Assistant Administratif (IT-RM-AS-2025-278-LD)

Description de l'entreprise

Au CERN , l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, des physiciens et des ingénieurs explorent la structure fondamentale de l'univers. En utilisant les instruments scientifiques les plus grands et les plus complexes au monde, ils étudient les constituants de base de la matière - des particules fondamentales qui sont mises en collision à une vitesse proche de celle de la lumière. Ce processus donne aux physiciens des indices sur la façon dont les particules interagissent et fournit des aperçus des lois fondamentales de la nature.

Description du poste

Introduction :

Êtes-vous un assistant administratif organisé, proactif et flexible, avec un esprit coopératif et de bonnes compétences en logiciels ? Êtes-vous intéressé à collaborer sur une gamme de sujets administratifs au niveau du Département et à assister les collègues dans un Département informatique dynamique ?

En tant qu'assistant administratif dans l'équipe du secrétariat informatique, vous rejoindrez une équipe d'assistants et participerez à la gestion quotidienne du bureau du secrétariat avec un accent particulier sur les services d'information, de communication et d'organisation. Vous assisterez également le gestionnaire des espaces dans la supervision du projet de rénovation des bureaux.

Fonctions :

• Utiliser efficacement les outils numériques et explorer des moyens de simplifier, automatiser ou améliorer les tâches administratives (y compris par le biais d'outils assistés par IA, le cas échéant).
• Gérer les demandes quotidiennes de personnel et d'administration (arrivée, départ, missions, arrangements de voyage, demandes de remboursement et remboursements) en utilisant les outils et systèmes du CERN.
• Soutenir l'application des règles et procédures administratives et du personnel du CERN et apprendre à naviguer dans le cadre réglementaire du CERN avec l'aide de l'équipe.
• Agir en tant que premier point de contact pour les questions administratives courantes, en sachant quand et comment escalader les cas plus complexes.
• Prendre en charge de petites tâches de coordination ou mini-projets (par exemple, déménagements ou activités de rénovation de bureaux), avec le soutien de l'équipe.
• Collaborer avec les services internes et les collègues du CERN pour soutenir des processus administratifs fluides.
• Contribuer aux activités d'intégration et d'accueil informatique, y compris la préparation de matériel et l'aide à la présentation pour les nouveaux arrivants.
• Maintenir et mettre à jour les informations numériques (fichiers partagés, pages web, tableaux et enregistrements), en veillant à ce que les informations soient exactes et faciles d'accès. 

Qualifications

Certificat technique ou éducation secondaire générale ou expérience pertinente équivalente dans le domaine de l'administration ou un domaine connexe.

Expérience :

• Profil en début de carrière dans un rôle administratif.
• Intérêt pour les processus administratifs et du personnel, avec la capacité et la volonté d'apprendre et d'appliquer les règles et procédures avec accompagnement.
• À l'aise avec les outils numériques et les logiciels de bureau modernes (par exemple Microsoft 365), et curieux d'explorer de nouveaux outils et modes de travail.
• Intérêt pour l'utilisation de la technologie, y compris les outils assistés par IA, pour améliorer l'efficacité et simplifier les tâches quotidiennes.
• Organisé, proactif et capable de travailler de manière autonome sur des activités bien définies, tout en sachant quand demander du soutien.
• À l'aise de travailler dans un environnement international et multiculturel.
• La connaissance des bases de données du personnel et des outils administratifs associés serait un avantage.
• Une première expérience dans la coordination de petites activités opérationnelles ou projets logistiques (par exemple déménagements, rénovations) serait un avantage.

Compétences techniques :

• Connaissance des règles et procédures administratives.
• Service à la clientèle.
• Utilisation des logiciels de bureau.
• Organisation, planification et contrôle.

Compétences comportementales :

• Atteindre des résultats : avoir une approche structurée et organisée du travail ; être capable de définir des priorités et de planifier les tâches en gardant les résultats à l'esprit.
• Établir des relations : faire preuve de courtoisie et de considération dans les relations avec les autres.
• Travailler en équipe : contribuer à promouvoir une atmosphère positive dans l'équipe par une attitude optimiste et constructive ; traiter les problèmes.
• Communiquer efficacement : veiller à ce que les informations, procédures et décisions soient correctement documentées.
• Démontrer de la flexibilité : être capable de faire preuve de flexibilité tout en respectant toutes les règles applicables.

Compétences linguistiques :

Anglais parlé et écrit, avec un engagement à apprendre le français.

Informations supplémentaires

Admissibilité et date limite :

La diversité fait partie intégrante de la mission du CERN depuis sa création et est une valeur établie de l'Organisation. Employer une main-d'œuvre diversifiée est au cœur de notre succès. Nous accueillons les candidatures de tous les États membres et États membres associés .

Ce poste sera pourvu dès que possible, et les candidatures doivent normalement nous parvenir au plus tard le 09.01.2026 à 23h59 CET. 

Conditions d'emploi :

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (2 ans). Sous certaines conditions, les titulaires de contrats à durée déterminée peuvent postuler à un poste à durée indéterminée.

Heures de travail : 40 heures par semaine

Flexibilité du poste : Hybride

Ce poste implique :

• Travail de nuit, les dimanches et jours fériés officiels, selon les besoins de l'Organisation.

Grade du poste : 3-4

Référence du poste : IT-RM-AS-2025-278-LD

Domaine de travail : Services de soutien (Finance, RH, Juridique, Approvisionnement)

Intitulé de poste de référence : Assistant personnel/équipe

Avantages globaux

• Un salaire compétitif  (exonéré d'impôt), augmentant en fonction de vos années d'expérience pertinente.
• 30 jours de congés payés par an plus 2 semaines de fermeture annuelle.
• Couverture par le régime complet d'assurance maladie du CERN (pour vous, votre conjoint et vos enfants), et adhésion au Fonds de pension du CERN.
• Allocations familiales, pour enfants et nourrissons mensuelles selon votre situation individuelle.
• Un package de relocalisation (prime d'installation, déménagement, frais de voyage) selon votre situation individuelle.
• Possibilité de prolonger votre contrat jusqu'à 8 ans + éligibilité à un contrat à durée indéterminée.

Présentation du CERN - Découvrez un monde où l'impossible devient possible !

Au CERN, l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, nous repoussons les frontières de la science et de la technologie. Notre travail révolutionnaire réunit non seulement des physiciens mais aussi une diversité de professionnels issus des domaines de l'ingénierie, technique, scientifique et administratif. Ensemble, nous favorisons un environnement où l'innovation et la collaboration prospèrent.

Chaque jour, nous faisons face à de nouveaux défis passionnants et à des opportunités de contribuer à des recherches de pointe qui façonnent notre compréhension de l'univers. Nous relevons ces défis grâce aux perspectives diverses au sein de nos équipes, garantissant que chaque contribution est valorisée et renforçant notre sentiment partagé d'inclusion et de but. La diversité est une valeur fondamentale du CERN depuis sa création, et elle reste au cœur de notre mission et de notre succès continu.

Si vous êtes prêt à faire partie d'une communauté dynamique et inclusive qui repousse les limites du savoir, le CERN est l'endroit où votre curiosité et vos compétences peuvent s'épanouir. Faites partie de notre mission pour découvrir ce qui se cache au cœur de l'univers ! PARTICIPEZ !

Plus d'informations sur nous, ici : careers.cern