Assistant Administratif (EP-AGS-2026-85-LD)

Description de l'entreprise

Au CERN , l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, des physiciens et des ingénieurs explorent la structure fondamentale de l'univers. En utilisant les instruments scientifiques les plus grands et les plus complexes au monde, ils étudient les constituants de base de la matière - des particules fondamentales qui sont mises en collision à une vitesse proche de celle de la lumière. Ce processus donne aux physiciens des indices sur la manière dont les particules interagissent et fournit des aperçus des lois fondamentales de la nature. 

Description du poste

Introduction

Rejoignez le Département de Physique Expérimentale du CERN en tant qu'Assistant Administratif au Bureau des Utilisateurs, où vous soutiendrez les scientifiques invités en gérant les inscriptions, les contrats et la documentation officielle tout en fournissant un service client de première ligne. Vous assurerez le bon déroulement des opérations administratives en traitant les demandes, en tenant à jour les dossiers et bases de données, en préparant la correspondance et en facilitant l'intégration des scientifiques conformément aux procédures du CERN.

Fonctions

• Fournir un support de service client aux scientifiques invités du CERN au sein du Bureau des Utilisateurs, notamment pour les enregistrer et faciliter leur intégration à leur arrivée.
• Gérer les tâches administratives quotidiennes, y compris les inscriptions, les contrats du personnel et la documentation de l'État hôte (demandes et extensions).
• Agir en tant que point de contact clé pour les scientifiques visiteurs (en personne, par e-mail et par téléphone).
• Utiliser des outils électroniques pour traiter les inscriptions et tenir à jour les dossiers.
• Fournir un support administratif général conformément aux règles et procédures du CERN.
• Assurer le traitement, le suivi et le contrôle de divers documents administratifs électroniques et papier ainsi que l'archivage des dossiers.
• Saisir toutes les informations pertinentes dans les bases de données appropriées du CERN.
• Préparer la correspondance et la documentation selon les besoins, y compris la rédaction de procès-verbaux.
• Remplacer les autres membres de l'équipe en leur absence.

Qualifications

Certificat technique ou éducation secondaire générale ou expérience pertinente équivalente dans le domaine du support administratif général ou un domaine connexe.

Expérience :

• Expérience démontrée dans un service administratif ou un secrétariat, de préférence incluant la prestation de services à une grande communauté de clients venant de divers pays.
• Expérience avérée dans l'interprétation des règles et procédures ainsi que dans leur application.
• Maîtrise d'un ensemble diversifié d'outils informatiques modernes de bureau et capacité à maintenir et archiver des données et documents.
• Expérience en service et support client.

Compétences techniques :

• Service client.
• Archivage et gestion des dossiers.
• Travail de secrétariat.
• Utilisation de suites bureautiques.
• Connaissance des règles et procédures administratives.

Compétences comportementales :

• Atteinte des résultats : fournir un service rapide et efficace en tenant compte des besoins des clients.
• Établissement de relations : faire preuve de courtoisie et de considération dans les relations avec les autres.
• Travail en équipe : comprendre quand le travail d'équipe est nécessaire pour obtenir les meilleurs résultats ; inclure les autres en conséquence et partager l'information.
• Communication efficace : vérifier que le message a bien été compris.
• Démonstration de flexibilité : être disposé à travailler sur différents projets simultanément.

Compétences linguistiques :

Anglais parlé et écrit, avec un engagement à apprendre le français.

Informations supplémentaires

Admissibilité et date limite :

La diversité fait partie intégrante de la mission du CERN depuis sa création et est une valeur établie de l'Organisation. Employer une main-d'œuvre diversifiée est au cœur de notre succès. Nous accueillons les candidatures de tous les États membres et États membres associés .

Ce poste sera pourvu dès que possible, et les candidatures doivent normalement nous parvenir au plus tard le 07.05.2026 à 23h59 CEST.

Conditions d'emploi

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (3 ans). Sous certaines conditions, les titulaires de contrats à durée déterminée peuvent postuler à un poste à durée indéterminée.

Heures de travail : 40 heures par semaine

Flexibilité du poste : Entièrement sur site

Grade du poste : 3-4

Référence du poste : EP-AGS-2026-85-LD

Domaine de travail : Services de soutien (Finance, RH, Juridique, Achats)

Intitulé de poste de référence : Assistant personnel/équipe

Avantages globaux

• Un salaire compétitif  (exonéré d'impôts), augmentant en fonction de vos années d'expérience pertinente.
• 30 jours de congés payés par an plus 2 semaines de fermeture annuelle.
• Couverture par le régime complet d'assurance maladie du CERN (pour vous, votre conjoint et vos enfants), et adhésion au Fonds de pension du CERN.
• Allocations familiales, pour enfants et nourrissons mensuelles selon votre situation individuelle.
• Un package de relocalisation (prime d'installation, déménagement, frais de voyage) selon votre situation individuelle.
• Possibilité de prolonger votre contrat jusqu'à 8 ans + éligibilité à un contrat à durée indéterminée.

Présentation du CERN - Découvrez un monde où l'impossible devient possible !

Au CERN, l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, nous repoussons les frontières de la science et de la technologie. Notre travail révolutionnaire réunit non seulement des physiciens mais aussi une diversité de professionnels issus des domaines de l'ingénierie, technique, scientifique et administratif. Ensemble, nous favorisons un environnement où l'innovation et la collaboration prospèrent.

Chaque jour, nous faisons face à de nouveaux défis passionnants et à des opportunités de contribuer à des recherches de pointe qui façonnent notre compréhension de l'univers. Nous relevons ces défis grâce aux perspectives diverses au sein de nos équipes, garantissant que chaque contribution est valorisée et renforçant notre sentiment partagé d'inclusion et de but. La diversité est une valeur fondamentale du CERN depuis sa création, et elle reste au cœur de notre mission et de notre succès continu.

Si vous êtes prêt à faire partie d'une communauté dynamique et inclusive qui repousse les limites du savoir, le CERN est l'endroit où votre curiosité et vos compétences peuvent s'épanouir. Faites partie de notre mission pour découvrir ce qui se cache au cœur de l'univers ! PARTICIPEZ !

Plus d'informations sur nous, ici : careers.cern