Coordinateur du Conseil du Personnel, Département des Ressources Humaines (80%) - GL B - Durée Déterminée jusqu'en décembre 2028

Responsabilités clés

Soutien administratif & Coordination

• Superviser la planification, l'exécution et la livraison de toutes les initiatives du Conseil du Personnel, en assurant l'alignement avec les priorités annuelles.
• Coordonner plusieurs flux de travail, groupes de travail et équipes de projet, en assurant une propriété claire et des résultats en temps voulu.
• Soutenir le développement et la mise en œuvre de programmes innovants d'engagement du personnel, d'ateliers et d'événements dirigés par le Conseil du Personnel.
• Gérer la réception des cas de litiges et griefs liés à l'emploi provenant des membres individuels du personnel et fournir le premier niveau d'analyse et de filtrage des cas pour l'attention du Conseil du Personnel et de ses experts juridiques ;
• En tant qu'interface clé entre le Conseil du Personnel et le personnel, organiser et gérer les événements pour tout le personnel, y compris les arrangements logistiques (contrats, lieux, autorisations de paiement, planification), ainsi que la gestion des relations avec les points focaux, les intervenants, les invités ; et faciliter toute initiative du personnel nécessitant un soutien administratif ou organisationnel.

Leadership & soutien à l'équipe

• Gérer toutes les questions administratives et de projet assurant le fonctionnement du Conseil du Personnel.
• Fournir un soutien et une préparation pour l'intégration des nouveaux membres du Conseil du Personnel et assurer des transitions de leadership fluides.

Budget, Gouvernance & Reporting

• Gérer le budget annuel du Conseil du Personnel, en assurant la responsabilité financière et l'allocation stratégique des ressources comme prévu.
• Superviser les processus financiers, y compris la collecte des cotisations, la facturation, les bons de commande et les prévisions.
• Produire des rapports trimestriels et annuels complets sur les activités, priorités et impacts du Conseil du Personnel pour la direction du Fonds Mondial et autres parties prenantes.

Communications & Gestion des connaissances

• Gère toutes les communications internes et externes.
• Coordonner la production de bulletins d'information, présentations et autres supports de communication selon les besoins. Servir de source de première ligne pour les réponses aux questions génériques du personnel ; et assurer que des retours en temps utile sont fournis par le Conseil du Personnel au personnel et à la direction et que des contributions en temps utile sont données concernant les politiques et directives en ressources humaines.
• Superviser les systèmes de gestion des connaissances, en assurant une documentation précise, des processus d'archivage et un partage d'informations accessible.
• Participer selon les besoins aux réunions avec la direction, les groupes de travail pertinents, et les réunions avec le Département des Ressources Humaines, générer des procès-verbaux sur les discussions et conclusions, et assurer un suivi proactif des actions au nom du Conseil du Personnel ;
• Tenir et mettre à jour les statistiques pertinentes liées aux activités du Conseil du Personnel pour utilisation dans les rapports annuels du Conseil du Personnel au Conseil d'administration du Fonds Mondial ;

Amélioration continue & Gestion du changement

• Identifier les opportunités pour améliorer l'efficacité opérationnelle et renforcer l'impact du Conseil du Personnel.
• Diriger les initiatives de changement liées à l'engagement du personnel, à la culture organisationnelle et à la collaboration interne.
• Comparer les meilleures pratiques en matière de représentation du personnel et de gouvernance pour assurer l'alignement avec les normes mondiales.
• Effectuer d'autres tâches selon les demandes.

Sous réserve de modification par le Directeur Exécutif à tout moment à sa seule discrétion.

Qualifications

Essentielles :

• Certification/diplôme postsecondaire d'assistant administratif/exécutif ou autre certification pertinente

Désirables :

• Qualifications en droit/parajuridique ou gestion des ressources humaines.
• Diplôme avancé dans les domaines ci-dessus ou dans un sujet étroitement lié.

Expérience

Essentielles :

• Expérience solide dans la fourniture de produits et services de haute qualité dans un environnement confidentiel ;
• Expérience pertinente dans la gestion de partenariats clés de haut niveau et à orientation interne ;
• Expérience pertinente dans des rôles de gestion d'événements transversaux, et/ou dans la gestion de projets ;
• Expérience avérée en coordination de projets et travail dans un environnement multiculturel ;
• Expérience en gestion budgétaire.

Désirables :

• 2-4 ans d'expérience professionnelle combinée dans les secteurs à but non lucratif et privé ;
• 3-5 ans dans la gestion des relations inter-organisationnelles et la gestion de projets dans des contextes d'organisations internationales ;
• Expérience en gestion du personnel, associations professionnelles ou syndicats ;
• Expérience en amélioration des processus fortement avantageuse ;
• Exposition aux pays en développement ;
• Compréhension de base des enjeux mondiaux de santé et des trois maladies.

Compétences

Langues :

Une excellente connaissance de l'anglais et de préférence une bonne connaissance opérationnelle du français.

Compétences fonctionnelles :

• Compréhension multiculturelle – maîtrise
• Négociations – fondation
• Droit – fondation
• Ressources humaines – fondation
• Communication – maîtrise

Compétences techniques :

• Capacité à synthétiser l'information de manière précise et succincte
• Attention aux détails
• Compétences analytiques bien développées
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Solides compétences interpersonnelles pour traiter avec tact, efficacité et confidentialité avec des contacts internes et externes à tous les niveaux
• Excellentes compétences en coordination et gestion de projet - avec une organisation et une mise en œuvre impeccables
• Adaptabilité et flexibilité – capable de travailler dans un environnement complexe et dynamique.

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