Agent administratif associé (P2)

Contexte

L’Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est une institution autonome au sein des Nations Unies qui mène des recherches indépendantes sur le désarmement et les problèmes connexes, en particulier les questions de sécurité internationale. La vision de l’UNIDIR est un monde stable et plus sûr dans lequel les États et les populations sont protégés contre les menaces de violence liée aux armes. Le rôle de l’UNIDIR est de soutenir les États membres, les Nations Unies ainsi que les communautés politiques et de recherche dans la promotion d’idées et d’actions contribuant à un monde plus durable et pacifique. L’UNIDIR est basé au Palais des Nations, à Genève.

Responsabilités

Sous la supervision de l’Agent exécutif, l’Agent administratif associé devra accomplir les tâches suivantes :

Gestion des ressources humaines

En étroite coordination avec les prestataires de services RH de l’UNIDIR :

• Entreprendre des actions liées à l’administration des ressources humaines de l’UNIDIR, par exemple, classification des postes, recrutement, évaluation des performances, prolongation, séparation, etc., en assurant l’application cohérente des règles et procédures de l’ONU.
• Fournir des conseils et un soutien aux gestionnaires et au personnel concernant les conditions de service, les fonctions et responsabilités, ainsi que les privilèges et droits en vertu des Règles et règlements du personnel des Nations Unies applicables, des instructions administratives, des conditions des consultants et des contractants individuels, et du Statut de l’UNIDIR.
• Maintenir des informations à jour sur le personnel et fournir des renseignements sur les ressources humaines de l’Institut.

Administration générale

• Contribuer à la préparation de divers documents écrits, par exemple propositions de projets, rapports de mise en œuvre, déclarations, sections de rapports et d’études, directives et procédures internes, etc.
• Coordonner les processus d’approvisionnement et de réquisition avec les prestataires de services et les autorités d’achat de l’UNIDIR afin de garantir que les processus d’appel d’offres et d’approbation respectent les calendriers requis.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes selon les besoins, par exemple, soumettre des demandes de voyage et autres actions liées aux déplacements, soutenir l’organisation d’événements en présentiel, en ligne et hybrides, surveiller les comptes et les paiements aux fournisseurs et aux contractants individuels pour les services, etc.
• Soutenir les projets spéciaux de l’Institut, notamment dans le domaine de la gestion du changement.
• Fournir des orientations et des conseils au personnel junior selon les besoins.
• Accomplir d’autres tâches selon les besoins.

Budget et finances

• Aider à l’élaboration du programme de travail et du budget de l’Institut ; analyser les contributions et formuler les allocations de ressources par programme et/ou projet.
• Surveiller régulièrement le budget/le programme de travail par rapport au budget ordinaire des Nations Unies, aux fonds fiduciaires et aux subventions, et réallouer les ressources si nécessaire.
• Soutenir la mise en œuvre de divers processus et procédures de gestion financière, budgétaire et des subventions, y compris l’exécution de transactions dans l’outil de planification des ressources d’entreprise des Nations Unies.

Calendrier du travail proposé

Un plan de travail pour la durée du contrat sera établi dans les deux premières semaines du contrat. L’Agent administratif associé communiquera régulièrement avec l’Agent exécutif afin de définir les missions dans le plan de travail et de suivre les progrès. L’Agent administratif associé informera l’Agent exécutif de tout problème concernant le respect des livrables et des délais convenus.

Indicateurs de performance

L’Agent administratif associé sera évalué à la fin du contrat. Les indicateurs de performance incluent :

• Les missions sont accomplies dans les délais et à la satisfaction de l’Agent exécutif.
• L’engagement est professionnel, orienté vers l’équipe et positif.
• Participation active aux activités de l’Institut.
• L’Agent administratif associé démontre les valeurs fondamentales de l’ONU et les compétences clés décrites ci-dessous dans l’exercice de ses fonctions.

L’Agent administratif associé doit toujours démontrer les valeurs fondamentales des Nations Unies : Professionnalisme, Intégrité et Respect de la diversité.

De plus, dans ce rôle, l’Agent administratif associé démontrera les compétences suivantes :

• Professionnalisme : Connaissances substantielles dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines ou domaines connexes ; familiarité avec les règlements et règles de l’ONU, y compris en matière de ressources humaines, finances et budget, approvisionnement et déplacements ; capacité avérée en planification et analyse des risques ; fierté dans le travail et les réalisations ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérant face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes ; prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires, ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour accomplir le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Travail en équipe : Travaille en collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite les contributions en valorisant sincèrement les idées et expertises des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
• Communication : Fierté dans le travail et les réalisations ; démontre compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérant face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.

Qualifications et expérience

Formation

• Exigé : Diplôme universitaire avancé (master ou diplôme équivalent) en administration des affaires ou publique, finances, comptabilité, droit ou domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire avancé.

Expérience professionnelle

• Un minimum de 2 (deux) années d’expérience progressive et responsable en administration, finances, comptabilité, gestion des ressources humaines ou domaines connexes est requis.
• Expérience dans l’administration des ressources humaines, y compris le recrutement de personnel, de consultants et la gestion du personnel au sein d’une grande organisation, est requise.
• Une expérience en préparation budgétaire et estimation des coûts est souhaitable.
• Une expérience pratique avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), tel qu’Umoja, est souhaitable.
• Une familiarité avec les règles, règlements et politiques administratives des Nations Unies est souhaitable.
• Une expérience dans la coordination et le soutien à l’organisation de réunions/conférences internationales (en présentiel, en ligne et/ou en format hybride) est souhaitable.
• Une expérience de travail dans un bureau de direction (chef de bureau/département) et/ou un bureau exécutif (administratif) est souhaitable.

Langues

• Pour cette consultation, la maîtrise de l’anglais (écrit et oral) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est fortement souhaitée.

Comment postuler

Le candidat doit soumettre :

• Une lettre de motivation ;
• Un PDF d’un Profil d’historique personnel (PHP) des Nations Unies créé via Inspira ;
• Le nom et les coordonnées de trois références.

Les candidatures doivent être envoyées en pièces jointes par courriel, avec pour objet « Candidature : Agent administratif associé » à l’adresse unidir.recruitment@un.org. Aucune candidature ne sera acceptée par courrier postal. La date limite de soumission des candidatures est le 25 janvier 2026. La clôture est à minuit, heure de Genève.

Veuillez noter

Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous êtes retenu pour la suite du processus, vous pourriez être contacté pour une évaluation complémentaire.

L’UNIDIR s’engage à atteindre une parité hommes-femmes de 50/50 dans son personnel. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.