Assistant(e) de direction

Qui nous sommes

Nous avons pour mission de rendre toute la science ouverte, permettant à la communauté de recherche de développer les solutions dont nous avons tous besoin pour vivre en bonne santé sur une planète saine.

Frontiers est l’un des plus grands et des plus influents éditeurs de recherche au monde, dédié à rendre la science évaluée par les pairs et certifiée de qualité accessible librement. Nos articles ont été consultés 4 milliards de fois, reflétant la puissance de la recherche ouverte à tous.

Suivez les liens ci-dessous pour en savoir plus sur notre travail.

www.frontiersin.org/about/annual-reports

www.youtube.com/watch?v=87ejFfnQzko

Ce que nous pouvons vous offrir

Chez Frontiers, notre modèle de travail pour les nouveaux postes inclut une approche équilibrée qui favorise la collaboration par un engagement régulier dans nos bureaux situés dans des lieux clés. Bien que nous valorisions la flexibilité, nous croyons également que le temps partagé en personne renforce la culture d’équipe, la confiance et la productivité.

Nous offrons une gamme d’avantages dans nos sites mondiaux, incluant mais sans s’y limiter :

• 4 jours supplémentaires de bien-être en plus des congés annuels existants

• Accès à des plateformes d’apprentissage et temps dédié à la formation et au développement

• Une série d’initiatives bien-être, incluant des cours de yoga en ligne gratuits et un plan d’assistance aux employés

• Les employés peuvent consacrer trois jours par an au bénévolat

• Avantages supplémentaires selon votre localisation (ex. régime de retraite et soins médicaux privés)

Impact du poste

· Mission principale : Assurer le bon fonctionnement du bureau exécutif et fournir un soutien administratif et de gestion de projet complet aux membres de l’équipe de direction de Frontiers

· Portée : Soutient les membres de l’équipe de direction dans toutes les opérations quotidiennes, initiatives stratégiques et engagements externes. Gère l’efficacité opérationnelle du bureau exécutif.

· Zone d’impact : Permet directement aux membres de l’équipe de direction de se concentrer sur les initiatives stratégiques et les questions de leadership en gérant la logistique complexe, les communications et les tâches administratives. Améliore le flux de communication interne et externe et soutient les projets critiques.

Responsabilités clés

· Gestion de calendrier : Coordonner, gérer, prioriser et résoudre les conflits de rendez-vous à travers plusieurs fuseaux horaires pour les membres de l’équipe de direction. Grande autonomie dans la gestion quotidienne des agendas.

· Communication : Servir de point de contact principal ; rédiger, relire et éditer des communications, rapports et présentations de haut niveau. Contribution significative à la transmission des messages exécutifs.

· Coordination des réunions et présentations : Organiser et préparer les documents pour les réunions, conférences et événements. Organiser, coordonner et partager les diapositives lors des réunions départementales et des réunions générales de l’entreprise, assurant une présentation fluide. Assister aux réunions, prendre des notes et assurer le suivi des actions si nécessaire. Grande autonomie dans la préparation et l’exécution des réunions.

· Organisation des déplacements : Organiser des itinéraires de voyage complets, gérer les changements et problèmes. Grande autonomie dans la gestion de la logistique complexe des voyages.

· Soutien administratif : Gérer les dossiers confidentiels, superviser les rapports de dépenses. Gérer la boîte mail.

· Gestion de projet : Aider à la planification et à l’exécution de projets spéciaux, suivre les échéances, fournir des mises à jour. Implication directe dans les aspects opérationnels des projets, contribuant aux objectifs.

· Gestion des relations : Construire et maintenir de solides relations avec les parties prenantes, faciliter la communication.

· Organisation et soutien aux événements : Coordonner la logistique et fournir un soutien sur site lors des événements de l’entreprise.

· Soutien de secours : Servir de remplaçant pour d’autres assistants de direction des membres de l’équipe de direction.

· Niveau d’autonomie : Haut degré d’autonomie dans la gestion de l’agenda, des déplacements, de la communication et de l’exécution des présentations des membres de l’équipe de direction lors des réunions clés de l’entreprise, y compris la résolution de conflits et d’imprévus. Contribution à la stratégie : Contribution indirecte en permettant aux membres de l’équipe de direction de se concentrer sur les questions stratégiques et contribution directe en assistant dans les projets spéciaux et la rédaction de communications de haut niveau.

Exigences

· Expérience avérée en tant qu’assistant(e) de direction, spécifiquement au sein de petites et moyennes entreprises internationales (PME). Cela garantit une familiarité avec les pratiques commerciales mondiales et la communication interculturelle.

· Maîtrise des outils technologiques modernes pour la communication, la planification, la gestion documentaire et le suivi de projet. Essentiel pour soutenir efficacement les cadres dans un environnement dynamique.

· Capacité à gérer de manière autonome les agendas, déplacements, communications et présentations des cadres. Le poste requiert une résolution proactive des problèmes et la capacité de gérer les imprévus sans supervision constante.

· Compétences en rédaction, relecture et édition de communications, rapports et présentations de haut niveau. Doit être capable de transmettre clairement et professionnellement les messages exécutifs.

· Expérience dans l’organisation de réunions, la préparation de documents, la prise de notes et le suivi des actions. Capable d’aider à la planification et à l’exécution de projets spéciaux, de suivre les échéances et de fournir des mises à jour.

· Capacité à gérer des dossiers confidentiels, superviser les rapports de dépenses et traiter les informations sensibles avec la plus grande discrétion.

· Aptitude avérée à construire et maintenir de solides relations avec les parties prenantes et à faciliter une communication efficace entre les équipes

Postulez maintenant

Veuillez cliquer sur le bouton "postuler" sur cette page et soumettre votre candidature en anglais.

Merci de nous informer si vous avez besoin d’aménagements particuliers pour participer pleinement à notre processus de recrutement. Vous pouvez nous contacter à careers@frontiersin.org pour toute assistance supplémentaire.
 

Déclaration d’égalité des chances

Frontiers valorise activement la diversité et est un lieu de travail sûr et accueillant. Le recrutement est exempt de discrimination – y compris sur la base de la race, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de la religion, du handicap, du sexe, de l’identité de genre ou de l’orientation sexuelle. Avec des employés issus de plus de 50 nations différentes, notre diversité crée des équipes dynamiques et nous pousse constamment à apprécier de multiples perspectives.