich kannst du dich bei externen Foodtrucks auf unserem Firmengelände verpflegen. Snacks, Getränke und eine Auswahl an Mahlzeiten sind zudem in unserem Verpflegungsangebot 7x24h erwerbbar. Ebenso kannst du dich gratis an mehreren Stationen mit Trinkwasser versorgen.
HomeOffice-Möglichkeiten
In Abstimmung mit unseren internen Richtlinien und der vorgesetzten Person ist es dir möglich, einen Teil deiner Arbeit aus dem HomeOffice zu erledigen.

Interessiert?
Gerne nehmen wir deine Bewerbung mit CV (Lebenslauf), Motivationsschreiben, Diplomen und allen Zeugnissen digital via unser Bewerbungstool entgegen.

Hast du Fragen zum Rekrutierungsprozess oder zur Aufgabe? Dann ist Melanie Konrad, HR Business Partner, unter melanie.konrad@buchzentrum.ch gerne für dich da.
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Arbeitsort

Buchzentrum AG (BZ)
Industriestrasse Ost 10
4614
Hägendorf
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