Sachbearbeiter/in Schulsekretariat

Drehscheibenfunktion: In dieser zentralen Drehscheibenfunktion sind Sie die erste Anlaufstelle im Schulhaus. Zu Ihren Aufgaben gehören die administrative Unterstützung der Schulleitung, die Verantwortung für die Schüler/innen-Administration sowie Tätigkeiten im Bereich Personal- und Stellvertretungswesen.

Allgemeine Büroarbeit: Zu Ihren Aufgaben gehören der Empfang sowie die Beratung von Lehrpersonen und Eltern ebenso wie die Telefon- und Postverwaltung. Zudem sind Sie für die Materialbeschaffung sowie für die Verwaltung allgemeiner Vertragsablagen und Aushänge zuständig und behalten den Überblick über Termine und Aufgaben.

Finanz- und Rechnungswesen: In Ihrer Funktion übernehmen Sie die ordnungsgemässe Führung der Schulbuchhaltung und unterstützen die Schulleitung bei der Erstellung sowie der Einhaltung des Schulbudgets. Dazu zählen beispielsweise Spesenabrechnungen, Klassenkredite, Tertial- und Jahresabschlüsse sowie Weiterbildungen.

Schüler/innen- Administration: Sie sind verantwortlich für die Verwaltung der Klasseneinteilungen, Zeugnisse, SuS-Eintritte sowie Mutationsmeldungen. Dabei nehmen Sie die erforderlichen Datenänderungen vor und stellen die Kommunikation mit allen Schulbeteiligten sicher. Zudem wirken Sie bei der Organisation von Anlässen und Schulkolonien mit.

Personal: Dieser Tätigkeitsbereich umfasst die Organisation von Ein- und Austritten von Mitarbeitenden, das Mitorganisieren von kurz- und langfristigen Stellvertretungen sowie die Erstellung von Stundenzuteilungen und Mithilfe beim Personal.

Erfahrung: Sie bringen vorzugsweise bereits Berufserfahrung in einem Schulhaussekretariat mit, verfügen über sehr gute MS-Office-Kenntnisse und sind bereit, sich in neue Programme einzuarbeiten (JCS, Banana, Untis etc.).

Persönlichkeit: Sie begegnen anderen Menschen freundlich, empathisch und mit Humor und zeichnen sich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung aus. Auch in hektischen Situationen bleiben Sie ruhig und arbeiten zuverlässig.

Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Grundbildung auf Niveau EFZ.

Sprache: Sie verfügen über stilsichere mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse. Englisch- und Französischkenntnisse oder weitere Sprachen im mündlichen Bereich sind wünschenswert.

Der Bereich Volksschulen des Erziehungsdepartements Basel-Stadt umfasst die gesamte obligatorische Schulzeit, vom Kindergarten über die Primarschule bis zur Sekundarschule. Er ist verantwortlich für den Schulbetrieb und die schulischen Betreuungsangebote ausserhalb der Unterrichtszeit. Dabei macht sich der Bereich für eine integrative Schule stark, in der alle Kinder aufgenommen und ihren Fähigkeiten entsprechend gefördert werden.

Die Primarschule Isaak Iselin ist eine lebendige Schule mitten in Basel, geprägt von Offenheit, Vielfalt und einem grossen Engagement für die Kinder und alle an der Schule beteiligten Menschen. Die Schule bietet den Kindern vielfältige Lern- und Freizeitmöglichkeiten und schafft durch die gute Vernetzung im Quartier sowie die Zusammenarbeit mit Eltern, Fachpersonen und Partnerorganisationen ein lebendiges Lernumfeld, das über das Klassenzimmer hinauswirkt. Isaak Iselin ist ein Ort, an dem Schule gemeinsam gestaltet wird – offen, engagiert und mit Herz. Mitarbeitende im Schulsekretariat leisten dazu einen unverzichtbaren und geschätzten Beitrag. Im Zentrum steht ein wertschätzendes Miteinander, das von einem unterstützenden Kollegium getragen wird und in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Hilfe selbstverständlich sind. Das Schulsekretariat nimmt dabei eine wichtige zentrale Funktion ein: Als erste Anlaufstelle sorgt es für Struktur, Verlässlichkeit und einen reibungslosen Schulalltag für Lehrpersonen, Eltern und Kinder.