AMEOS: Stellvertretende Leitung (w/m/d) Medizinische Sekretariate

Stellvertretende Leitung (w/m/d) Medizinische Sekretariate

Das erwartet Sie

Als Stellvertretende Leitung der Medizinischen Sekretariate übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Doppelrolle: Einerseits leisten Sie täglich einen zentralen Beitrag in der Administration rund um unsere medizinischen Prozesse – andererseits sind Sie eng in die fachliche und organisatorische Führung des Sekretariats eingebunden. Gemeinsam mit der Leitung entwickeln Sie Prozesse weiter, tragen Verantwortung für reibungslose Abläufe und sind bei Abwesenheiten auch als direkte Ansprechperson des Sekretariats gefragt.

Ihre Aufgaben – vielseitig und sinnstiftend

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Ärzteschaft, Psychologie und weiteren Therapeut*innen (Drehscheibenfunktion für interne und externe Anspruchsgruppen)
• Bearbeitung des medizinischen Berichtswesens inkl. Versand und Leistungserfassung, allgemeine Korrespondenz (z. B. Kostengutsprachegesuche, Versicherungsanfragen, Rezepte usw.)
• Koordination und Organisation von Sitzungen, Weiterbildungen und sonstigen Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeitenden
• Mitarbeit bei der laufende Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen und Unterstützung in deren Implementierung, Umsetzung und Einhaltung, Mitwirken in Arbeitsgruppen
• Ferienvertretung im Medizinischen Sekretariat der Ambulanten Dienste
• Allenfalls Funktion als Kontaktperson für Arbeitssicherheit (KOPAS)
• Stellvertretung der Leitung Medizinische Sekretariate sowie Assistent*in des Ärztlichen Direktors
• Teilnahme und/oder Vertretung in internen Gremien (z. B. Ines KIS Betriebsgruppe, medizinische Leitungssitzungen, Rapporte, Konferenzen) inkl. Protokollführung
• Arbeitsplanung/Dienstplanung Medizinische Sekretariate
• Enge Zusammenarbeit mit dem Direktionssekretariat inkl. Ferienvertretung der Direktionsassistenz (bei Bedarf auch Protokollführung bei Sitzungen der Klinikdirektion)

Das bringen Sie mit

• Freude an Weiterentwicklung, Projektarbeit und kollegialer, transparenter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
• Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Grundausbildung (z. B. MPA)
• Weiterbildung als Arzt-/Spitalsekretär*in/Chefarztsekretär*in oder als Direktionsassistenz von Vorteil
• Berufserfahrung im medizinischen Sekretariatsbereich
• Vernetztes, bereichsübergreifendes Denken, hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
• Geduld mit sich und anderen, Freude an der Zusammenarbeit in interprofessionellen Teams
• Organisationstalent mit einer raschen Auffassungsgabe und hoher Dienstleistungsorientierung mit der Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
• Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise auch in hektischen Momenten
• Erste Erfahrungen in einer Leitungsfunktion von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit einem Klinikinformationssystem (wir arbeiten mit Navision und InesKIS)