Assistante de direction / Assistant de direction 50 - 60 %

À propos de cette offre

L’Institut Theodor Kocher (TKI; https://www.tki.unibe.ch ) est un institut de la faculté de médecine de l’Université de Berne, spécialisé dans la recherche sur les processus inflammatoires du système nerveux central. Notre secrétariat est le centre névralgique de l’institut – un lieu vivant où se rencontrent collaborateurs, étudiants et invités. Nous nous considérons comme une équipe qui se soutient mutuellement et contribue ensemble au succès de l’institut.
Pour notre directrice, Madame la Professeure Britta Engelhardt, nous recherchons une personnalité organisée et attentionnée, qui aime soutenir la directrice de manière prévoyante et fiable dans toutes les affaires administratives et organisationnelles, et veiller à ce que tout fonctionne parfaitement en coulisses.

Nous recherchons à partir de janvier 2026 ou selon accord une assistante personnelle / un assistant personnel pour notre directrice, Madame la Professeure Britta Engelhardt.
L’emploi est d’abord temporaire avec une option d’engagement à durée indéterminée ultérieure.

• Gestion autonome et prévoyante de l’agenda de la directrice : planification et coordination de tous les rendez-vous, réunions et voyages.
• Organisation de voyages d’affaires en Suisse et à l’étranger – de la préparation à la facturation.
• Planification, préparation et conduite de réunions, événements et conférences, y compris prise de procès-verbaux et suivi.
• Correspondance en allemand et en anglais (occasionnellement en français) avec une grande maîtrise linguistique et stylistique.
• Personne de contact attentive et digne de confiance pour les collaborateurs, étudiants et invités de l’institut.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office ainsi que des systèmes informatiques universitaires et des logiciels de gestion.
• Prise en charge des tâches générales de secrétariat ainsi que remplacement au sein de l’équipe, si nécessaire.

• Formation commerciale achevée avec plusieurs années d’expérience professionnelle – idéalement dans l’assistance de direction, l’organisation ou la gestion de voyages/tourisme.
• Personnalité empathique, fiable et orientée service, engagée avec plaisir pour le bien-être des collaborateurs et capable de garder une vue d’ensemble même dans des situations exigeantes.
• Talent organisationnel prononcé avec une méthode de travail soigneuse, structurée et un sens aigu du détail.
• Joie à planifier et coordonner des rendez-vous, voyages et conférences internationaux.
• Communication assurée en allemand et en anglais (le français est un atout).
• Grande flexibilité et résistance au stress ainsi que plaisir à accomplir des tâches variées dans un environnement universitaire international dynamique.
• Méthode de travail prévoyante et autonome, associée à la discrétion, la loyauté et une approche ouverte et respectueuse des personnes.

• Un environnement de travail valorisant, international et dynamique au sein d’une équipe motivée
• Des tâches variées en collaboration directe avec la direction de l’institut
• Un lieu de travail central dans le quartier prisé de Länggass
• Des conditions de travail modernes et flexibles (temps de travail annuel) selon les directives cantonales

Avons-nous suscité votre intérêt ? Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature en ligne avec les documents habituels et une lettre de motivation convaincante à :
Madame Fabienne Leuenberger – fabienne.leuenberger@unibe.ch

Votre lieu de travail
Université de Berne - Institut Theodor Kocher - Freiestrasse 1 - 3012 Berne