Coordinateur Réunions & Événements (h/f/d) Services sur le Lieu de Travail

JLL vous donne le pouvoir de façonner un avenir meilleur.  

Nos collaborateurs chez JLL et JLL Technologies façonnent l'avenir de l'immobilier pour un monde meilleur en combinant des services, des conseils et des technologies de classe mondiale pour nos clients. Nous nous engageons à recruter les meilleures personnes, les plus talentueuses, et à leur donner les moyens de prospérer, de développer des carrières significatives et de trouver un lieu où elles appartiennent.  Que vous ayez une grande expérience dans l'immobilier commercial, les métiers spécialisés ou la technologie, ou que vous cherchiez à appliquer votre expérience pertinente dans une nouvelle industrie, rejoignez notre équipe pour nous aider à construire un avenir meilleur.   

L'équipe Workplace Services (WPS) est dédiée à offrir une expérience de bureau excellente et mémorable à tous ceux qui franchissent nos portes - employés, invités et partenaires. Cela concerne nos bureaux loués ainsi que nos bureaux avec services (espaces de coworking), où nous atteignons cet objectif grâce à un partenariat étroit avec le fournisseur de bureaux avec services.

Dans sa fonction, le coordinateur M&E est le principal point de contact local pour les employés et l'équipe du fournisseur de services de bureau, avec un fort accent sur l'hospitalité et l'organisation d'événements.

Ce rôle requiert une excellente communication et orientation service, une expérience dans l'hospitalité ou les événements, une attention aux détails, de bonnes compétences administratives et informatiques, de bonnes capacités de coordination et d'organisation, ainsi qu'un style de travail indépendant, flexible avec une bonne gestion du temps. 

Vos tâches :

• Agir en tant que représentant des Workplace Services pour la communauté du bureau de Zurich, soutenir, guider et permettre à l'équipe de passer une journée productive au bureau

• Gérer toute demande d'employé soumise via l'outil interne de ticketing client, Slack, email ou en face à face, guider, répondre ou conseiller selon les besoins

• Établir un partenariat solide avec nos fournisseurs de bureaux avec services pour assurer le bon fonctionnement, le respect des normes Salesforce et la qualité du service dans le budget

• Hospitalité et Événements

  • Gérer les réservations d'espaces pour événements, soutenir et guider le demandeur dans la planification de l'événement 

  • Rechercher, engager et coordonner le traiteur et autres fournisseurs d'événements tels que les sociétés AV, location de mobilier et équipements ou prestataires de services ou de divertissement

  • Superviser la prestation de service des différents fournisseurs et agir comme point de contact unique pour l'hôte de l'événement

  • Assurer la sécurité de nos employés et clients - garantir le respect de toutes les réglementations suisses et clients en matière de contrôle d'accès, sécurité et santé & sécurité

  • Établir et maintenir une liste de fournisseurs de restauration et autres prestataires, afin de permettre variété et flexibilité pour toute demande de restauration et d'événement

  • Veiller à ce que les exigences alimentaires, allergies, préférences personnelles des VIP et nos valeurs de durabilité soient prises en compte 

  • Services aux invités & hospitalité : Travailler avec le personnel de réception du fournisseur de bureaux avec services pour assurer un accueil excellent à nos employés, invités et visiteurs selon les niveaux de service convenus

• Workplace Services 

  • Superviser la gestion du courrier en collaboration avec le fournisseur de services (manipulation, redirection, etc.) pour notre bureau de Zurich

  • Gestion du courrier pour toutes les entités juridiques suisses, y compris les documents des parties prenantes et le courrier personnel pour d'autres sites sauf Zurich

  • Collaboration avec le responsable WPS, mise en œuvre et maintien des procédures et normes Salesforce

  • Suivi des dépenses et gestion des factures pour les opérations Workplace Services en Suisse 

  • Agir en tant que Space Champion en assurant l'exactitude des données de nos espaces et installations

  • Accueillir et orienter les nouveaux employés

  • Partager les informations d'intégration et de départ avec le fournisseur de bureaux avec services

• Général

  • Établir et maintenir des relations solides avec les communautés de bureaux locales et les parties prenantes telles que les responsables de hub, assistants de direction et autres fonctions internes localement et à travers l'EMEA

  • En coopération avec le responsable WPS Suisse, documenter et participer aux réunions mensuelles de KPI avec le fournisseur de bureaux avec services pour fournir un retour continu sur la prestation de service, suivre les sujets de maintenance en attente et recevoir les dernières mises à jour sur les changements prévus par le centre

  • En partenariat avec l'équipe de sécurité d'entreprise, assurer que tous les employés Salesforce, le personnel du fournisseur de bureaux avec services et les visiteurs respectent les normes de sécurité Salesforce concernant l'enregistrement des visiteurs, le contrôle d'accès, la protection des données, etc.

Votre profil :

• Minimum 3 ans d'expérience en gestion de bureau et/ou dans le domaine de l'hospitalité 

• Expérience dans la coordination de la prestation de services, de préférence incluant la gestion des fournisseurs

• Excellentes compétences en communication et esprit d'équipe - maîtrise courante de l'allemand et de l'anglais à l'oral et à l'écrit

• Poli et confiant avec beaucoup de patience, passionné par le service, l'aide et le travail avec les gens

• Attitude positive, toujours prêt à faire un effort supplémentaire

• Affinité pour l'utilisation de logiciels innovants comme Google, Quip et les applications Salesforce

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et rapide et à respecter les délais

• Excellentes compétences en multitâche, gestion de projet et (auto-) organisation

Notre offre :

• Liberté créative pour les tâches et projets

• Échange actif dans le réseau industriel mondial

• Travail collaboratif sur un pied d'égalité

• Place pour la croissance personnelle, pas seulement professionnelle

• Reconnaissance des réalisations - y compris avantages monétaires

• Opportunité de développer vos compétences et de faire progresser votre carrière localement ainsi que régionalement

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Jones Lang LaSalle SE

Votre contact :
Marta Marunchak
marta.marunchak@jll.com

Lieu :

Si cette description de poste vous parle, nous vous encourageons à postuler même si vous ne remplissez pas toutes les exigences.  Nous sommes intéressés à vous connaître et à découvrir ce que vous apportez !

Chez JLL, nous exploitons la puissance de l'intelligence artificielle (IA) pour accélérer efficacement les connexions significatives entre candidats et opportunités. En utilisant les capacités de l'IA, nous analysons votre candidature pour les compétences, expériences et qualifications pertinentes afin de générer des informations précieuses sur la façon dont votre profil unique correspond aux exigences spécifiques du poste que vous poursuivez.

Jones Lang LaSalle (JLL) est, avec ses filiales et sociétés affiliées, une entreprise mondiale leader dans les services de gestion immobilière et d'investissement. Nous assumons la responsabilité de la protection des données personnelles qui nous sont fournies. En général, les données personnelles que nous collectons auprès de vous sont destinées au traitement dans le cadre du processus de recrutement de JLL. Nous nous efforçons de protéger vos données personnelles avec un niveau de sécurité approprié et de les conserver aussi longtemps que nécessaire pour des raisons commerciales ou légales légitimes. Nous supprimerons ensuite vos données de manière sécurisée et protégée.

Pour plus d'informations sur la conservation et le traitement de vos données personnelles, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité des candidats .

Pour plus d'informations, veuillez consulter les pages carrières spécifiques à chaque pays.