Responsable de bureau et assistant à Zurich

Inclusivité et diversité chez MSF

Vos qualifications et votre expérience ne correspondent pas exactement à toutes les exigences du poste ?

Chez MSF OCG, nous nous engageons à promouvoir une culture inclusive qui soutient et amplifie les voix diverses de nos membres du personnel. Nous nous efforçons de créer des lieux de travail où des équipes composées de personnes aux origines, caractéristiques, perspectives, idées et expériences diverses travaillent ensemble pour faire avancer la mission sociale de MSF et créer de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous comprenons que certaines personnes peuvent hésiter à postuler si elles ne remplissent pas toutes les exigences du poste. Les recherches montrent que cela est particulièrement vrai pour les femmes. Si vous pensez que votre profil correspond bien à ce poste, nous vous invitons à postuler même si vous ne remplissez pas toutes les qualifications listées.

Nous encourageons les candidatures de personnes de tous genres, âges, orientations sexuelles, origines ethniques, milieux, religions, croyances, statuts d’aptitude et toutes autres caractéristiques de diversité.

MSF ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, aucune forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés feront l’objet de vérifications de références.

Contexte & mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui apporte des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes affectées par des catastrophes naturelles ou causées par l’homme, et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans considération de race, religion, croyance ou affiliation politique (Charte MSF).

« Le bureau MSF de Zurich représente l’organisation auprès des parties prenantes publiques et privées, ainsi que du gouvernement suisse, et soutient MSF OCG à Genève dans les domaines de la collecte de fonds, des ressources humaines, des médias et des relations publiques en Suisse non francophone.

L’assistant et le responsable de bureau fournissent un soutien administratif au représentant MSF et au chef de bureau de Zurich, y compris les relations externes, et assurent le bon fonctionnement de l’administration du bureau de Zurich, la gestion des installations ainsi que la réception. »

Tâches & responsabilités

• Soutenir le chef du bureau de Zurich dans la gestion de l’agenda quotidien, des rendez-vous et des réunions de l’organisation (internes et externes).

• Soutenir l’organisation des réunions et événements du bureau/département accueillis au bureau de Zurich ou par celui-ci, y compris la préparation de l’ordre du jour, la prise de notes et les arrangements logistiques.

• Responsable des tâches de réception, y compris les visiteurs, les courriels officiels, les demandes téléphoniques et le traitement des requêtes.

• Gérer les besoins administratifs du bureau, y compris la gestion des stocks de matériel de bureau et d’installation, la gestion des factures.

• Coordonner avec la logistique de Genève et divers prestataires locaux.

• Coordonner la gestion interne des connaissances, des informations et des archives.

• Fournir un soutien de remplacement au personnel de Zurich selon les besoins.

Votre profil

Formation

Essentiel : École commerciale avec examen fédéral ou qualification similaire

• École commerciale avec examen fédéral ou qualification similaire

• Diplôme tertiaire ou équivalent

Souhaité : Qualifications ou certifications supplémentaires pertinentes

 Expérience

Essentiel :

• Expérience préalable en tant qu’assistant dans la coordination ou la gestion de projet.

• Gestion de projet

Souhaité : Expérience dans une ONG/organisation internationale est un plus.

Langues

Essentiel :

• Allemand et suisse allemand (maîtrise complète C2)

• Français et anglais (C1 courant écrit/oral)

Souhaité :

• L’italien serait un plus

Compétences / compétences techniques

• Bonnes compétences secrétariales, orienté client (écrit / oral) avec attention aux détails.

• Gestion des installations et des événements.

• Exposition au monde des ONG et/ou aux sujets humanitaires, un plus.

• Maîtrise de l’informatique, navigation internet et logiciels de bureau

Capacités / qualités personnelles

• Organisé, avec de bonnes compétences en planification et attention aux détails.

• Dynamique et motivé avec de bonnes compétences relationnelles et une attitude diplomatique

• Esprit d’équipe, autonome, créatif et aptitude à prendre des initiatives

• Valorise l’environnement de travail (processus et locaux)

• Valorise le bien-être et la satisfaction des membres du personnel

• Flexible et ouvert au changement

• Capacité à travailler dans une équipe multiculturelle et pluridisciplinaire

Conditions d’emploi

• Poste à temps plein 100 % (40h/semaine)

• Contrat à durée indéterminée

• Lieu de travail : Zurich, Suisse

• Date de début idéale : 5 janvier 2026

• Salaire annuel brut (pour 100 %) : de CHF 80’856.- à CHF 97’224.- (salaire en fonction de l’expérience équivalente et de la grille salariale interne)

• Congés payés : 25 jours par an, au prorata temporis, plus les jours fériés suisses pendant la période du contrat.

• Plan de retraite : cotisation retraite couverte aux 3/4 par MSF, 1/4 par le membre du personnel.

• Forfait de déménagement si déplacement depuis un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats sont invités à soumettre leur candidature exclusivement via notre plateforme de recrutement, en suivant ces consignes :

• CV (maximum 2 pages)

• Lettre de motivation (maximum 1 page)

• Les documents doivent être soumis en anglais ou en français.

La date limite de candidature est le 30 novembre 2025.

Nous nous réservons le droit de clôturer cette offre plus tôt si nous recevons un nombre suffisant de candidatures de qualité.