Spécialiste Associé, Gestion des Installations - GL C - Durée Définie jusqu'en décembre 2028 (francophone)

Responsabilités clés

Soutien aux Politiques

• Aider à la mise en œuvre et au suivi des politiques complètes de gestion des installations (FM), y compris les SOP, SLA et directives opérationnelles, en coordination avec les départements Finance, IT et Achats.

• Fournir des données, des analyses et des contributions opérationnelles pour soutenir la prise de décision sur les questions de gestion des installations.

• Soutenir le Responsable dans la coordination des activités liées au Centre de Services Partagés pour les services du GHC.

• Contribuer à la maintenance de la documentation et de la logistique pour les composantes de sécurité et sûreté du Plan de Continuité des Activités.

• Fournir un soutien administratif et logistique pour la collaboration avec les partenaires et les autorités.

• Contribuer à la surveillance des processus et identifier des opportunités pour améliorer la rentabilité, la valeur pour l'argent et l'efficacité opérationnelle à travers le Secrétariat.

Soutien Opérationnel

• Soutenir les opérations quotidiennes des services de gestion des installations du GHC (par exemple, restauration, accueil, courrier, nettoyage, salle de sport/bien-être, maintenance).

• Soutenir le Responsable de la Gestion des Installations dans le suivi de la performance des prestataires de services, en veillant au respect des normes convenues et à l'atteinte des indicateurs clés de performance (KPI).

• Coordonner avec le propriétaire et les prestataires externes de gestion des installations pour assurer une prestation rapide et efficace des services techniques (par exemple, réparations, maintenance, services publics).

• Veiller à ce que les défauts du bâtiment soient identifiés, signalés et résolus efficacement.

• Soutenir les évaluations des risques et proposer des recommandations concrètes pour minimiser les problèmes de santé et sécurité, les accidents du travail et les blessures.

• Coordonner avec le département RH la production de rapports liés à la santé et sécurité au travail.

Gestion de l'Espace & des Infrastructures

• Soutenir le Responsable de la Gestion des Installations dans le suivi des nouveaux travaux de construction liés aux changements d'usage (par exemple, murs, portes, revêtements de sol, plafonds).

• Soutenir le Responsable pour identifier et exécuter de manière proactive des actions garantissant une occupation optimale des espaces et réduisant les taux de vacance à travers le Global Health Campus.

Sous réserve de modification à tout moment à la seule discrétion du Directeur Exécutif.

Qualifications

Diplôme universitaire ou qualification équivalente en gestion des installations, ingénierie, logistique ou domaine connexe.

Expérience

Essentielle :

• Minimum 3 ans d'expérience pertinente en gestion des installations, administration ou logistique.

• Expérience dans le soutien aux opérations des installations et le travail avec des prestataires externes.

• Expérience dans la liaison avec des fournisseurs, entrepreneurs ou clients internes.

• Solides capacités d'analyse et de résolution de problèmes.

• Compétences démontrées en organisation, relations interpersonnelles, proactivité et coordination.

• Capacité démontrée à travailler efficacement sous pression et à respecter les délais.

Souhaitable

• Expérience dans un environnement de travail international ou multiculturel.

• Connaissances de base des outils de gestion de projet ou de gestion des installations.

Compétences

Langues :

Excellente maîtrise de l'anglais et de préférence bonne connaissance pratique du français. La connaissance d'autres langues serait un atout.

Compétences Fonctionnelles :

• Analytique : Compréhension des techniques analytiques liées à l'évaluation des informations quantitatives et qualitatives. Niveau 1

• Audit & Enquête : Connaissance et vigilance face à tout signe d'inefficacité, fraude, corruption ou violation des droits humains dans les opérations du Fonds mondial. Niveau 1

• Affaires : Compréhension des mécanismes organisationnels et commerciaux ; connaissance pratique de solutions pragmatiques aidant à traduire les idées en plans, objectifs et KPI spécifiques au sein du Fonds mondial. Niveau 1

• Diligence Raisonnée : Assurer une dépense appropriée de l'argent en prenant des décisions éclairées et en initiant des actions uniquement après avoir examiné tous les faits, conditions, règles, lois, règlements, considérations financières ou autres. Niveau 1

• Finance : Connaissance / sensibilisation aux aspects financiers et comptables liés aux services du Fonds mondial. Niveau 1

• Politique Opérationnelle : Connaissance des politiques opérationnelles du Fonds mondial liées au cycle des subventions. Niveau 1

• Gestion de Projet : Connaissance des principes de gestion de projet pour naviguer efficacement dans le changement. Capacité à structurer et gérer les processus, plans, parties prenantes, budgets et ressources pour atteindre les objectifs de portée, qualité, coût et temps efficacement. Niveau 2

• Risque : Connaissance du processus de gestion des risques : identification, agrégation, atténuation, surveillance et rapport des risques associés à une organisation de financement opérant dans des environnements à haut risque et difficiles. Niveau 2

Compétences Techniques :

• Connaissance ou expérience des systèmes administratifs, processus et logistique

• Gestion de projet

• Gestion des installations

• Gestion des bâtiments

• Analyse des processus métier

• Compétences en approvisionnement

Le Fonds mondial recrute des talents de premier ordre pour nos postes ouverts, en soutien à notre mission de mettre fin au sida, à la tuberculose et au paludisme en tant qu'épidémies.

Découvrez nos offres d'emploi et postulez sur le Global Fund Careers système de recrutement.

Plus d'informations sur le travail au Fonds mondial sont disponibles dans la section Carrières de notre site principal.

Date de fin de publication de l'offre