Assistant Administratif

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Assistant Administratif

Sous la direction de l'Assistant Exécutif Principal, l'Assistant Administratif fournit un soutien administratif complet pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes d'une équipe ou d'un département. Ce rôle implique la gestion des calendriers, la coordination des voyages, l'organisation des réunions, ainsi que la préparation de documents et de rapports. L'assistant sert de point de contact clé pour les parties prenantes internes et externes, gère la correspondance, maintient les systèmes de classement et soutient les activités d'intégration. De solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et une maîtrise de MS Office sont essentielles pour réussir dans ce poste. Ce rôle relève de : Assistant Exécutif Principal.

Soutien Administratif 

• Gérer les calendriers, planifier des réunions à travers plusieurs fuseaux horaires, préparer les ordres du jour, réserver les salles de réunion et organiser le catering si nécessaire. Coordonner avec les autres membres du personnel administratif et les participants pour confirmer la disponibilité. 

Coordination d'Événements & de Projets 

• Planifier et gérer des projets et événements spéciaux, y compris des réunions mondiales et des sessions liées aux projets.  
• Organiser les installations, le catering, les invitations et les déplacements pour les participants internes et externes. 
• Surveiller et contrôler les budgets des événements. 
• Préparer des présentations visuelles et des documents de réunion selon les besoins. 

Soutien aux Réunions                                                                                    

• Organiser et soutenir les réunions de direction, y compris la préparation des documents, la prise de notes et le suivi des actions. 

Soutien aux Projets

• Collecter et organiser les données pour les projets, faire le suivi des points en suspens et agir comme liaison entre les équipes. 

Coordination des Visiteurs 

• Accueillir les visiteurs, gérer les accès et assurer les dispositions appropriées. 
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins. 

Formation 

• Diplôme d'études secondaires ou formation professionnelle ou technique équivalente.  
• Un diplôme de licence ou un diplôme d'école technique est un plus.  

Expérience 

• 1 à 2 ans ou plus d'expérience en soutien administratif, de préférence dans l'industrie pharmaceutique 

Compétences 

• Compétences techniques : Maîtrise de la suite Microsoft Office et capacité à apprendre des systèmes / bases de données.  
• Gestion du temps : Compétences démontrées en gestion du temps et organisation avec la capacité de prioriser efficacement les tâches. 
• Capacité à gérer plusieurs activités en cours et à travailler de manière autonome ou en équipe.  
• Souci du détail.
• Forte orientation service client avec la capacité de travailler avec différents intervenants.

Nous attendons avec impatience de recevoir votre candidature en ligne. Les candidatures doivent inclure une lettre de motivation et un CV, ainsi que des lettres de référence et des copies des relevés de notes et/ou diplômes pertinents dans la langue originale. Veuillez inclure tous ces documents dans un seul fichier avec le CV.

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